Du arbetar med ett stort projekt och du har blockerat några timmar för att verkligen slå ut det. Men precis när du kommer in i zonen stannar din chef för att släppa pappersarbete. Sedan kommer din medarbetare och pratar om nästa veckas möte. Din telefon ringer. Din e-post dyker. Du står inför en störning efter den andra. Och när du äntligen kommer tillbaka till ditt projekt är alla dina lysande nya tankar (för att inte tala om motivation) länge borta.
Tyvärr är det inte lika enkelt att hantera dessa avbrott som att stänga kontorsdörren (fråga bara kollegan och tänker ”ska jag eller ska jag inte knacka på?”) Eller be dina medarbetare att gå bort. (Jag fick lite rykte på ett tidigare jobb för ett dödsstark som jag gav när jag var för upptagen för att chatta - låt oss bara säga, inte den bästa metoden.)
Men som jag lärde mig finns det några enkla, effektiva sätt att fokusera igen efter avbrott eller, ännu bättre, förhindra dem i första hand. Använd följande idéer för att hindra oförutsedda pauser från att kasta dig från ditt spel.
Undvika avbrott
Det bästa sättet att minimera avbrott är att vidta några proaktiva åtgärder för att undvika dem. Innan du börjar med ett stort projekt, prova dessa metoder för att se till att du faktiskt får den produktiva tiden du planerade för.
1. Kommunicera med dina kollegor
Knappen Stör inte på din telefon är inte bara där för dekoration, precis som meddelandet är inte bara för ledigt. Så dra nytta av denna anpassningsbara teknik och ställa in meddelanden så att dina kollegor vet att du inte är tillgänglig. Ändra ditt Out of Office-svar för att säga att du kommer att svara på e-post i morgon. Blockera ut tid i Outlook-kalendern som "Otillgänglig - Projektets namn" så välmenande kollegor väljer inte den tiden att komma in för en chatt. Och var inte rädd för att DND din telefon. Icke-brådskande meddelanden kan sitta i röstbrevlådan i några timmar, och om någon behöver dig kommer de att hitta dig. (Obs! Den här metoden fungerar inte när du gör det varje tisdag. Använd den bara för stora, tidskänsliga projekt.)
3. Ha en Go-To-fras
Är det möjligt att förhindra ett avbrott när någon bokstavligen går upp till ditt skrivbord? Du vill inte ignorera henne eller stänga av henne för att förklara hur upptagen du är, så nyckeln här är att förhindra henne: Ha en fras som du alltid använder för att starta (och avsluta) en konversation när du är för upptagen att prata. När du ser någon komma mot dig, säger: "Jag är mitt i något just nu - kan jag komma tillbaka med dig imorgon?" Eller "Jag är överbelastad just nu, kan du skicka mig en mötesförfrågan?" sätt, hon vet att uppföljningen finns på din to-do-lista, men det är nu inte en bra tid.
Återfokusera efter ett avbrott
Naturligtvis, även om du kan minimera avbrott, kan du inte alltid undvika dem helt, särskilt när en tidskänslig fråga uppstår. När det oundvikliga inträffar, så här kommer du snabbt tillbaka på rätt spår.
1. Om du brainstormar
Låt oss säga att du tänker igenom en kommande kampanj eller ett sätt att kontakta en potentiell partnerorganisation när ett brådskande e-postmeddelande kommer. Nu då? Även om din första instinkt kan vara att släppa allt och svara, försök att pausa i 20 sekunder och notera en handfull nyckelord så att du inte förlorar dina idéer helt. Om det är till hjälp, inkludera pilar för hur de ansluter eller andra symboler för att jogga ditt minne. Det behöver inte se vackert ut eller vara meningsfullt för någon annan - allt som betyder är att du kan sätta ihop dina tankar när du sätter dig ner för att arbeta.
2. Om du skriver
En av de mest frustrerande sakerna med att bli störd när du skriver är att du känner att du hade en rytm och nu har du tappat den. I stället för att förvänta dig själv att plocka upp dit du slutade, ska du avsätta några minuter för att gå tillbaka och läsa de sista parterna du har skrivit igen. Använd den här tiden för att göra mentala anteckningar om vad du tänkte eller vart du skulle följa och låt dem vägleda dig tillbaka på rätt spår.
3. Om du inte kan fokusera igen
Ibland är det inte möjligt att fokusera om. Du kanske är på väg om att bli störd (ett brandlarm, idag - verkligen?) Eller bara känna att du har tappat din mojo. I det här fallet, tvinga inte det. Ge dig själv lite tid att dekomprimera och stå upp, gå runt eller ta en kopp kaffe. Det är utrymme för dig att underlätta att tänka igenom projektet igen (eller låta dig bli helt distraherad om det behövs), så att du kan börja färskt när du kommer tillbaka till ditt skrivbord.
Tyvärr inträffar avbrott, så det är hur du hanterar dem som betyder något. Var proaktiv och ha några smarta strategier för att komma tillbaka på rätt spår och du kommer att vara mer produktiv (för att inte tala mindre skrämmande för dina kollegor).
