Låt mig berätta en historia: En gång hade en anställd ett mycket viktigt datum efter jobbet. De var just på väg att stänga av bildskärmen och ta på sig kappan när deras medarbetare stannade med att be om "två sekunder" av sin tid. Medarbetaren sa säkert, varför inte, de kunde skona två sekunder. Och att "två sekunder" förvandlades till ett halvtimmes möte som involverade flera steg och lämnade den anställd ursäkta ursäkt till sitt datum för att ha dykt upp sent.
Visst, jag gjorde den här specifika historien, men den är inte långt från verkligheten. Faktum är att detta händer hela tiden på mitt kontor - och utanför kontoret också.
Problemet är hur vi pratar om tid. Vi tycker om att våra förfrågningar är korta, enkla eller kräver lite ansträngning, men eftersom vi aldrig blir specifika om hur mycket tid vi behöver för att göra något, slutar allt oftast längre tid än förväntat.
Så om du vill börja lämna jobbet i tid (och hantera ditt schema i allmänhet) måste du sluta låta människor komma undan med att säga följande till dig:
1. "Jag behöver detta vid slutet av dagen"
Fråga tre personer på ditt kontor vad "slutet på dagen" betyder för dem. Hade de samma svar?
Jag gjorde detta med mina kollegor och fick följande tre svar:
- 17.00 (en timme innan du lämnar jobbet)
- 18.00 (när du faktiskt lämnar jobbet)
- 12 AM (när dagen fysiskt slutar)
Poängen är att när någon säger att du ska få något till dem i slutet av dagen kan det betyda vad som helst.
Följ upp med
Det är här en enkel låt oss få på samma sida uttalande kan göra underverk: "Jag definierar slutet av dagen som 17:00 - fungerar det för dig?"
2. "Kan du få detta till mig ASAP?"
Återigen kan ASAP betyda olika saker för olika människor. Det innebär brådskning - och ändå använder vi det ofta när något verkligen inte är så brådskande.
Följ upp med
Påminn personen om att du inte bara sitter tomt och väntar på bränder genom att nämna hur detta passar in i dina prioriteringar. Om det verkligen är en ASAP-situation, lita på att de kommer att meddela dig.
Prova: ”Baserat på mitt schema kan jag få detta till dig klockan 10 på onsdagen. Om du tror att du behöver det förr, kan jag göra det! Men jag måste justera mina prioriteringar igen för att få det att hända. ”
3. "Detta tar bara två sekunder"
Låt oss inse det: Inget tar två sekunder att göra. Även nysningar tar längre tid än detta.
Följ upp med
Något i linje med: ", så om det verkligen är en snabb konversation kan jag ha det nu - men om inte, kan det vänta?"
4. "Snabbfråga för dig …"
Om du läser min berättelse ovan, vet du att snabba frågor sällan är snabba.
Följ upp med
Samma som ovan, fråga dem exakt hur lång tid deras fråga kan ta att täcka.
5. "Jag kör fem minuter sent, ledsen"
Chansen är stor att den här personen inte kommer på exakt fem minuter.
Följ upp med
Få en känsla av var de är och om de är värda att vänta på: "Vi skulle vilja få detta möte avslutat klockan 16 - var är du för närvarande, och borde vi börja utan dig och fånga dig senare?"
Detta går båda vägarna också. Om du fångar dig själv med det här språket, tvinga dig själv att klargöra. Eftersom ju mer vi börjar prata om tid på realistiska termer, desto bättre kan vi alla arbeta tillsammans för att hantera varandras förväntningar.
