När Adrean Turner startade en ny roll som kostnadsredovisning, var en av uppgifterna som överlämnades till henne från sin föregångare en månadsrapport som tog nästan två veckor att sammanställa. Hon tillbringade timmar på det varje månad under de första månaderna på företaget även när andra ansvarsområden staplade på sitt skrivbord.
Då insåg hon något. Ingen - inte ens hennes chef - hade någonsin gett henne någon feedback på rapporten. Det visar sig att de inte tittade på det, än mindre att gräva i de uppgifter hon tillhandahöll. För att vara uppriktig hade hon bättre saker att göra än att spendera så mycket tid och lägga så mycket ansträngning i något som ingen fick ut något av.
"Jag letade efter sätt att vara mer effektiva och effektiva, " säger Turner, en Musees karriärcoach och författare till FIT for Success. Ett av dessa sätt skulle vara att rensa utrymme i hennes schema för saker som gjorde mer inverkan.
Vi kan alla dra nytta av att undersöka sakerna på våra to-do-listor och timmarna i våra dagar lite närmare. I andan av vårrengöring eller rengöring under alla säsonger, här är sju tips som hjälper dig att få tag på ditt schema.
1. Ta lager och spåra din tid
Du kan inte rensa upp ditt schema om du inte vet vad som finns i det - och det inkluderar alla saker på din bokstavliga och officiella kalender och alla saker som inte är det. "Jag säger alltid om du vill spendera din tid bättre, måste du ta reda på hur du lägger din tid nu, " säger Laura Vanderkam, författare till Off the Clock: Feel Less Upptagen medan du får mer gjort . "Människor har många historier som de berättar för sig själva om sin tid, " tillägger hon, men de berättelserna är inte alltid korrekta.
Så hon rekommenderar att du spårar dina timmar i en vecka eller till och med några dagar med hjälp av en app, ett kalkylblad eller ett papper. När du har tagit en objektiv titt på vart din tid går nu kan du börja sortera igenom och bestämma vad som ska gå.
Vanderkam säger att du kan kanalisera Marie Kondo - Gör den yogaklassen på onsdagar glädje? Vad sägs om den showen du tittar på? - men bara till en viss punkt. ”Det är en löjlig sak att tänka att allt kommer att leda till glädje. Du kanske älskar ditt jobb men din pendling kommer inte att glädja. Du älskar dina barn men att byta blöja kommer inte att glädja, säger hon. Tanken är att fråga, ”Vad orsakar mest smärta? Och vad är något jag faktiskt kan göra något åt? ”
Turner gör en liknande övning med klienter som vill göra en karriärförändring eller bedriva detta eller det men känner att de är så upptagna att de inte har tid att ägna sig åt sina mål. Hon har dem att hålla en tidslogg vid halvtimme i två veckor. De inser ofta att den tid de har spenderat genom att bläddra genom sociala medier eller chatta om deras favorit-TV-program på Slack ger upp till några timmar de kunde ha ägnat sig åt att göra något mer produktivt eller till och med bara något de verkligen tycker om.
2. Rensa återkommande möten och uppgifter
När du väl vet vad som finns i din kalender kan du och bör fråga varför , säger Heather Yurovsky, en Musees karriärtränare och grundare av Shatter & Shine. ”Vad är syftet med varje sak här? Uppnår vi det eller behöver något förändras? ”Förklarar hon. "Nyckeln är inte rädd för att ifrågasätta vad som finns i din kalender."
Börja med återkommande möten, som mycket enkelt kan bygga upp och ta över din kalender, eftersom som Vanderkam påpekar, "var och en behöver inte rättfärdiga sig själv."
Om du är anstiftaren till ett återkommande möte, uppmuntrar Yurovsky dig att pausa en gång i månaden och fråga: ”Är det fortfarande meningsfullt? Uppnår vi det vi har för avsikt att uppnå? Är människor engagerade och bidrar? (Ett tecken på att ett möte inte behöver hända är att ingen annan talar.) ”Om svaren på dessa frågor är nej, kan du överväga att avbryta mötet, göra det kortare eller mindre frekvent eller kommunicera relevant information via e-post .
