De senaste månaderna har jag försökt sätta ihop min organisations schema för 2015. Det viktigaste jag var tvungen att göra var att se till att jag visste när alla våra händelser inträffade. Men innan jag kunde skriva in dem i min kalender, var jag först tvungen att få en känsla av vilka händelser jag verkligen behövde planera.
För ideella organisationer är de händelser du är värd de främsta sätten att ditt samhälle kommer att interagera med din organisation. Och så är det viktigt att de representerar dig väl. En snabbt slängd händelse kommer att se det ut - och få det att verka som att din organisation är inkompetent. För att se till att du är värd för bästa möjliga evenemang är det viktigt att du prioriterar dina evenemang och planerar att de ska vara så effektiva som möjligt.
Under de senaste tio plus-åren jag har jobbat för ideella organisationer har jag utvecklat fyra avgörande frågor för att ställa mig själv innan jag bestämmer mig för att planera ett evenemang.
1. Vad behöver vår organisation av det här evenemanget?
I grund och botten, varför överväger du att vara värd för detta evenemang i första hand? Försöker du samla in pengar? Om så är fallet, hur mycket? Försöker du träffa nya anhängare eller skapa nya anslutningar? Om det inte är en insamling, kanske du försöker locka nya kunder eller utbilda de människor som redan är en del av din organisation om ett nytt initiativ.
Om den här händelsen inte gör något åt dig, varför gör du det? Du måste fastställa vilken andel din organisation har i resultatet av händelsen innan du åtar dig tid och resurser till det. Detta hjälper dig också att prioritera händelsen inom ramen för alla dina andra aktiviteter.
2. Vad behöver dina gäster från det här evenemanget?
Även om du bör överväga dina behov först, handlar evenemanget faktiskt om dina gäster. För att du ska nå dina mål (som du skisserade med frågan ovan) måste du locka deltagare att interagera med dig på rätt sätt.
Prata med tidigare och potentiella gäster om vad de tycker om dina evenemang och vad de vill ha i framtiden. Gillar de att känna sig som en "insider" eller bli offentligt erkända för sin generositet? Vissa kan säga att de gillar höga, livliga händelser; andra kanske föredrar en mer mjuk natt. En bonusfördel med denna strategi är att de personer du intervjuar definitivt vill se hur du tog deras råd vid ditt nästa evenemang.
3. Hur ska vi göra detta?
Nu när du har en känsla av vad dina gäster kommer att behöva måste du tänka på hur du kan ge dem vad de vill. Till exempel, om dina gäster behöver en bättre förståelse för ditt program, kanske du bestämmer dig för att få en klient att prata vid evenemanget om hans eller hennes upplevelse med det specifika programmet, eller så visar du en video och distribuerar läsmaterial om din modell. Eller om du har ett stort insamlingsmål och en rolig publik, kanske är en liveauktion vägen att gå.
Eftersom detta bara är en översikt behöver du inte dyka för djupt i detaljerna eller helt engagera dig för något ännu. Men om du inser att du inte har kapacitet att göra ett evenemang som uppfyller behoven hos din organisation och gäster, är det nu dags att ta reda på det. Du behöver inte nödvändigtvis skrapa idén, men den här frågan hjälper dig att ta reda på om du behöver minska eller rekrytera extra hjälp.
4. Hur skiljer sig detta evenemang från andra evenemang?
Det finns inget värre än att gå till samma evenemang två gånger på ett år - och ingenting kan vara dyrare för värden. Om du planerar en lunch, middag och golfutflykt för samma grupp givare på samma år, kan du förvänta dig givartrötthet och minskande avkastning på investeringen. Överväg istället att planera ett stort utblåsningsevenemang för dessa givare och sedan en mindre händelse för dina framtidsutsikter eller bästa frivilliga.
I aktion
För att hjälpa dig komma igång, här är en exempelstrategi för ett evenemang som jag nyligen har satt samman med dessa fyra frågor:
Vad behöver vi?
- Hämta $ 50.000
- Uppgradera fem givare
- Att locka 10 nya givare, tre till $ 5K eller högre
- Presentera en ny kapitalkampanj
Vad behöver gästerna?
- Att känna sig säker på att deras pengar investeras klokt
- En chans att se programmet från första hand
- Motivering att ge mer - utöver biljettpriset
Hur ska vi göra detta?
- Engagera styrelsen för att bjuda in nya givare
- Ställ in lunchpaket före evenemang med nuvarande givare för att uppgradera
- Be en programdeltagare att tala
- Anställ ny designer för inbjudan och program
- Mat dem väl - fundera på att fråga lokala kockar
- Ställ in text-till-ge-kapacitet
- Anställ ett band
- Öka pressstäckningen
Hur är denna händelse annorlunda?
- Vår enda sittande middag
- Endast evenemang riktat till våra stora givare (60-70-talet, mestadels pensionerade, mestadels tidigare eller nuvarande volontärer)
- Endast evenemang som alla styrelseledamöter brukar delta i
- Vanligtvis schemalagd till våren, samtidigt som klientexamen
Arrangemangsplanering kan vara en ansträngande, tidskrävande uppgift - ännu mer om dina evenemang faktiskt uppfyller dina mål. Ställ dig själv dessa fyra frågor, så kommer du att kunna strategisera bättre för dina evenemang och avgöra vilka som verkligen är nödvändiga och värdefulla för din organisation.
