Det är lätt att upptäcka när människor ljuger för sig själva - som när en medarbetare med säkerhet startar ett enormt projekt klockan 4:30, men har en tidsfrist på 17:00. "Vem skojar han?", Kanske du skrattar. Men när du berättar lögner för dig själv - det är en annan historia.
När det gäller produktivitet kanske du tror att du har det behärskat. Du kontrollerar uppgifterna från din to-do-lista, multitask som den bästa av dem och förblir vansinnigt upptagen från morgon till natt. Men det visar sig, din så kallade "produktivitet" kan faktiskt vara ett virvar av populära myter som får dig att tro att du blir mer gjort än du faktiskt är.
Tror du att du använder din tid klokt? Kolla in dessa fyra lögner som du kanske berättar för dig själv om att vara produktiva - och hur du kan befria dig från den falska verkligheten.
Lögn nr 1: Min dag är full av aktivitet, så jag måste vara superproduktiv
Idag är det ingen brist på digitala tidsfyllmedel som kan göra att du känner dig produktiv. Du kan enkelt spendera hela dagen via e-post, tweeting, sökning, snabbmeddelanden, sms och allt annat som krävs för att stanna i online-loopen. Men medan dina fingrar är upptagna med att skriva och dina ögon är upptagna med att läsa, är allt du verkligen gör att få träffar information - om och om igen - istället för att arbeta mot ett mål.
Eller så kan du packa ditt schema till randen - kaffemöten på morgonen och nätverkshändelser efter arbete - vilket tvingar dig att spendera hela natten på att svara på alla e-postmeddelanden i din överfyllda inkorg. Visst, det får dig att känna (och se) upptagen, men får du verkligen något viktigt gjort?
Lösning: Listan gjort
För att säkerställa att du faktiskt utför betydande uppgifter varje dag, håll en "klar lista" - det vill säga en lista med uppgifter som du har slutfört i stället för saker du har kvar att göra. När du slutar att känna igen varje dags prestationer kan du reflektera mer konstruktivt: Tillbringade du din tid på ett klokt sätt? Har du gjort några väsentliga framsteg idag? Om "instapaperade några supernyttiga artiklar" är det enda objektet som gjorde det till din gjort lista, kan du behöva omvärdera hur du spenderar din tid.
Lögn # 2: snälla, jag är en multitasking-mästare
Multitasking kan lura dig att känna att du är en produktivitetshjälte. När allt kommer omkring, om du har färdigheter att samtidigt sammanställa en budget, lyssna på en podcast och hämta upp din e-post, måste du köra cirklar runt dina medarbetare med en enda uppdrag, eller hur?
Egentligen kan multitasking få dig att prestera sämre vad du än gör. Studier visar att när du försöker fokusera på för många saker samtidigt, är det mindre troligt att du kan filtrera bort irrelevanta fakta, växla mellan uppgifter effektivt och komma ihåg viktig information.
Lösning: Öva enfokus
Försök fokusera på en uppgift i taget. Varför ska du arbeta mot vad du tror är dina naturliga multitaskingtalanger? Hör mig ut: Det kan kännas mindre produktivt - eller till och med mindre roligt - att arbeta med en sak åt gången, men extremt fokus kommer att få fram ditt bästa.
För att hjälpa dig komma ur dina arbetsvanor, jobba i sådana: Håll en enkel att göra-lista. Slutför minst en viktig uppgift i början av dagen. Om du verkligen är ute efter en utmaning kan du prova att arbeta på bara en webbläsarflik! När du utför en enda uppgift kommer du att öka din hjärnkraft - och eftersom du inte lägger delvis uppmärksamhet på flera uppgifter får du uppgiften till hands snabbare.
