Du står i linje med Starbucks. Du är den första som kommer till ett möte. Du vaknar bara.
Vad har alla dessa situationer gemensamt?
Du kontrollerar också din e-post - och stönar över tanken på att behöva gå igenom allt.
Vem tillbringar inte en betydande del av sin tid bort från skrivbordet som hanterar - eller jag skulle säga att försöka hantera - e-post på en telefon? Det är omöjligt att komma ifrån. Men istället för att låta det lilla anmälningsnumret (som blir allt högre och högre) stressa dig ut, kan du helt enkelt ändra hur du hanterar det.
Här är fyra metoder som jag har lärt mig för att hjälpa mig att vara lite mer förnuftig.
1. Låt din telefon läsa meddelanden till dig
För att fullt utnyttja din pendel till och från jobbet, överväga att använda Talkler. Det är en app som läser dina e-postmeddelanden till dig. Och det stannar inte bara där, det gör att du också kan ta bort dem när du går eller svara med inspelningar. Det betyder att du kan hålla båda händerna på ratten (eller hålla tunnelbanestången) och fortfarande vara produktiva på väg till kontoret. Och goda nyheter: Det fungerar på utbytesplattformar såväl som för de flesta företagets e-postleverantörer.
2. Läs och agera genast
Föreställ dig detta: Du står i kö och väntar på kaffe. Så du tittar på din e-post, men sedan, innan du ens kan avsluta läsa, är det din tur att beställa. Sedan tittar du igen medan du väntar på att plocka upp den - varje gång du läser igenom samma ord. Men naturligtvis har du aldrig tid att svara, så du kontrollerar samma e-postmeddelande när du kommer tillbaka till ditt kontor.
Om du läser igenom e-postmeddelanden, om och om igen, sparar du inte någon gång. Istället förutsatt att det inte är brådskande, flyttar jag meddelanden som kräver svar på en mapp som heter "e-postuppgifter." Om den åtgärd som krävs måste hanteras av någon annan i ditt team, vidarebefordrar jag meddelandet till dem just då och där. Och om meddelandet inte kräver någon åtgärd tar jag bort det omedelbart eller arkiverar det. Om du inte har tid för något av stegen ovan - sätt bort din telefon för tillfället.
3. Ställ in filter
Förutom att arkivera allt själv bör du också ta dig tid att skapa ett system som automatiskt filtrerar dina meddelanden i specifika mappar. (Om du behöver hjälp med att komma igång, kolla in detta eller detta). Det finns ingen anledning för dig att manuellt sortera ut hela e-postmeddelanden från brådskande anteckningar när din telefon är redo att agera som din personliga assistent. Jag rekommenderar att du gör det här i allmänhet - det gör verkligen en värld av skillnad på din telefon eftersom du försöker verkligen minimera inkommande e-post.
4. Skapa en dedikerad e-postsignatur
Din mobila e-postsignatur kan vara både en gatekeeper och en syndabock. Att göra det klart att du använder en telefon kommer att hantera den andra personens förväntningar. Den varnar dem för att eventuella skrivfel antagligen är autokorrigerade och att du inte kan skicka en bilaga som bor på skrivbordet.
Det här är inte en ursäkt att skriva "ur" eller "mig 2" - men en förklaring om du gör ett mindre misstag. Du kan gå med det grundläggande, ”Ursäkta alla typfel. Det här är ett snabbt mobilsvar, eller det ännu kortare, "Skickat från min telefon."
Även om du bara börjar använda en av dessa metoder ser du en omedelbar förbättring av hur du reagerar på inkommande e-postmeddelanden. Plötsligt, istället för att känna dig stressad när något annat kommer in i din inkorg, kommer du att kunna fortsätta som normalt med att veta att det finns ett starkt system på plats.
