Förleden mailade jag en kollega med några frågor och fick svaret, "Jag är mer en telefonperson - kan du ringa mig om det här?"
Jag måste säga, jag var lite chockad.
Det är inte ofta att du träffar någon som föredrar att plocka upp telefonen för att bedriva affärer. Med tanke på valet skulle jag gissa att en majoritet av de anställda på den typiska arbetsplatsen skulle välja e-post över ett telefonsamtal varje dag. Och det är meningsfullt: E-post är snabbt, effektivt och har inte chansen att besvärliga tystnader eller störande bakgrundsljud.
Men trots den överväldigande preferensen för e-post, finns det några situationer som bara fungerar bättre när du tar upp telefonen.
1. Det är brådskande
Cirka 60% av människor väntar två hela dagar för att svara på ett arbetsrelaterat e-postmeddelande. Så om du skickar ett e-postmeddelande som behöver svar ASAP - även med en ämnesrad som innehåller "Urgent!" - det finns en god chans att du kommer att lämna uppdateringen av din inkorg om och om igen under de kommande 48 timmarna och korsa fingrarna ett svar.
Å andra sidan, genom att ringa ett samtal om en kritisk fråga kan du hjälpa dig att förmedla en känsla av brådska, se till att den andra personen vet exakt vad han eller hon behöver göra och svara på alla frågor utan att ta till en oändlig e-postkedja . När du lägger på kan du vara säker på att alla är på samma sida och förstår vad som måste hända för att lösa problemet.
2. Du får inget svar
Du kanske mailade en begäran som inte är exakt brådskande, men vid någon tidpunkt behöver du svar - och efter några dagar av tystnad blir du antsy.
Det är bara så många gånger du kan uppmana begäran tillsammans med ytterligare ett e-postmeddelande som säger: "Hej, ville bara följa upp detta - har du haft en chans att titta på den?"
Om du inte får ett svar efter det ursprungliga e-postmeddelandet och ett uppföljningsmeddelande, är standard ett telefonsamtal. Du har mycket bättre chans att få ett omedelbart svar - eller åtminstone sätta det på din medarbetares radar som ett problem som behöver hans eller hennes uppmärksamhet.
3. Det tar mer än några få meningar
Vid någon tidpunkt har du antagligen fått en roman med ett e-postmeddelande som tog dig 20 minuter att läsa - och fortfarande lämnade dig kvar med frågor vid avslutningen i slutet. Utsätt inte andra för den tortyren.
Om allt du behöver förmedla tar mer än ett par stycken - säger du förklarar nyanserna i ett uppdrag eller klargör en avdelningsprocess för någon i ett annat team - är det ofta mer effektivt att plocka upp telefonen. Det gör det möjligt för den andra personen att ställa frågor, och utifrån hennes röstton, när du lägger på, kan du vara säker på att hon förstår helt.
4. Du vill ha återkoppling
Du kanske har en lysande idé för en artikel eller försäljningsgrad, och du vill se vad din kollega tycker innan du börjar.
Med ett e-postmeddelande kan du få svar som "OK. Det låter bra. ”Även om det svaret är positivt, väcker det inte några bekymmer eller får inga ytterligare förslag. Kort sagt, det är inte särskilt användbar feedback.
Men ett telefonsamtal - som av naturen ber om mer än ett snabbt, icke-kommittéiskt svar - låter dig höra din medarbetares tonton, dyka djupare in i nyanserna i din idé, adressera alla frågor som din kollega har och, totalt sett, få mer tankeväckande, uppriktig feedback.
5. Du vill bygga ett förhållande
E-post är bra för snabb och effektiv kommunikation. Men ibland behöver du en mer personlig touch - som när du når ut till en ny fjärrkollega eller företagsklient.
Visst, du kan skriva ett perfekt trevligt inledande e-postmeddelande. Men ett telefonsamtal kan hjälpa dig att förmedla en värme och äkthet som e-post inte kan - och det kan inte hjälpa dig att bygga ett faktiskt förhållande med personen på andra sidan, snarare än att bli ännu en e-postkontakt i hans eller hennes adressbok .
6. Du vill inte ha en post av konversationen
För bättre eller sämre bevaras e-postmeddelanden för evigt någonstans där ute, redo att citeras eller vidarebefordras vid ett ögonblick.
Så om du behöver diskutera konfidentiell eller känslig information som inte tillhör skriftligen ännu - som rykten om ett företagssammanslagning eller en medarbetare som rekryteras av ett konkurrerande företag - är ett telefonsamtal bäst.
Detta gäller också för tillfälliga samtal som du hellre vill hålla privat, till exempel när du behöver hjälp av en medarbetare för att möta en begäran i sista minuten och vill förklara omständigheterna i situationen - till exempel: "Jag hatar att fråga dig för en tjänst klockan 16.45, men min chef tappade bollen på Smith-förslaget och vi måste ta den ihop ikväll. ”
Det kan vara sant och säkert hjälper till att förklara sammanhanget för begäran, men det är inte exakt något som borde komma tillbaka till din chef genom en vidarebefordrad e-postkedja. På telefonen kan du vara uppriktig utan att följa dina ord att komma till fel plats (ja, så länge du stänger kontordörren).
Aaron Kwittken, VD och verkställande partner på Kwittken, kan sammanfatta det bäst: "Allt du måste tänka två gånger om det, allt du tror kan vara känsligt, allt som du tror kräver dina förmågor i relationen … absolut bör du plocka upp telefonen."
