Delegationen låter fantastisk, eller hur? Du vill inte göra något längre, så du skjuter över det till din medarbetare eller din assistent eller till och med dina praktikanter.
Det är helt fantastiskt (om inte något felaktigt), men det är också omöjligt om du är lärare, assistent eller praktikant. Vem får du dela upp uppgifterna så att du kan fokusera på de stora och viktiga sakerna?
Nåväl det, mina vänner, är det där delegering uppåt kommer in. Att delegera upp betyder att arbeta över till de runt omkring dig Jag slår vad om att du tror att det inte finns något sätt att komma undan med det. Men hör mig, det finns legitima skäl för att delegera upp. Så läs vidare, rensa de tråkiga uppgifterna från skrivbordet och sjunka tänderna i något mycket köttigare.
1. delegera till din chef (till delegerade)
Åh, du är mer än villig att göra det du blir ombedd. Du skulle vara helt glad att spendera fyra dagar på att arkivera gamla fakturor. Men du har tittat på din utvecklingsplan, och om du täcker all den mark som du borde under det här kvartalet, kan det hända att några av de mer grundläggande uppgifterna som tilldelats dig måste delas mellan teamet.
Nyckeln här är att inte klaga på ditt tråkiga arbete och sedan säga: "Hej Ted, framåt, du kommer faktiskt att hantera klientfakturorna." Istället måste du sitta ner med din chef och diskutera hur dina dagliga uppgifter bidrar till lagets övergripande mål. Istället för att tillkännage, "Jag vill inte göra det här tråkiga saker längre", måste du säga, "Hur skulle du vilja att jag ska prioritera detta ansvar?"
Kanske kommer han att titta på din uppgiftslista och bestämma att han hellre vill att du lägger mer tid på A än B. Eller kanske kommer han att se att du ägnar fler timmar åt administrativa uppgifter än han insåg och hittar någon för att hjälpa tonhöjden. Eller kanske kommer han att säga att allt verkar genomförbart och han förväntar dig att du ska göra allt. Du vet inte förrän du frågar.
2. Delegera till någon som är bättre för jobbet
Låt oss säga att du har blivit ombedd att skapa ett kalkylblad, fylla det med data och analysera det. Det är ett sugigt jobb, och det har dumpats på dig, den stackars naiva nybörjaren. Låt oss tänka på det. Är du en Excel-guide? Är du älskare av big data? Om du har svarat nej på dessa är det förmodligen inte rätt jobb för dig. Och avgörande är att du inte är rätt person för jobbet.
Du måste vända spion på denna punkt och ta reda på vem bland ditt team som skulle älska den här typen av jobb (eller åtminstone kunna få det gjort snabbare och bättre än du kunde). Ta sedan upp det till din chef. Stress att du är mycket angelägen om att vara hjälpsam och professionell och att du är glad att göra uppdraget, men att det kan vara mer effektivt för hela teamet för Brian att fokusera på uppgifterna medan du fokuserar på det du anlitade för.
3. Delegat till teknik
Låter lite konstigt, eller hur? Men bära med mig. Låt oss till exempel säga att det första du har till uppgift varje dag är att kolla e-postmeddelandena som kom in över en natt och dela ut dem till berörda personer. Låt tech ta det jobbet på. Ställ in regler baserade på nyckelord och skär ner tiden du spenderar på en sådan upprepande uppgift. (För mer information om hur du gör det, kolla in den här artikeln.)
Arbetar du med ett projekt? Använd en projekthanteringsapp som Basecamp. Skickar du massmeddelanden? Tänk på en produkt som Mailchimp. Och jag förstår det, det här är närmare automatisering än delegering, men när du sliter i botten av högen är dina alternativ begränsade. Att delegera till teknik kan bara låta dig skära ut några av de mer besvärliga uppgifterna och fokusera på de som hjälper dig att bli en kraft som du kan räkna med ännu snabbare.
4. Delegera till ett bättre system
Okej, det här är ditt sista spel. Du har fått den uppgift som ingen annan i laget vill ha; det är besvärligt, tidskrävande och tillräckligt för att du vill springa skrikande från byggnaden. Men vänta! Det finns sätt att göra detta till din fördel.
Du bör välkomna uber-uppgiften med öppna armar, men med en hemlig plan i åtanke - att ta den, rationalisera den och lämna tillbaka den. Detta är din möjlighet att visa din chef vad du kan göra. Genom att ta ett jobb som alla hatar och göra det hanterbart (till och med roligt) gör du laget en massiv tjänst. Och när det är ett snabbt och enkelt jobb kommer du inte ha en sådan strid på dina händer när du vill delegera den till en kollega.
Delegera är svårt. Att delegera är svårare. Men om du kan sätta ett positivt varv om du vill delegera, vädja till styrkorna hos dina kollegor och göra det klart att du handlar om det större godet, borde det bara vara så mycket lättare att komma undan med. Lycka till!