Även om du inte är ansvarig kan du fortfarande vidta åtgärder, som Turner gjorde med den månatliga rapporten. Och om du gör det genom att föreslå lösningar snarare än att bara ställa frågor eller presentera problem, säger Turner, "gör det att du ser ut som om du är investerad i det du gör." Om det är någon annans möte, be om en agenda och om det finns något du bör läsa upp eller vara beredd att diskutera. Du kanske bara påminner arrangören att ifrågasätta de möten som alltid har varit där också.
3. Sortera saker efter viktighet och brådskande
Om du har spårat din tid men har problem med att lägga in huvudet runt vad som borde stanna och vad som borde gå, föreslår Turner att använda tidsstyrningsmatrisen i Stephen Coveys klassiska affärsbok The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change . Tanken är att sortera aktiviteter efter vikt och brådskande och lägga dem i en av fyra kvadranter:
- Kvadrant I: Viktigt, brådskande inkluderar saker som kriser, möten i sista minuten för viktiga tidsfrister
- Kvadrant II: Viktigt, inte brådskande inkluderar saker som strategisk planering, långsiktig målsättning
- Kvadrant III: Inte viktigt, brådskande inkluderar saker som vissa e-postmeddelanden, telefonsamtal, möten och evenemang
- Kvadrant IV: Inte viktigt, inte brådskande inkluderar saker som att bläddra meningslöst genom sociala medier, binge titta på TV du inte riktigt bryr dig om
"Då måste du faktiskt bestämma vad du behöver göra mer av och vad du behöver göra mindre för att säkerställa att du blir så produktiv som möjligt, " säger hon. Till exempel kan du bli förvånad över att de flesta av dina dagliga aktiviteter faller i kvadranter III och IV, så ditt mål kan vara att minska dem för att ge plats för aktiviteter i kvadranter I och II.
4. Minimera eller lägga ut
I vissa fall kan du bara säga nej (snyggt) för att lägga till en viss händelse i din kalender eller uppgift till din lista. Andra saker måste bara göras. Men det betyder inte att du inte kan få dem att ta mindre tid eller att du måste vara den som gör dem.
Finns det en uppgift på jobbet som du kan delegera eller lägga ut? Som chef är det mer omedelbart möjligt att vidarebefordra en uppgift till en av dina direkta rapporter. Men även om du inte är i en tillsynsposition, tänk på små sätt du kan göra på samma sätt. Spenderar du timmar manuellt uppdaterar du en databas eller ett system? Skulle det vara möjligt att samarbeta med en ingenjör för att hitta en mer automatiserad process? Eller kan du byta ut det där tråkiga kontorshushållet så att ingen person fastnar och gör det varje gång?
Om du inte kan överlämna vissa uppgifter till andra grossistförsök, försök att minimera den tid och ansträngning de behöver. För att återgå till Turners exempel arbetade hon med sin chef för att uppdatera rapporteringsprocessen så att hon skickade snabba månatliga stillbilder och bara sammanställer en mer djupgående rapport kvartalsvis. Det rensade tid för henne medan hon fortfarande fick sin chef och kollegor den insikt de behövde. Vad det än är som känns som om det är intrång i ditt schema, se om det finns ett sätt att göra mindre av det.
5. Skapa block
Det är lätt att titta bort och komma tillbaka för att hitta din kalender full av olika möten och skyldigheter. Oavsett om det är du eller kollegor som tappar varje enskilt objekt där, lämnar det dig med bara små skivor och lite hopp om att utföra några av de största uppgifterna på din tallrik. En del av att rensa upp ditt schema är att hitta strategier för att förhindra att det blir rörigt igen - precis som du skulle göra om du organiserade ett fysiskt utrymme.
