Till sist! de 23 oskrivna reglerna för e-post

Det var inte förrän jag hjälpte min collegeålders bror att hacka (er, ställa in) hans inkorg och förklarade några av nyanserna i denna allestädes närvarande kommunikationsmetod att jag insåg hur många oskrivna e-postregler som har utvecklats under åren.

Några av dem är ganska uppenbara, men de är värda att upprepa (eftersom jag fortfarande ser människor bryta dem då och då). Och andra är inte omedelbart intuitiva - men om de följs universellt, skulle vi hjälpa oss alla bättre att skicka och svara på e-post.

Så jag skriver dem skriftligt. Granska listan och upprepa efter mig: "Jag svär högtidligt att jag kommer att följa reglerna för e-post för alltid."

Din ämnesrad bör alltid vara beskrivande. ”Intro” är inte tillräckligt beskrivande. ”Intro: Alex (The Muse) // Jennifer (XYZ Co)” är bättre.
Håll varje e-post så kort som du kan; det sparar tid och, ännu viktigare, respekterar mottagarens tid.
Ju snabbare du svarar, desto kortare får du svara.
Inkludera alltid en kontextrad om mottagaren inte förväntar sig detta e-postmeddelande. Detta är lika relevant för första gången e-postmeddelanden ("Det är här vi träffades") som för e-postmeddelanden till någon du arbetar med regelbundet ("Det här e-postmeddelandet handlar om nästa fas i det projekt vi arbetar tillsammans").
Lägg dina "fråga" eller "åtgärdsobjekt" först i e-postmeddelandet, inte senast och gör dem uttryckliga. Det ska omedelbart vara klart för mottagaren vad du vill.
Om det finns en tidsfrist, säg det. Om begäran inte är brådskande, säg det.
Om du inte behöver något svar och ett e-postmeddelande endast är FYI, säg det.
Gör alla frågor så specifika som möjligt. "Vad tycker du om förslaget?" Är inte en bra fråga. "Kan vi gå vidare med säljarens förslag på $ 20 000 till fredag?" Är bättre.
Använd kulor eller numrerade listor när det är möjligt. Dessa är lättare att skumma än textblock.
När något är riktigt viktigt, dristiga det.
Överanvänd inte fetstil i dina e-postmeddelanden.
Använd läsbara teckensnitt. Comic Sans är inte ett läsbart teckensnitt.
Om du får ett förfrågan från någon annan men inte kan svara direkt, svara med att låta honom eller henne veta när du kommer till det. Detta sparar incheckningsmeddelanden och hjälper den andra planera.
CC alltid det minsta antal personer som krävs för att få jobbet gjort. Ju fler personer i e-postkedjan, desto lägre är känslan av ansvar att svara.
Använd ”Svara alla” bara när det verkligen behövs. Ingen gillar den personen som täpper hela avdelningens inkorg.
Om någon har en e-posttråd behöver han eller hon inte längre vara på, flytta personen till BCC i ditt nästa svar och säga det i den första raden i e-postmeddelandet. ("Sam, tack för att du introducerade Mary och mig - jag flyttar dig till BCC och tar det härifrån.")
Gör alltid dubbeloptionsintros. Om du inte gör det kommer folk att börja skrämma att höra från dig.
Kapa inte en tråd om ett ämne för att diskutera ett annat ämne. Starta en ny e-posttråd istället med relevant ämnesrad och mottagare.
Hög inte på. Ingen behöver en 20: e "Detta såg bra ut för mig också!" E-post.
Om du skickar e-postmeddelande i affärssyfte ska du ha kontaktinformation och titel i sidfoten. Ju enklare, desto bättre.
Om du skickar e-post till en mycket upptagen person är det helt acceptabelt och förväntas något att du skickar tillbaka det första e-postmeddelandet till honom eller henne med ett uppföljningsmeddelande efter en vecka eller två. De flesta upptagna människor kräver minst en av dessa. Gör inte mer än tre.
Det är inte acceptabelt att följa upp ett e-postmeddelande inom 48 timmar om det inte är verkligt brådskande. Många behandlar e-post som en form av korrespondens och kan helt enkelt ha högre prioriteringar än att svara dig direkt.
Om du får eller vill skicka ett arg e-postmeddelande, vänta på det. Om det är brådskande, gå i telefon istället.