Snabbfråga: Blir du upphetsad när ett möteinbjudande dyker upp i din kalender? Jag kommer gissa att svaret är nej. Och ändå är ofta - ibland till och med dagligen - möten en del av kulturen i många företag.
Jag tror att personalmöten för det mesta är slöseri med tid. Visst, jag förstår att sammanträden med alla händer är nödvändiga ibland. Men för det mesta finns det andra och effektivare sätt att hålla alla i ditt företag eller din avdelning uppdaterade vad som händer på kontoret.
Här är fyra saker att tänka på nästa gång du funderar på att planera ett möte.
1. Avbrott är produktivitet (och potentiellt vinst) mördare
När jag gjorde lite matte och insåg att ett en timmars möte med 17 personer (storleken på personalen på ShortStack, inklusive vår avlägsna personal som går med oss via Google+ Hangouts) verkligen är ett 17-timmars möte, gjorde jag omedelbart ett förslag till minska vårt personalmöte till varannan vecka.
Om du vill ha lite motivation för att minska tiden du och din personal lägger ner på möten, kolla in MeetingCalc. När du ansluter ditt teams genomsnittslön plus antalet mötesdeltagare och sedan ser kostnaden för den tid du har använt är chansen mycket god att du också gör några förändringar. Tänk på att ett möte på en timme med 17 anställda som i genomsnitt tjänar 40 000 dollar per år kostar 232, 88 dollar. Om du träffas dagligen eller till och med bara ett par gånger i veckan, kommer det priset att öka snabbt.
2. Direktmeddelanden är ett effektivt sätt att få ut mesta nyheter - snabbare
På ShortStack använder vi en meddelanden-app som heter Slack. Alla har sitt eget konto, som kan användas för privat kommunikation mellan anställda, och sedan finns det kanaler som inkluderar alla medlemmar i vissa avdelningar.
Vi har till exempel en "allmän" kanal där nyheter som påverkar alla går ut; en "utveckling" -kanal där medlemmarna i dev-teamet, som inkluderar en del fjärrpersonal, delar uppdateringar om tekniska förändringar och en "support" -kanal för att chatta om kundtjänstfrågor.
Och ofta använder vi Slack istället för möten. Till exempel har vi nyligen designat vår blogg, och det var ett ganska stort projekt. Vissa företag kanske känner att det är nödvändigt att hålla ett möte för att göra ett tillkännagivande som detta. Detta var dock en perfekt tid att använda vårt ”allmänna” chattrum. Vi lägger fram anteckningen att den nya bloggen var igång och föreslog att alla kolla in den. Om detta var en större förändring, till exempel, en plattformsändring som krävde en demo, skulle vi ha haft ett snabbt personalmöte. Men eftersom det var något som hela teamet kunde kolla in på sin egen tid valde vi att hålla oss fast i chattrummet.
(Åh, och vi har också en "slumpmässig" kanal, där vi delar saker som inte har något att göra med arbete: dumma-mänskliga tricksfilmer, viktiga nyheter om tillståndet i Jay Z och Beyoncés äktenskap och kattmemor, naturligtvis .)
3. Det finns andra sätt att möta
Några medlemmar i ShortStack-utvecklingsgruppen tar en promenad tillsammans varje eftermiddag omkring kl. 15.00. Ja, tekniskt är de på ett möte och diskuterar framstegen med de olika projekten de arbetar med, men det känns annorlunda än ett typiskt kontorsmöte. Jag vet att träning får blodet att flyta och får mig att tänka bättre, så jag är fullt stöd för dessa eftermiddagspromenader.
Dessutom är det inte ovanligt att utvecklingsgruppen arbetar med projekt som inte involverar resten av kontoret. Deras promenader på eftermiddagen är den perfekta tiden för dem att chatta om dessa projekt och ha sitt eget slags "personalmöte" utan att använda upp alla de andra anställdas tid på något som inte kan påverka eller involvera dem.
Jag har också läst den forskning som visar att promenadmöten ökar kreativt tänkande, något som alla kan använda lite mer av. Och jag har läst att promenader i en grupp får människor att känna sig mer samarbetsvilliga eftersom de alla rör sig i samma riktning, bokstavligen, i motsats till att sitta runt ett bord. (Mer om fördelarna med promenadmöten, här.)
4. Varje möte bör planeras med produktivitet i åtanke
Det finns en tid och en plats för större personalmöten. Men när den tiden kommer, bör du se till att få ut mesta möjliga av minsta tid genom att ha en agenda och kanske till och med tydligt angivna mål. På ShortStack skickar vår kontorassistent ett e-postmeddelande några dagar innan våra möten varannan vecka och ber om dagordningsposter. Sedan har vi en person från varje avdelning som ger en snabb - tre minuter eller så - uppdatering om vad som händer inom innehåll / PR, försäljning, kundsupport, utveckling och andra avdelningar. Det här är när jag också ger uppdateringen om ”status för företaget” och gör egna breda förfrågningar. På de flesta veckor varar vårt personalmöte cirka 40 minuter, max.
Dessa möten ägde rum varje vecka och varar längre eftersom varje person gav sin egen uppdatering. Eftersom vi minskade frekvensen och längden har jag också lagt märke till att vi har mer improviserade möten bland mindre grupper. Det verkar göra att personalen känner sig mer bemyndigad att hantera de viktiga och aktuella sakerna och sedan delar de uppdateringar vid det större mötet.
Jag är nyfiken på att veta vad ni alla tycker om möten? Ja eller nej? Produktiv eller slöseri med tid? Om du inte är ett fan, vad gör du istället?
