Oavsett anledning är du bakom ditt arbete. Din uppgiftslista är utan kontroll, du saknar tidsfrister och din inkorg är full av e-postmeddelanden från medarbetare som följer upp saker du lovade dem för veckor sedan.
När det verkligen är svårt, kommer en snabbkorrigering eller en ny uppgiftslista-app inte att fixa situationen. För att ta kontroll igen är det dags att ta ett steg tillbaka, utvärdera situationen och göra några mer strategiska drag för att rensa din skylt.
Först måste du göra det jag kallar en "köksfatlista." Blockera tid på ditt schema för ett möte med dig själv (jag rekommenderar en frukost utanför kontoret). Sedan, vid det mötet, skriv ner allt du har på gång just nu. Börja med att identifiera de viktigaste grupperingarna av arbete (t.ex. klientkommunikation, intern rapportering, anställa), se till att lägga till en "annan" hink för alla diverse objekt som oundvikligen dyker upp. Skriv sedan ut allt du behöver för att få gjort på papper. Inget objekt är för litet eller för obetydligt för att skapa listan. Det är viktigt att möta verkligheten exakt vad du behöver göra för att avgöra hur allvarlig situationen är - och hur extremt en strategi du kommer att behöva för att införa.
Vanligtvis, efter att ha gjort en diskbänk lista, hittar du dig själv i ett av två läger. Det första lägret är om man tittar på allt och det känns som mycket, men med lite perspektiv, några saker omorganiserade och ett par veckors djurläge kan det hända. Det kommer bara att vara upptagen några veckor.
Men om du tittar på listan över diskbänkar och vet att det är omöjligt att göra allt så är du i läger två. På något sätt har du bitt mer än du kan tugga, och du är helt överväldigad och desperat bakom. Jag är här för att säga att det är dags att möta den verkligheten och göra några förändringar.
Här är sju strategier som kan hjälpa dig att få tillbaka ditt arbetsliv under kontroll:
1. Beskär trädet
Titta på uppgifterna på din diskbänkslista och bestäm vilka som helt kan tas bort. Jag vet, det låter skrämmande - till och med omöjligt. Men jag är villig att satsa på att det finns några saker som egentligen inte behöver göras just nu (åtminstone inte av dig). Allt som inte är kritiskt bör få axen.
2. Förenkla utgången med 80/20-regeln.
Finns det några uppgifter eller projekt där 20% av insatsen skulle ge 80% av effekten? Till exempel vill din chef ha en konkurrensanalys för en ny produkt som hon tänker lansera. Skulle en sida på varje seriös konkurrent räcka för att fatta det här beslutet innan du ger henne en roman om konkurrenslandskapet? Eller, om huvuddelen av intäkterna du tar in som säljare kommer från större affärer, men du lägger hälften av din tid på små erbjudanden som knappt flyttar nålen, kan du skifta tid och uppmärksamhet till de större affärer istället? Ja? Gå med de uppgifterna eller projekten.
3. Automatisera eller outsource
Produktivitetsexpert Stever Robbins skrev ett bra stycke om 30/3-regeln. Det förklarar att något som tar dig 30 minuter om dagen ger upp till tre veckor om året. Tre hela veckor! Få den tiden tillbaka genom att se om det finns några mindre uppgifter som du kan automatisera eller lägga ut med hjälp av tredjepartsverktyg, till exempel Assistant.to, för att påskynda schemaläggningen.
4. Be om hjälp
Prata med din chef, kollegor, anställda, även andra avdelningar för att se om någon kan hjälpa till att ta på sig en del av arbetsbelastningen. Vem vet - kanske har din praktikant dött för att få hennes fötter våta i PowerPoint, eller kanske har Dan från Sales en Excel-modell som du lätt kan anpassa för att förutsäga din budget. Se till områden där det finns viss överlappning med kollegors arbete för de mest uppenbara hand-offs. (Kolla in dessa delegationstips om du behöver hjälp med att starta den konversationen.)
5. Börja med sekvensering
Om allt som finns kvar på din lista måste hända och du inte kommer att få någon hjälp, så måste det hända - bara inte alla på en gång. Titta på dina tidsfrister för att avgöra vilka artiklar som verkligen är brådskande och vilka tidsplaner som kan skjutas tillbaka. Din chef kan och bör hjälpa dig med prioritering och sekvensering.
6. Passa ett moratorium på Ja
Denna strategi hjälper inte att hantera ditt befintliga problem, men det är avgörande för att hålla det i schack. Tills saker är under kontroll igen, måste du vara kungen eller drottningen av "Nej!" Ta inte på dig ytterligare projekt förrän du har fått dig ur det här röran.
7. Föreslå en hyra
Om du har provat alla ovanstående och fortfarande befinner dig simma i doserna kan det vara dags att begära att lägga till någon i ditt team. Beroende på ditt företags kultur och budget, kan du betrakta deltids-, praktik- eller tillfällig hjälp som ett billigare alternativ.
Och om allt annat misslyckas, förklara uppgiftslistans konkurs och flytta till Bali. Bara skojar, du kommer inte att misslyckas. Du kommer bara att vara under lite mer stress än vanligt tills du räknar med detta - men jag lovar att du kommer dit.