Lögn # 3: schema, schmedule! Jag går med flödet
Vissa människor tycker om planering. Jag, å andra sidan, tenderar att gå med flödet och arbeta från en mental att-lista, börjar med vad som verkar mest tilltalande för tillfället. Vanligtvis är detta inte ett problem, och jag kan få mitt arbete gjort, men jag har lagt märke till att jag blir stressad från att försöka hålla allt i mitt huvud.
Du kanske tror att ha ett flexibelt och öppet schema kan vara gynnsamt för kreativitet (och det kan till viss del), men det betyder inte att alla former av schemaläggning borde gå ut genom fönstret. Lite struktur kan hjälpa dig att klargöra dina mål och tänka tydligare - så att du inte slösar bort tid på att försöka ta reda på om du har förbisett något från din mentala att-göra-lista.
Lösning: Gå in i rytmer snarare än tidtabeller
Oroa dig inte - om du är en fly-by-the-seat-of-your-pants-typ behöver du inte börja schemalägga din dag efter minut. Men vad du kan göra är att skapa en mer pålitlig rytm för dig själv. Istället för att schemalägga din dag till den sista detalj och uppgift, försök att arbeta med bredare mål i åtanke.
Med denna strategi rekommenderar jag fortfarande att göra-listor - men inte nödvändigtvis fyllda med specifika uppgifter. Lista istället kategorier över vad du arbetar med. Byt till exempel upp detaljerade uppgifter som "skriva ett blogginlägg" eller "kontakta Beth" med högre mål, som "slutföra en uppgift som stöder att växa mitt nätverk" eller "göra två saker som kommer att utvidga min expertis som analytiker. ”
Detta gör att du kan arbeta produktivt mot dina mål utan att låsa dig i sväng-för-sväng-riktningar. Sätt sedan en avsedd tid för dig att arbeta med varje kategori, så att du kan minimera distraktioner och fokusera på att faktiskt producera.
Lögn # 4: inga bekymmer! Jag gör det i morgon
Kraften med uppskjutande är, ganska, ganska kraftfull. Utan mycket fundering kan toppuppgiften på din to-do-lista bli pressad till imorgon och sedan till nästa dag och sedan till nästa. Och i ditt sinne tror du verkligen att du kommer till det så småningom - men "så småningom" fortsätter att pressas längre och längre bort.
Lösning: Hitta en ansvarsskyldig allierad
Roden till förhalning är ofta en brist på ansvarsskyldighet - om ingen vet vad som finns på din to-do-lista, vet ingen att du faktiskt inte gör några framsteg med det. För att hålla dig på rätt spår, samarbeta med en kollega eller grupp av kamrater - människor som är engagerade i att hjälpa varandra att göra det de säger att de ska göra - och planera att checka in med varandra minst en gång i veckan. Varje gång du träffas (vare sig praktiskt taget eller personligen), granska dina framsteg, dela dina kommande mål och ge feedback och uppmuntran. Det är mycket mer sannolikt att du kommer att avsluta ditt blogginlägg om du har en vän som kontrollerar dig: "Jag har inte sett en uppdatering på din blogg idag - när ska du publicera den?"
Om du inte hittar en ansvarighetspartner kan teknik hjälpa dig att bli din egen tränare. Kolla in appar som iDoneThis, Lift och Email Game, som håller dig uppdaterad om dina framsteg mot specifika mål - som kan hjälpa dig att hålla dig på rätt spår och motiverad att vara produktiv.
Att erkänna våra produktivitets lögner kan vara tufft. I själva verket kanske du till och med går igenom en mincykel av sorg när du först hör dem: förnekelse ("Jag inte skjuta upp!"), Förargelse ("Jag får mycket gjort!"), Förhandla ("Jag ska börja imorgon ”), och lite blues - allt innan man äntligen accepterar dem och tar nästa steg. Men dessa steg är inte så svåra som du tror: Med dessa lösningar och en rejäl dos av ärlighet är du på väg till oöverträffad produktivitet på nolltid.
Berätta för oss! Vilka produktivitets lögner säger du dig själv - och hur övervinner du dem?
