Jag ska erkänna det: Jag var inte en naturlig när det gäller att hantera praktikanter. Det var min första direkta rapporter någonsin, och jag gjorde alla nybörjningsfel. Jag tilldelade för mycket arbete och för lite arbete; Jag överförklarade, jag förklarade; och så vidare.
Den goda nyheten är att hantera praktikanter - vem som helst, verkligen - är en färdighet som du kan förbättra med praktiken. Men det är ingen anledning att börja längst ner. Lär mig av min erfarenhet och läs vidare på fem sätt att bli en framgångsrik intern chef.
1. Ha en orientering
Oavsett om det finns någon större, mer formell inriktning på ditt kontor, är din första affärsordning att blockera en timme eller så för att prata med din praktikant. Beroende på hur involverad du var i anställningsprocessen, kanske du vill börja med introduktioner. Gå sedan igenom det arbete du gör och avdelningsmålen under de kommande månaderna. Svara på frågor om hur du och ditt team påverkar organisationens uppdrag. Att ta sig tid att ta fram mål påminner praktikanten hur även meniala uppgifter kommer att bidra till den stora bilden.
Därefter redogör för dina specifika förväntningar - utöver det angivna ansvaret för jobbet. Är du en stickler för korrekt grammatik i all kommunikation? Hur tycker du om människor som dyker upp vid skrivbordet med frågor? Vill du kopieras till alla e-postmeddelanden? Att lägga fram dessa förväntningar tidigt kommer att förhindra eventuella missöden och sätta er båda upp för att lyckas.
2. Fråga (och observera) hans eller hennes inlärningsstil
Innan du avslutar orienteringsmötet, vill du ge din praktikant ordet. Vilka är hans eller hennes mål för praktikplatsen? Finns det unika färdigheter som han eller hon innehar, eller områden där han eller hon är extra angelägen om att lära sig eller slå in?
Den kanske viktigaste informationen du kan samla in är hur han eller hon bäst får information. Till skillnad från med en långsiktig hyra, där en handledare förväntar sig att den anställde skulle anpassa sig till en mötescentrisk eller mötes-fobisk miljö; med en praktikant bör ditt fokus vara på att maximera kommunikationen.
Betydelse, även om du skulle vilja att din praktikant helt enkelt följer e-postinstruktionerna, om han eller hon behöver prata om det och ställa några frågor för att få det rätt, bättre vet du det nu. Det kommer att vara värt att ta sig tid att se till att han eller hon förstår vad du ber om - i motsats till att du måste göra projektet själv när han eller hon har förvandlat det (en frustrerande upplevelse runt om).
3. Ge en skriftlig uppgiftslista
Okej, så din praktikant säger att han är en hörselstudent. Det betyder att du bara bör diskutera varje projekt och sedan planera att få dem slutförda exakt som du förväntade dig - eller hur? Tja, inte riktigt.
Din praktikant är ny för organisationen och för att arbeta för dig, så det kommer troligtvis att finnas lite selektivt lyssnande, även om det inte är avsett. Därför ska du varje vecka skicka (eller uppdatera) en skriftlig projektlista för din praktikant. Inkludera följande: Datum då projektet förfaller; dess prioritetsnivå; till vem det slutförda projektet ska skickas till (en kritisk del om du vill granska projekt innan de går någon annanstans!); och vilket paraply det faller under. Den sista kategorin är kritisk eftersom den kontekstualiserar uppgiften och ger en starkare drivkraft för att slutföra den på rätt sätt (dvs. att arkivering är mycket mer intressant när du vet vilket projekt du går vidare).
Bonus: Den skrivna uppgiftslistan sparar dig på dagar när du blir smälld. Om din praktikant slutför ett projekt kan du rikta honom eller henne till uppgiftslistan för nästa.
4. Led efter exempel
Bara för att den här är uppenbar, betyder det inte att det inte är värt att upprepa. "Gör som jag säger, inte som jag gör", fungerar inte. Om du promenerar in på samma tid varje dag, har du inte trovärdigheten att berätta för din praktikant att att anlända 15 minuter för sent inte är okej. På liknande sätt kommer det att vara svårt att diskutera olämplig klädsel med en praktikant när du seriöst testar gränserna för sommarföretaget.
När du går bortom det uppenbara bör du vara samvetsgrant som exempel på att vara en stödjande chef och en lagspelare. Vissa nybörjarledare fruktar felaktigt att att prata en praktikant kommer att skapa konkurrens om hans eller hennes jobb. Tvärtom, att prata med din praktikant är ett fantastiskt arbete som visar vilken stark chef du är, vilket öppnar dig för fler ledarskapsmöjligheter. Så se till att ge kredit där det ska!
5. Be om hjälp
Även om du försöker göra allt på rätt sätt kan du hitta dig själv som hanterar en praktikant med en otillräcklig attityd, även uppenbar inkompetens. När det bara inte fungerar är den första personen du bör prata med din praktikant. Kanske han eller hon är svårt på grund av vad han eller hon uppfattar som en brist på meningsfullt arbete. Det du kanske ser som en brist på uppmärksamhet på detaljer är din praktikant som kämpar för att utföra sina uppgifter i tid.
Kom ihåg att praktikanter sällan har en enorm bas av tidigare erfarenhet. Så de kanske inte har verktyg (eller förtroende) för att kommunicera med en handledare - du måste ta ledningen!
Har du fortfarande problem? Nästa person du ska rådgöra med är någon du ser upp till som chef (helst din chef). Den här personen kan ge dig insikt från erfarenheten, och din chef måste veta om han eller hon har sadlat dig med en mardrömpraktikant.
När det gäller att vara en första gången intern handledare, kombinerar du någon med liten erfarenhet av ledning tillsammans med någon med lite erfarenhet som hanteras. Men detta är en fantastisk upplevelse för er båda att lära sig. Så använd stegen ovan för att göra det till en bra sommar och bygg upp en stark arbetsrelation med din praktikant.
