Du är stolt över att ha goda kommunikationsförmågor. Du håller dina medarbetare i klyvningar och får veta vad som händer hela tiden.
Men visste du att några (mycket vanliga!) Ord faktiskt kan orsaka att dina älskade kollegor smyger ut? Det är sant: Vissa termer som du kan använda regelbundet får människor att tänka brandborr , vilket resulterar i ett nästan visceralt svar.
Läs vidare för de fyra orden som faktiskt skrämmer dina kollegor (och vad du ska säga istället).
1. Förutom
Innan du tror att jag skriver detta från toppen av ett perfekt ordböcker, låt mig börja med en som jag nyligen använde. Jag meddelade min chef om ett kommande projekt och jag skrev: "Det ser bra ut, utom …" Som hennes omedelbara svar var att föreslå att jag skriver en artikel om "fem ord som skickar frossa i ryggraden."
Förutom är ett ord som säger att du skulle ha fått jobbet eller att den inflytelserika personen skulle ha finansierat din idé - men det var bara en liten sak som gjorde att det inte skedde. Det är kortfattningen för ”så nära och ändå så skruvade.” När någon startar en mening med en seger och sedan släpper undantagsbomben börjar du omedelbart att förbereda sig för en katastrof.
Så spara dina medarbetare den emotionella berg-och dalbanan. Istället för att strukturera din uppdatering som "goda nyheter - utom …" leder det som behöver fixas så att det inte blir några överraskningar. Till exempel istället för: "Rapporten ser bra ut, med undantag för punkterna tre till fem", skulle du säga, "Rapporten skulle vara starkare om vi omarbetade punkterna tre till fem (mer om det nedan), men annars ser det bra ut ”
2. Problem
Ibland behöver du omedelbart hjälp. Detta inkluderar uppenbarligen allt som involverar hälsan och säkerheten för personerna i lokalerna. Och det täcker också grå områden (som den gången jag startade en eld i mikrovågsugn i pausrummet). Eller början på så många rom-coms där huvudpersonen avfyras för att sätta igång en serie händelser som kommer att kosta hans eller hennes (före detta) företag miljoner dollar.
Poängen är: Du känner till skillnaden mellan ett problem och att hantera en irriterande medarbetare eller en hotande tidsfrist.
Nej, jag säger inte att du är förbjuden att använda ordet problem på kontoret. Men vad jag säger är om du ständigt kommer till ditt team med "problem", människor kommer att börja tro att du lätt blir överväldigad, och därför är för upptagen för spännande, nya möjligheter.
Så spara problem (och dess själsystrar: "situation", "nöd" och "problem") för när det är något allvarligt och du behöver någons hjälp just nu . Resten av tiden, prata om vad du arbetar med, de hinder du står inför och var du kan använda idéer eller feedback.
3. Brådskande
Museeförfattaren Adrian Hopkins sammanfattade det perfekt: ”När tiden är kort och trycket är högt är" brådskande "ett ord som bara kan ge panik … Om det verkligen är brådskande, ring ett telefonsamtal eller besöka i stället .”
Urgent är inte bara något som skrämmer lagkamrater: Som problem, om du använder det för ofta, kan det få en liten pojke som grät varg . Om du skickar ett brådskande e-postmeddelande en gång om dagen, kan dina kollegor ta dina e-postmeddelanden med ett saltkorn - inte alls vad du vill ha när du verkligen behöver hjälp snarast .
Och när det kommer till ämnesrader via e-post rekommenderar Hopkins att du istället skriver "brådskande" med "idag." Jag har tagit detta råd och tyckt att det är mycket effektivare för att få det svar jag vill ha.
4. Vänta
Vänta är ett kommando. Om någon ropade: ”Vänta!” Just då jag skickade ett e-postmeddelande, skulle jag omedelbart vidta åtgärderna för att komma ihåg det - även om jag senare fick reda på att hon pratade med personen som satt bredvid mig. Jag skulle sluta vad jag gjorde av rädsla för att göra något slags hemskt misstag.
Därför är ”vänta” supereffektivt om du vill att någon ska pausa och fokusera all hans uppmärksamhet på dig. Men andra användningar av vänta, som den casual, "Vänta - vad?" (Översättning: "Det är förvånande!" Eller "Berätta mer!") Är bättre reserverat för medarbetaren som vet exakt vad du menar.
Om du vill att någon ska slå upp, men det inte trycker på, försök, "Har du ett ögonblick?" Eller "Är det en bra tid?"
Ja, när du möter ett svårt problem eller något som chockar dig, är det bara naturligt att använda berörda språk. Men om du lyckas använda fokuserat, till och med språk, kommer du att ses som någon som alltid har lösningar (inte problem).
