Med tanke på att e-post är den primära kommunikationsformen på de flesta kontor, väljer vi inte alltid våra skriftliga ord så klokt som vi borde. Speciellt när vi försöker komma igenom en fullständig inkorg eller svara på meddelanden mellan möten på våra telefoner, är det lätt att vara irriterande, slitande eller helt enkelt oförskämd utan att inse det. Med bara några få ord skrivna (eller utelämnade) kan en snabb e-post gå från ett vänligt meddelande till en total katastrof.
Det är dags för en e-postinsats. Här är några av de vanligaste arbetsplatsskadorna som vi omedvetet gör - och några snabbkorrigeringsstrategier för att undvika dem i framtiden.
1.
Har du någonsin fått ett e-postmeddelande med endast ett ämne? Såg att du är i telefon - ring mig när du får en chans eller var är din rapport om månadsslutet? Ja - och du tyckte antagligen att det är förskräckande, irriterande eller båda. Kom ihåg att oavsett om du är en associerad eller chef, e-post och sms är inte samma sak - och de kommer aldrig att bli det. Och ett e-postmeddelande med ett ämne skrivet som en text kommer alltid att skicka samma meddelande: Du är inte värd min tid.
Snabbfix: Vi har alla galna dagar på kontoret, när du bara behöver beröra basen med en kollega eller direktrapport utan att skriva en roman. Så inte. Använd ett eller två ord ämne som mötet eller månadsslutet med en snabbrad eller två i ditt meddelande:
Denna strategi kommer alltid att vara värd de ytterligare 15 sekunderna av din tid.
2.
När du har ett viktigt projekt eller en rapport som du diskuterar via e-post, stavning av fullständiga ord i alla huvudstäder ( JAG BEHÖVER din avmelding i slutet av idag ) och markering, fetstil eller understrukning av hela meningar kan komma överens som att prata ner till dina kollegor.
Jag arbetade en gång med någon som skulle skicka mig e-postmeddelanden med BEHOVSGODKÄNNANDE i rött och alla mössor i hennes meddelanden, eller med hela stycken markerade med gult. Hon försökte vara informativ och kalla fram viktiga detaljer - men hennes inställning kom som alltför slitande.
Snabbfix: Använd djärva eller kursiverade rubriker eller punktpunkterna för att kalla fram de viktiga projekten eller punkterna du gör - och behåll formateringen till ett par ord, inte hela stycken. Om du är orolig för att din läsare kan skanna via ett e-postmeddelande och missa brådskande artiklar, se till att du använder ett informativt e-postämne, till exempel Projekt som ska godkännas vid slutet av dagen. Slutligen, se till att du håller dina e-postmeddelanden snabba och kortfattade, vilket gör det mer troligt att mottagaren får all nödvändig information.
3.
När du skickar e-post till en kollega med ett användbart tips eller en detalj som förbises i ett tidigare meddelande, trycker du på "svara alla" kan få vänliga inlägg eller råd att komma som nedlåtande eller konkurrenskraftiga, särskilt när personens chef är cc'ed. (Att kopiera någons chef på e-post med en korrigering är i princip samma sak som att ge henne konstruktiv kritik medan hennes chef står där - det uppskattas exakt ingen.)
Snabbfix: Om du har ett förslag till avsändaren, skicka ett e-postmeddelande till henne direkt, helst på en annan tråd så att det inte finns någon risk att oavsiktligt slå "svara alla." Ännu bättre, ta upp telefonen! Ett snabbt telefonsamtal gör det enkelt att rensa upp detaljerna utan risken att förolämpa någon.
4.
Jag vet att när du är rusad i tid och drivs genom din inkorg kan det verka som ett onödigt steg att skriva ut Tack, ditt namn , särskilt när din e-postsignatur finns där. Gör det ändå. Att avsluta ett e-postmeddelande utan ditt namn liknar att gå bort från en konversation utan att säga adjö. Det gör att du ser rusad och slarvig, och den är oförskämd.
Snabbfix: Lägg till tack och ditt namn till din märkesunderskrift och ställ in den för att automatiskt fylla din e-post när du trycker på skicka. Att logga av på ett vänligt, professionellt sätt görs varje gång - utan att du behöver göra något.
5.
Skicka e-postmeddelanden som du inte vill att din chef ska se kan sätta dig i en professionell bindning om e-postmeddelandet vidarebefordras. Och ja, det ska säga sig självt, men det händer fortfarande hela tiden. En vän till mig arbetade med en kvinna som klagade på henne i en e-postkedja, och gissa vad? Det e-postmeddelandet hamnade så småningom i hennes inkorg.
Kom också ihåg att företagets e-postadress är företagets egendom och anses vara rättvist spel om Human Resources beslutar att de behöver tillgång till ditt konto. Uppriktigt råd till en kollega, klagomål om dina medarbetare eller detaljer om dina helgens planer bör aldrig, aldrig lämna din utkorgen.
Snabbreparation: Var den fulländade proffsen och låtsas att din chef är certifierad på varje e-post du skickar. Slutet av berättelsen.
