Efter en livlig månad med utflykter ur staden, arbetsevenemang och familjefrågor märkte jag att jag hade problem med att tystna mitt surrande sinne. Mitt fokus satt fast i disco-ball-läge, diffraherades till ett kalejdoskop av glintande bitar. Som ett resultat kunde jag inte finslipa mina prioriteringar - och istället gav jag efter för att ha förhalat.
En dag, när jag satte igång besvara e-postmeddelanden genom att städa upp min spjälsdisk med papper, kvitton och apparater, började jag fundera på hur mitt mentala skrivbord också kunde använda lite rengöring. När allt kommer omkring är det lätt att se att en rörig arbetsyta dämpar produktiviteten, men jag glömmer ofta att ett rörigt sinne kan göra detsamma.
Du förstår, din hjärna är inte byggd för att dela uppmärksamheten i för många riktningar. Det måste vara något organiserat och i lugn för dig att kunna filtrera information i rätt mentalmappar och faktiskt få saker gjorda. Och för att få din hjärna till det ideala tillståndet måste du göra utrymme genom att rensa lite mental röran.
Så om ditt sinne känner sig lite luddigt, börja med att använda dessa fem tips för att organisera dina tankar, bekymmer och uppgifter. Du får snabbt lite utrymme som hjälper dig att uppdatera, fokusera igen och få din hjärna tillbaka på rätt spår.
1. Listmania
Listor är som Container Store för sinnet - de hjälper dig att dela in din mentala röran på tusen olika sätt. Låter enkelt, ja, men att lägga till några listor i ditt liv fungerar verkligen.
Först frigör parkering på en to-do-lista ett värdefullt mentalrum, eftersom en gång en gnagande uppgift finns på din lista behöver du inte oroa dig för att komma ihåg det längre. Med allt ditt ansvar organiserat på ett ställe, kan du strategiskt välja vad du ska göra nästa istället för att flyga vid sätet på dina byxor. (Kolla in några av mina favoritips för att maximera din to-do-lista.)
Men en uppgiftslista kan bara ta dig så långt (mer om det senare). För att gå ett steg längre, gör du en prioriteringslista utöver eller baseras på din uppgiftslista. Det här är en daglig lista över dina topp två eller tre prioriteringar (det är nyckeln till att hålla den begränsad för att undvika att skapa en ny allmän uppgiftslista) för att säkerställa att du gör framsteg med saker som betyder något. Det är här du väljer påverkan framför vad du känner är brådskande. När du aktivt identifierar något som en prioritet, kommer du mer sannolikt att fokusera på det som en laserstråle genom röran istället för att skjuta det till en annan dag.
Och slutligen (oroa dig inte, bara en till!), Skapa en gjort lista för att spela in allt du har åstadkommit under dagen. Sedan, när du känner att du går vilse mitt i surret, kan du titta på vad du har gjort - vilket kommer att ge dig ett boost av motivation och förnyat fokus för att fortsätta uppnå.
2. Automatisera bort
Med det sagt, ett försiktighetsord: När din uppgiftslista är full av små, repetitiva uppgifter, är det lätt att fånga upp vad som kommer upp först, snarare än vad som faktiskt är det viktigaste. För att klippa ut några av dessa mindre än brådskande ansvarsområden, prova en automatiseringstjänst, som Zapier, som ger dig möjlighet att delegera upprepade arbetsuppgifter till en personlig internetassistent.
Till exempel, som en del av mitt jobb, måste jag hålla reda på platser och gästbloggar, så jag skapade en "zap" för att automatiskt spara specifika typer av e-postmeddelanden i en separat Evernote-anteckningsbok. På det sättet, när jag behöver sortera igenom potentiella inlägg, behöver jag inte slösa tid på att rota runt i min inkorg. Andra populära "zaps" inkluderar att automatiskt lägga till Eventbrite-deltagare till MailChimp och automatiskt schemalägga sociala medieinställningar via buffert.
Det vackra med den här typen av automatisk delegation är att du helt enkelt kan ställa in den och glömma den - främst skära ned din to-do-lista. Så istället för att avbryta flödet av din arbetsdag med små uppgifter, kan du koncentrera dig på de högeffekta saker som kräver ditt fulla fokus och uppmärksamhet.
3. Omfamna skräpet
Skräpslådan är en hem- och kontorsskruv och nödvändighet där du fyller skrynkliga anteckningar, kanske döda batterier och alla möjliga odds och ändar som inte har ett ordentligt hem.
Överraskande kan denna strategi också fungera för ditt sinne: Istället för att ständigt samla upp mental röran, ta en belastning genom att skapa en digital "skräp-låda." Börja med att dumpa dina tankar på en elektronisk sida med ett verktyg som Evernote. Detta gör att du kan skjuta upp alla dina lysande idéer, anteckningar, listor och sparade artiklar som inte har något annat hem till en digital plats, vilket hjälper dig att rensa ut lite värdefullt mentalt utrymme - utan att lägga till papper och anteckningsböcker i din faktiska skräp-låda .
Och oroa dig inte - med en snabb blandning genom "skräp" (dvs en snabb sökning) kan du enkelt hitta allt du behöver.
4. Hantera din inkorg
Jag är ingen Inbox Zero wizard, men jag vet att jag blir mer klar när jag inte behöver krypa varje gång jag öppnar min e-post. Att känna till din inkorg är inte överfylld kan spara dig mycket mental stress, vilket kan hjälpa dig att fokusera på andra, viktigare uppgifter. Så rädda dig själv från att sakta drunkna ämnesraden för ämnesraden genom att göra lite våren rengöring.
Avsluta prenumerationen från reklammeddelanden (som du aldrig öppnar) och stäng av de avstängningsmeddelanden från LinkedIn och Facebook. Filtrera och tratt sedan olika typer av icke-väsentligt e-postmeddelande i specificerade delar av din inkorg, så att du kan ha dem till hands om du behöver dem - men behöver inte se dem varje gång du loggar in.
Jag gillar också att använda program som Boomerang eller Followup.cc för att schemalägga e-postmeddelanden och skicka påminnelser, så jag kan hantera e-postmeddelanden på min egen tid.
5. Tänk på det
När du har en oändlig lista över saker att göra, känns det ofta kontraproduktivt att spendera tid på att reflektera - fler tankar kommer bara att leda till den mentala röran, eller hur? Men enligt min erfarenhet kommer att ladda framåt utan att ta tid att reflektera bara göra röran sämre.
Det visar sig att regelbundet granska hur du har spenderat din tid kommer att ge dig inblick i hur du kom till ditt nuvarande tillstånd, hur du går framåt strategiskt och hur du arbetar bäst i allmänhet.
Så börja göra tid för tyst reflektion eller journalföring. Tänk på (eller skriv ner) vad som stressar dig, varför ett visst projekt inte tar fart, eller när du är mest produktiv under dagen. Genom att packa upp och formulera dina zoomande tankar, istället för att känna dig som en stor utrop ( argh! Och blergh! Är vanliga för mig), kan du fastställa exakt vad du behöver göra för att gå framåt.
Kom ihåg att ditt sinnestillstånd sammanflätas av kvaliteten på ditt arbete och avkoppling. Så, dike disco bollen uppmärksamhet span, ta några djupa andetag och göra lite mental städning. I slutändan kommer du tillbaka i kontakt med dina verkliga prioriteringar.
