Jag är besatt av att vara så produktiv som mänskligt möjligt, vare sig det sätter bättre tidsfrister eller hitta det mest effektiva sättet att schemalägga mina dagar.
Men min inkorg var fortfarande en enorm tidssug. Och kickaren är: Jag skickade mycket av samma e-postmeddelanden om och om igen.
Det var när jag började använda konserverade svar. Om du inte är bekant med dem kan du spara ett svar du skapar och istället för att ständigt skriva in det igen, kan du klicka och infoga det i din e-post, vilket sparar tid och ansträngning.
Har du inte sålt ännu? Jag har skrivit fem vanliga, tidsbesparande mallar för att komma igång som kommer att övertyga dig om att det är meningsfullt. (Men först måste du komma igång. Om du är en Gmail-användare hittar du instruktioner här. Och om du är Outlook-användare kallas de "Snabbdelar" och du kan se dem här.)
1. Att lägga av svar
Ibland kan du avfyra ett snabbt svar. Men andra gånger kräver ditt svar extra tanke eller benarbete. Eftersom du inte vill ignorera personen under tiden, skicka detta för att låta dem veta att du kommer att svara när du kan. Det ser ut så här:
2. Att defuse en situation
Du vet att en av de allra värsta saker du kan göra när spänningarna är höga är att berätta för någon hur du känner dig via e-post. I stället för att riskera det när känslor är starka, använd en för skapad mall för att vara säker på att du använder en lämplig ton på arbetsplatsen. Det ser ut så här:
3. Att dela instruktioner
Berättar du ständigt hur man navigerar på din webbplats eller använder din databas? I stället för att skriva in instruktionerna om och om igen skriver du den en gång så behöver du inte oroa dig för att saknas steg när du blir stressad eller super upptagen (eller replikerar arbete hela veckan). Det ser ut så här:
4. Att peka på lågprioritetsarbete
Har du för mycket på din tallrik? Håll din e-post kortfattad och ärlig medan du erbjuder alternativ. Prova detta:
5. Skicka en bilaga
"Var snäll bifogad …" måste vara ett av de vanligaste e-postsvaren, vilket gör det till en perfekt kandidat för en konserverad svarsmall. (Se bara till att faktiskt bifoga filen innan du klickar på "Skicka!"). Prova detta:
Att spara e-postsvar hjälper dig att hantera din inkorg - och din tid. På det här sättet kan du skriva dem när du känner dig riktad och tänker tydligt och ha dem till hands för den stressiga, tidknasade dagen.
Slutligen, glöm inte att bara för att de är räddade betyder det inte att de ligger i sten. Du kan ändra dem om du behöver så att de verkligen kommer att fungera för dig att gå vidare.
