Har du någonsin sett ett långt möte i din kalender och börja genast tänka på sätt att undvika den? Är det för sent att bli sjuk hem? Kanske kan jag förfalska en familjens nödsituation eller komma med ett projekt i sista minuten som bara inte kan vänta.
Om detta låter bekant är du inte ensam. Möten kan smärtsamt tråkigt - och ännu värre, en enorm tidssug som hindrar dig från det arbete du verkligen behöver göra.
Men även om dessa timmar i konferensrummet är oundvikliga, behöver de inte vara ett slöseri med din tid. Faktum är att genom att använda några enkla strategier kan du få möten att fungera till din fördel, imponera på din chef och medarbetare och bygga relationer med alla typer av människor på ditt kontor medan du är på det.
1. Var beredd
En chef sa en gång till mig att du skulle komma till varje möte som var beredd att bidra med något - du har ju blivit inbjuden av en anledning. Så innan du åker, se till att du är beredd att vara en aktiv deltagare. Ta reda på vad du redan vet om ämnet för mötet och bestäm om det finns något du behöver undersöka och lära dig i förväg. Skriv ner några frågor som du planerar att ställa vid mötet. Även om du har bråttom, se till att du veta vad som kommer att diskuteras och vad du kommer att behöva göra med informationen. Det finns inget värre att sitta genom ett långt möte, bara för att inse senare att du borde ha gjort detaljerade anteckningar eller samlat information för ett projekt.
2. Gör en ansträngning för nätverk
En stor del av mötena är att de ger dig en chans att mingla med nya människor inom ditt företag. Jag har haft jobb där den enda gången jag träffade någon utanför min lilla avdelning var på ett möte. Utnyttja denna möjlighet genom att komma några minuter förut så att du kan prata med människor när de anländer. Fråga dem om deras helg eller bara chatta om vädret. Börja med lite umgås kommer att sätta en mer positiv ton och förhoppningsvis göra alla lite mer lyckliga att vara där. Dessutom kan du få en ny vän eller träffa någon som kan hjälpa till att främja din karriär.
3. Gör det till din tid att lysa
Var inte rädd att delta i möten och ställa frågor. Att be någon att klargöra en punkt eller utarbeta något som du inte känner till kan vara lite nervtäckande (särskilt om du är en av de yngsta eller minst erfarna personerna i rummet), men det kan också fungera till din fördel . Dina medarbetare kommer att inse att du är uppmärksam och tänker kritiskt på det aktuella ämnet och att du har moderna att tala om när du är förvirrad eller behöver mer information. Hej, de tackar förmodligen till och med tyst för att du ställde de frågor som de undrade också.
4. Imponera på dina lyssnarfärdigheter
Jag gav nyligen en presentation framför en grupp på cirka 20 medlemmar i samfundet. (Och ja, som de flesta, lägger jag offentligt talande där uppe med rotkanaler på min roliga o-meter.) De flesta människor lekte med sina telefoner, undvek ögonkontakt eller viskade till och med varandra. Men ett fåtal personer verkade verkligen engagerade i min presentation - de fick ögonkontakt med mig, nickade och log när jag talade och räckte upp händerna när jag ställde frågor. Kort sagt, de blev den här nervösa talarens nya bästa vänner.
Genom att öva på den här typen av "aktiv lyssningskompetens" drar du inte bara nytta av att uppmärksamma vad som sägs, du bygger också en relation med presentatören. Så sitta framtill, undvik att smyga blickar på telefonen och nicka när högtalaren gör en poäng som du håller med. Din professionalism kommer att imponera på dina medarbetare, och talaren kommer garanterat att märka och uppskatta ditt stöd.
5. Använd din tid smart
Det värsta med möten är att de kan verka som en bortkastad tid, särskilt om konversationen avviker från ämnet eller innehåller saker som inte hör till dig. Om detta händer, försök att undvika avstånd eller glida i koma efter lunch. Se istället om du kan hitta sätt att maximera din tid. Om du har gjort anteckningar, sammanfatta vad du har skrivit och ta reda på vad som behöver din omedelbara åtgärd när du kommer tillbaka till ditt skrivbord. Eller skriv ut din uppgiftslista för efter mötet, eller en lista över kortsiktiga mål för veckan. Du kommer att vara vaken och vara mycket mer redo att hoppa tillbaka till diskussionen än du skulle göra om du tillbringade mötet, säg, dagdrömmer om ditt bröllop med Ryan Gosling.
Ja, i arbetslivet är möten oundvikliga. Men genom att vara beredd, bygga relationer och använda din tid klokt kan dessa timmar i styrelserummet vara produktiva för ditt jobb - och din karriär.
