Vi har alla hört de vanliga råd om videokonferenser: Välj en plats där du inte kommer att bli avbruten, tala tydligt, inte multitask. Dessa är alla pelare i videokonferens etikett 101, och med rätta. Men att ha grunderna täckt räcker inte alltid - om du verkligen vill göra det bästa intrycket som möjligt är det dags att ta avancerad kurs.
Mitt företag grävde nyligen in hur folk känner för videokonferenser och av misstag avslöjade några anmärkningsvärda "värsta praxis." Det visar sig att många av dem är så vanliga att du kanske inte ens har insett att de är problematiska. Men lyckligtvis, med viss ökad självmedvetenhet och övning, kan dessa dåliga vanor lätt förenas - vilket gör att du är mer benägna att komma ut från möten som ser ut som en proffs. Kolla in några av de vanligaste husdjurskalarna vi stött på, samt några tips för att fixa dem nedan.
1. Flaunting din närbild
Du kan bli förvånad över att få veta att de flesta hellre vill höra sina kollegor tugga ner sin lunch eller till och med rensa sinus under ett videosamtal än att låta dem sitta för nära kameran. Men det är meningsfullt - det nästa skottet är inte exakt den mest smickrande vinkeln och att ha ett gigantiskt flytande huvud att dominera ditt synfält kan vara ganska distraherande. Även om du inte personligen är närvarande, om du lutar dig för mycket i kameran, kan du få dina kollegor att känna som om deras personliga utrymme har invaderats.
Det är naturligt att luta sig in när du är intresserad eller naturligtvis försöker höra bättre. Eftersom det inte fungerar lika bra under en videokonferens, temperera din tendens att göra det genom att justera din volym till en lämplig nivå innan mötet börjar (om ditt ljud är svagt kan du alltid överväga högtalare) och placera din videokonferenser enheten ungefär en fot bort från dig, placera händerna i knät eller vid din sida så att du inte frestas att dra den närmare.
2. Primping istället för prepping
De flesta av oss är bekanta med sista minuten för att få saker gjort innan ett möte. Med ett personligt möte kan det betyda att man går ut några snabba doser, men för videokonferenser betyder det ofta ett hektiskt streck för att göra kameran redo. Nästan hälften av de tillfrågade oroade sig mer för hur de såg ut än vad de faktiskt skulle ta med till (virtuella) bordet, och en hel tredjedel tillbringade mer tid på att sköta än att förbereda sig för själva mötet. Men med tanke på hur ofta folk klagade över deltagare som anländer oförberedda, är det förmodligen inte din bästa användning.
Misför mig inte. Jag föreslår inte att du förvandlas till en fullständig sladd (snälla, gå inte med i de 11% av människor som deltar i ett videosamtal utan byxor), men kom ihåg att dina kollegor är mer benägna att lägga märke till dina ord och idéer än några under-ögon påsar eller mossade hår som du stressar med. Hoppa över spegeltiden och granska istället din agenda och anteckningar.
3. Resting Titch Face (på allvar)
En liten varning för hela "människor bryr sig inte hur du ser ut" -saken: Medan dina fysiska egenskaper inte spelar någon roll, gör ditt uttryck det. 32% procent av de svarande citerade det totala ansiktsuttrycket som det de märker mest om sina kollegor när de är på samtal. Och om du är en av de 26% av videokonferensgäster som lider av RBF, är det värt att ha i åtanke.
Ditt naturliga uttryck är en annan av de saker som du inte lätt kan ändra - och dessutom är det att lägga ett leende i ansiktet dygnet runt - men det finns många sätt du kan försäkra dig om att deltagarna i videosamtalet gör att du ” är inte ointresserade eller bedömande. Nodding med vad någon säger, ge positiv feedback när det är motiverat och ja, leende ibland, kan gå långt mot att komma över som mer trevlig än din RBF antyder.
4. Skapa ögonkontakt … med dig själv
Om du inte har gissat det nu, faktiskt självmedvetande och fåfänga faktorer mycket i videokonferenser. Så det kanske inte är för mycket överraskande att 30% av de tillfrågade medgav att de tillbringade mer än hälften av sin tid på ett videosamtal som tittade på sitt eget ansikte. Visst, några människor gjorde detta helt enkelt för att kolla hur bra de såg ut, men till stor del drevs detta av en rädsla för att se dåligt ut på kameran. Och det säger sig självt att när du tillbringar större delen av ditt möte med att titta djupt in i dina egna ögon, kan du inte stanna fullt närvarande och engagerad.
Om du har svårt att hålla ögonen fasta på dina gäster kan du försöka slå en post-it över ditt ansikte på skärmen. Du kanske fortfarande undrar hur du ser ut, men det kommer att vara mycket mindre på dig än om du häpnade på dig själv hela tiden.
Det är roligt att något som (till synes) grundläggande som att interagera med dina kollegor i ett möte kan vara så nyanserat. Och när du befinner dig skyldig i faux pas som dessa kan det vara lätt att slå dig själv för dumma misstag eller känna sig otillräcklig. Men om det finns en sak som jag hoppas att du har lärt dig är det att vi är mycket hårdare mot oss själva än andra är av oss. I slutändan kommer dina kollegor att förlåta enstaka videokonferensfel. Men medan du är på det kan du lika gärna sträva efter att förbättra. Oavsett hur avancerad du är i din karriär, är kommunikation inte ett kryssmarkering, du kan bara kryssa av för ditt att göra-lista - det är en livslång färdighet du ständigt bygger på.