Chelsea Williams, Musees karriärtränare och talangkonsult, rekommenderar att du blockerar bitar av tid på din kalender när du inte är tillgänglig för att svara på e-post eller telefonsamtal eller för att delta i möten. Du kan använda den för strategi på högre nivå eller fokuserad projekttid (tänk kvadrant II-aktiviteter). Eftersom det redan är reserverat och synligt i din kalender förhindrar det att andra saker samlas och hindrar den tid du behöver. "Du skapar ett utrymme, " säger hon. Och om du får dessa block att återkomma, tillägger hon, blir de en naturlig del av din veckorytme.
”Jag är ett stort fan av tidsblockering, ” säger Yurovsky, som också föreslår att man förutser och möter andra behov med denna strategi. Om du till exempel befinner dig på att lämna kontoret hårt och oroligt, rekommenderar hon att du stänger av de senaste 30 eller 45 minuterna av dagen. Du kan undvika att springa ut genom dörren omedelbart efter ett möte och ge dig själv chansen att avveckla och övergå mer smidigt. "Var du än blockerar tid börjar du känna dig uppdaterad."
6. Glöm inte stillestånd
Tidshantering handlar inte bara om att pressa in så mycket arbete som mänskligt möjligt i ditt schema eller helt rensa det så att du kan göra absolut ingenting. Det handlar också om att ge plats för saker som du älskar inte och som låter dig ladda.
"Du vill ha medvetet valt stillestånd", säger Vanderkam. "Tänk på vad är det som verkligen föryngrar mig?" Det kan vara natur, träning, vänner, konst, bakning eller något annat du tycker om som fyller dina metaforiska batterier. För Vanderkam är läsning en av dessa saker. "Jag har fått mycket bättre att se till att jag har bra böcker att läsa, " säger hon, för "när jag har en bra bok läser jag det är det jag gör som mitt standardval för stilleståndstid." När hon inte gör det, hon (som många av oss) faller rov för den sinneslösa sociala medierrollen.
Det är inte så att du nödvändigtvis måste skriva ner driftstopp i kalendern (eller, erm, klicka och skriv in den där) - även om det är vad du föredrar, gå till det! Kom bara ihåg att det bör vara en avsiktlig del av ekvationen. "Vi har en tendens att fylla öppet utrymme eftersom vi jämför det vi är ombedda att göra eller funderar på att göra med ingenting, " säger Vanderkam. ”Det är inte rätt jämförelse. Jämförelsen är med alla andra saker du kan göra. ”
7. Låtsas framtiden du är närvarande dig
När du pratar om en torsdag tre veckor bort, är det lätt att tänka, "Åh, jag är fri då, låter bra!" Och popa den på din kalender utan att tänka på om du kommer att känna på samma sätt på tre veckor på onsdag minus en dag från och med nu.
Men "när du tänker på något i framtiden, fråga dig själv om du skulle göra det imorgon, " säger Vanderkam. ”Du vet hur mycket energi du har nu och antar att den kommer att bli ganska lik imorgon. Det låter dig vara lite mer förnuftig. ”Kort sagt, om du inte skulle vara upphetsad att göra det idag eller imorgon, kommer du förmodligen inte att vara glad att göra det tre månader från och med nu, så gör dina beslut i enlighet därmed. För "så småningom blir framtiden i morgon."
Med det sagt, varnar Vanderkam mot att göra en vana att avbryta långa planer i sista minuten. "Om du har åtagit dig att göra något och om det är med människor du värderar, kanske du bara bör behandla detta som en inlärningsupplevelse, " säger hon. "Påminn dig själv att det inte är en bra känsla och hur kan jag undvika detta i framtiden?"
Med andra ord, att rensa upp ditt schema handlar inte alltid om att ta bort saker som redan finns där - eventuellt risken att skada professionella eller personliga relationer. Det handlar om att ta hand om din tid och hålla den städa framöver.
Tänk på din schemaläggning som ett långsiktigt mål. ”Jag uppmuntrar människor att vara djärva, ” säger Vanderkam. Om du är lite modig och mycket avsiktlig, kan du göra mindre av det du inte gillar och mer av det du gör.
