Även om du inte är i en position som kräver hårt antal-crunching, har du förmodligen varit tvungen att använda Excel minst en eller två gånger i din karriär. Det är ett av dessa program som har så många olika användningsområden inom olika branscher.
I ett av mina gamla jobb anställde vi till exempel inte Excel för dess traditionella användning av att beräkna finansiella data eller skapa diagram. Istället använde vi ett antal kalkylblad för att spåra anställdas kontaktinformation, samt förfallodatum och kommande projekt i horisonten. Och även om det definitivt är ett användbart verktyg, har det vissa begränsningar - vilket tar mig till mitt nya favoritersättare: Google Sheets.
När jag först började använda den, sparkade jag mig själv för att jag inte gjorde brytaren förr. Det är strömlinjeformat, enkelt och mobilvänligt. Även om det inte är en perfekt ersättning för Excel, finns det ett antal situationer där det utan tvekan är det bättre alternativet.
Så här rekommenderar jag att du gör det till ditt kalkylblad som du väljer:
1. Du samarbetar
I min tidigare position hade jag ofta ropat fram och tillbaka över bås med mina kollegor för att ta reda på vem som lämnade Excel-filen vi arbetade med öppen på deras dator. Trots att vi alla hade tillgång till kalkylbladet ansågs det att vi inte alltid hade tillgång till den senaste versionen eftersom bara en person kunde uppdatera den åt gången. Att försöka sortera igenom flera sparade iterationer var ett enormt krångel - för att uttrycka det mildt.
Så, om du inte är ett stort fan av att skicka filer fram och tillbaka, eller spara nya versioner av samma kalkylblad flera gånger om dagen, är Google vägen att gå. Det är molnbaserat, vilket betyder att flera personer kan komma åt och använda filen samtidigt - alla ändringar kommer att återspeglas i realtid.
Det finns också ett alternativ att lämna kommentarer, så om du har en fråga om varför en av dina partners bytte ett nummer eller lagt till en kolumn (eller någonting verkligen) kan du lägga till en snabb anteckning. Dessutom finns det ett sätt att se revisionshistoriken, om du vill återgå till en tidigare version. Dess funktionalitet gör kommunikationen till en bris.
2. Du drar data i realtid
Detta är en av de coolaste funktionerna som jag bara upptäckte nyligen: Eftersom programmet i sig är anslutet till Google kan du mata in formler för lagerinformation, RSS-flöden eller till och med använda Googles översättningsfunktion.
Vad detta betyder är att ditt ark automatiskt kan dra data som du kanske har samlat in och sammanställt manuellt tidigare. Jag inser att detta är en nischanvändning, men låt oss säga att du vill hålla ett öga på några få bestånd; allt du behöver göra är att mata in formeln och aktiekortnamnet och voila: Du har skapat din egen personliga tracker som uppdateras i realtid (så länge du är ansluten till webben).
3. Du måste uppdatera ofta
En av de första sakerna som jag använde Google Sheets för (på personlig basis) var att hålla reda på min yogalärning; Jag ville spela in plats, studio, timmar och antal studenter av framtida skatteskäl samt ackumulering av undervisningstimmar. Ark gjorde det mest meningsfullt för mig på grund av den fria mobilappfunktionen såväl som det enkla formatet.
Medan du använder en telefon för komplexa formler förmodligen inte är perfekt, det var perfekt för snabba och frekventa uppdateringar medan jag var på språng.
Om du drar ut en dator för att lägga till ett litet stykke data låter som ett jobb, kommer du att hitta ark som är användbara för dess bekvämlighet och omedelbar synkronisering; när du lägger till informationen uppdateras den överallt, inte bara på din telefon.
Detta kan vara praktiskt om du håller en fortlöpande lista över personer du möter vid nätverksevenemang eller klientmiddagar; ditt blad kan ha namn, datum, plats och all information du vill ha i åtanke för uppföljningsmeddelanden. Eller så kan du använda den för att spåra kostnader och resmiljor för affärsresor.
Alternativen för hur du kan använda programmet under farten är oändliga; till skillnad från de flesta appar (till exempel för budgetering, skapa listor och så vidare) kan du skapa så många kolumner och rader du behöver.
4. Du har en budget
Jag ska hålla detta kort och sött: Ark är gratis; Excel är det inte.
Om ditt företags betalning och föredrar Excel, vill du uppenbarligen skjuta upp dem (såvida du inte är i stånd att göra ett tydligt argument för växeln). Men om det inte är så verkar valet så klart.
För diehard Excel-användaren är jag säker på att du har gott om skäl till varför du står vid ditt program - och det är vettigt att hålla sig till det, särskilt om du är i en finans- eller dataanalytikerposition och använder tusentals celler värda av data som bladen bara inte kan hantera så bra.
Men för några av oss är det inte vettigt att använda ett skrivbordsbaserat program i en miljö som blir alltmer samarbete. Det kan göra ditt jobb bara lite lättare - och vem vill inte det?
