Du är samvetsgrann när det gäller e-post. I själva verket försöker du alltid svara inom 24 timmar. Skrapa det - inom ögonblick efter ett inkommande meddelande.
Och oftare inte, det är bra. Men ibland kan skickande av det första e-postmeddelandet komma ihåg - stor tid. Här är några tecken på att du ska gå bort från datorn och komma tillbaka till meddelandet vid ett senare tillfälle.
1. Ditt svar är verkligen långt
Tyvärr är det inte möjligt att diplomatiskt berätta för någon att du tror att han är en idiot. Så om du skriver ett e-postmeddelande som briljant dansar kring det faktum att du föraktar dina medarbetares tankar, kan jag lova dig att e-postmeddelandet grovt översätter till: ”Här är några fluffiga meningar. PS Jag tror att din idé suger. ”
Om du kan skriva vad du tänker i en mening (t.ex. "Jag skulle aldrig ta det här tillvägagångssättet") och ditt e-postmeddelande är fortfarande tre stycken långa, har du problem. Du kanske tycker att det är tillrådligt att ägna ett avsnitt till hur du förstår varför den andra personen kan bli förvirrad, och en annan till hur du vet vad du pratar om, och en tredje till hur din plan är bättre. Men det är egentligen bara fler rader som den andra personen kan läsa fel (eller se igenom).
Försök istället att vara så kortfattad som möjligt. Om du inte håller med någon, är en kort "Jag är inte säker på att vi är på samma sida" eller "Jag hade en annan läsning om det" faktiskt mycket trevligare - och effektivare.
2. Ditt svar är överflödigt med skiljetecken
Om du inte berättar för någon att något är den bästa nyheten du någonsin har hört - och det verkligen är - bör du vara försiktig med ett e-postmeddelande med tonvikt. Om varannan ord är fet eller kursiverad eller i alla kepsar, och skiljetecken är i tre exemplar; den andra personen kommer att anta att din mening är extrem. (I ett tidigare jobb hade jag en klient som skrev alla sina e-postmeddelanden, till och med de vardagliga, i alla kepsar. Personalen hänvisade kärleksfullt till sin korrespondens som lösenanteckningar.)
Men det är inte allt kul och spel. Om dina känslor inte är positiva, kan den andra personen lätt tro att du försöker förmedla ilska - i motsats till att säga, enkel förvirring. Till exempel "Jag är inte säker på vad det betyder ??? !!!!" verkar rent fientligt. Lyckligtvis är fixen här ganska lätt. Att begränsa dig till ett skiljetecken och ingen kursiv ("Jag är inte säker på vad det betyder.") Uttrycker fortfarande att du är oklar om något, men det på ett mycket mer uppmätt sätt.
3. Ditt svar är oklart (även för dig)
Du räknar ner minuter tills arbetsdagen är över. Eller så är du överbelastad av arbete och bara försöker hålla huvudet ovanför vattnet. Oavsett anledning, är du ofokuserad och du har läst e-postmeddelandet som du skriver sex gånger.
Och du kan kontrollera det för en sjunde gång och sedan trycka på skicka. Men om du fortfarande frågar dig själv om den linjen är vettig, är det ett tecken på att nej, det förmodligen inte.
Om du kan komma tillbaka till e-postmeddelandet, säg, efter att du har ätit lunch eller efter det kommande mötet som äventyrar all din energi, vänta. Om du behöver svara ASAP, skicka ett kort svar som lovar att skicka mer information senare. Ofta håller en snabb anteckning som bekräftar mottagandet och låter någon veta att du kommer i kontakt med mer information kommunikationslinjerna öppna - och ger dig andningsutrymme att komponera ditt svar när du har mer bandbredd.
4. Ditt svar innebär att du går utöver dina skyldigheter
Du vet vilka typer av meddelanden som vanligtvis finns i din inkorg. Men ibland kommer något på din väg och du tänker allt från "Hmm, det är konstigt …" till "Vänta, är det mitt jobb?"
Du kanske vill skjuta tillbaka ett snabbt svar av flera skäl. Du kanske inte tycker att frågan är värt din handledares tid. Kanske kommer ett lysande svar att tänka på och du går bara efter det och förstår att det kommer att ses som att ta initiativ.
Till exempel, säg att en klient skickar e-post till dig om ett projekt som ligger utanför din arbetsbelastning. Så du ser att du kan se om du kan hitta svaret, och om inte, skicka henne tillbaka med namnet på personen som hanterar det. Det är bra, eller hur? Tja, inte om det finns en bakre historia som du inte känner till. Även om du hade goda avsikter kan du sätta din medarbetare eller chef på en tuff plats.
Ett bra alternativ är att vidarebefordra e-postmeddelandet till lämplig person i huset med ett erbjudande om hjälp. Det ser ut så här “Arthur från ABC Corporation frågade om jag kunde skicka med din kontaktinformation. Skulle det vara OK? ”Eller, ” Mark frågade om detaljerna i XYZ-projektet. Skulle det vara bra för mig att ansluta honom till dig eller dela vår tidslinje? ”Det kan försena ditt svar, men du vet att du skickar rätt.
Osäker på om ett e-postmeddelande slår rätt not? Ta en paus och komma tillbaka till den.
