Din mage sjunker och ögonen rullar. Du tittar på din to-do lista och borst i din plats.
Den osäkra medarbetarens tillvägagångssätt är tillräckligt för att göra det mest vårdande av oss lite ansträngande efter att ha hört samma tveksamma fraser - "Vad ska jag göra?" Eller "Är det OK?" Eller "Jag vet inte vad jag "jag gör" - om och om igen.
Istället för att titta på din kalender för en ursäkt att skynda dig, kan du prova att erbjuda en av dessa fem fraser - som bara kan bryta cykeln och hjälpa dina kollegor att bygga upp lite förtroende.
1. "Jag har din rygg"
Till viss del kommer osäkerhet från att inte veta vad som kommer att hända och på grund av det, gissa ditt beteende.
Så oavsett om en osäker kollega arbetar ovanför dig, under dig eller vid din sida och låter honom veta att du har ryggen - oavsett vad som händer - är den ultimata försäkran.
Det förmedlar att du tror på hans förmåga att utföra uppgiften, men om han behöver din hjälp kommer du att vara där. Det är den typ av lugn som gör möjligheterna till vad som kan hända bara lite säkrare, vilket i sin tur gör att din medarbetare är lite mindre benägna att fråga, "Erm, vad ska jag göra nu?"
2. "Ditt bästa är gott"
Drivkraften för perfektion går hand i hand med osäkerhet. Anställda vill leverera något som fästs i alla lådor (ofta utan att veta vad dessa rutor är), och chefer vill driva en sömlös avdelning eller team som spikar organisationens mål (ofta utan att veta vad målen är).
Så människor springer runt i cirklar och försöker göra saker "perfekt" i ett försök att uppfylla ofullständiga eller orealistiska förväntningar.
Men när du låter någon veta att hennes bästa är gott, klipper du igenom skiten och låter henne veta att du inte behöver perfekt - bara det bästa hon har att erbjuda.
3. "Hur kan det vara enklare?"
Har du någonsin sett någon överkomplicera något för att han eller hon är så fullständigt fokuserade på att göra det perfekt?
Det händer hela tiden: Osäkra medarbetares överkonstruktionslösningar på ett till synes enkelt projekt, lager på onödigt administrativt arbete till processer och besatt av onödiga detaljer.
Så helt enkelt att fråga honom eller henne, "Hur kan det här vara enklare?" Är ett smart sätt att undvika den kampen och låta honom eller henne fundera över hur man tar bort något av trycket genom att leta efter sätt att förenkla saker.
4. "Lita på processen"
Det stora viktiga projektet kan misslyckas spektakulärt eller helt ändra en organisations affärsrörelse. En presentation kan floppa eller få en stående ovation. Ett nytt team kan klicka på plats och bygga underbara saker eller slåss, bicka och skapa ingenting annat än varm luft.
Sanningen är att ingen vet vad som kommer att hända - men det hindrar ingen från att oroa sig för resultaten.
Personer som är osäkra tenderar att leta efter valet eller handlingen som leder till ett optimalt svar eller resultat. Istället för att börja med slutmålet i åtanke, be din medarbetare att bara börja i början och ta ett steg åt gången.
Du kommer aldrig upp till 100% utan att gå igenom 0% till 99% först, så snarare än att be människor att fokusera intensivt på att nå ett specifikt resultat (som kanske aldrig händer), be dem att lita på processen istället.
5. "Vad behöver du?"
Osäkra kollegor kan bränna mycket tid och pengar snurra sina hjul, undrar vad de ska göra och hur man gör det.
Hjälp dem att bryta igenom det mentala blocket och sluta oroa sig genom att fråga dem vad de behöver för att gå framåt. Behöver de mer tid? Ett extra par händer? En extra skillset? Mer utrymme i budgeten? En brainstorming för att arbeta igenom ett problem?
Med den här frasen kan du hjälpa dem att gå från tanke till handling genom att trycka dem för att identifiera vad som skulle vara mest användbart - snarare än att fokusera vad de inte har.
Otrygghet kan kännas förlamande och inaktiverande. Att hjälpa en osäker medarbetare att fokusera på vad de kan göra och vad de är kapabla av kommer att hjälpa dem att känna sig mer självsäkra - och det kommer i slutändan att leda till bättre resultat för hela teamet.
