I en tid då produktivitetsappar och multitasking är det nya normala, frågar människor ofta vad min ”hemliga sås” är för att få så mycket gjort. Även om oändliga timmar med hårt arbete kan bygga seghet kan det också leda till utbrändhet - världens mest produktiva arbetare är inte de som arbetar 18 timmars dagar och skryter om det på fredagskvällen.
Om du vill bli en mycket produktiv person, i arbete eller i livet, kan jag bara rekommendera en sak: Lär dig att delegera. Kraften handlar inte bara om avlastningsuppgifter, utan får kraften att välja vad som är - och inte - värt din tid.
Det här epifaniet kom till mig när jag var på college, där användningen av virtuella assistenter tillät mig att lägga ut aspekter av mitt lilla onlineföretag samtidigt som jag tittade på de delar av verksamheten som jag verkligen tyckte om. Jag gjorde en lista över alla saker jag gillade att arbeta med, eller visste att jag behövde göra själv och gav mig resten. Jag var fast!
I själva verket tror jag på det så mycket att jag är grundaren och VD för Zirtual, ett företag som kopplar upptagna människor med virtuella assistenter. Mitt hopp är att - även om delegering verkar skrämmande eller okänd - kommer du snart att upptäcka att det är ett snabbt spår att komma tillbaka till att göra det du älskar mest!
1. Gör saker påtagliga
Ange dina mål, mål och förväntade resultat per dag, vecka, månad och kvartal. Detta ger dig en uppfattning om de utmaningar du och ditt team står inför och i slutändan den övergripande organisationens mål.
Avlastning av din uppgiftslista är mer än bara att lättare din last. Delegation handlar om empowerment, eftersom det ger ditt team en möjlighet att utvecklas som individuella ledare - på samma sätt som det gör att du kan bli en mer påverkande chef.
Precis som i skolan har företaget sina formaliteter: Vissa projekt måste slutföras på specifika sätt. Som en stark ledare kan du behålla samma formalitet utan att betraktas som en mikromanager. Ett alternativ är att schemalägga privata möten varje vecka för att diskutera veckans agenda, mål och framsteg. En annan är att skapa riktlinjer för hur du förväntar dig att det färdiga projektet ska se ut. Medan du definitivt kan inkludera föreslagna steg, låt dina anställda hitta sina egna metoder för att få det gjort.
För chefer som fruktar delegering kommer detta att ge dig en möjlighet att noga övervaka projekt och samtidigt ge ditt team utrymme att hantera sina egna uppgifter.
2. Kom ihåg att delegationen utan förtroende är barnvakt
När du tilldelar en uppgift till en anställd, är det viktigt att lägga tiden på att ställa in honom eller henne för framgång så att man undviker att hantera problem. Människor kommer att möta uppgifternas krav om du ger dem möjlighet att göra det. Om utdelning av en viktig uppgift skrämmer dig (och det kommer att vara om du har personligen arbetat med) börjar du långsamt. Tilldela en del av uppgiften först, eller börja med ett mindre ansvar. När du väl ser att din anställd är kapabel - och det är han eller hon säkert! - kommer du att känna dig mer bekväm att lämna mer.
Släpp idén att du kan göra allt - du kan inte. Ta detta som ett test av ödmjukhet och acceptera det faktum att du inte lyckas hantera ett team utan att ladda. Hantering kallas ofta kontorsbarnpassning, men det är absolut din kontroll, och det första steget att förvandla till en riktig ledare är att tilldela ansvar.
3. Erövra din rädsla
Rädsla för att delegera visar sig på många sätt. Försvagande tankar som "Jag kan göra det bättre själv" eller "Jag kan inte misslyckas" eller "Jag vill inte vara beroende av någon annan" eller "Jag kan inte lita på dem" kommer att hindra din förmåga att göra det korrekt. Acceptans kommer att stärka dig, ge dig sinnesfrid, låta dig vara fri att se den större bilden och förbereda dig för att behärska den.
Det snabbaste sättet att övervinna sådana rädsla är att utvärdera avkastningen. Det är inte om du kan fullföra uppgiften på egen hand eller inte (om du verkligen ville göra det). Men fråga dig själv: Vad är avkastningen på investeringen genom att göra det? Kom ihåg att det är skillnad mellan att du gör det bättre och att du gör det annorlunda. Ofta är den färdiga produkten inte det du skulle ha producerat, men det betyder inte att den inte är lika bra eller effektiv.
Fokusera din personliga energi och uppmärksamhet på högavkastningsuppgifter: strategi, nyanställningar, partnerskap eller organisationsstruktur. Du har nått denna nivå genom att lita på dig själv och andra som litar på dig. Frigör ditt schema för att ta hänsyn till dessa problem på hög nivå genom att tro att dina anställda kommer att få de lågavkastningsuppgifter som du har gjort precis så bra som du skulle ha gjort. Delegation från en chef kan ofta vara en bro för att bygga starkare relationer i teamet, samt bli en möjlighet till mentorskap.
4. Gör delegera en vana
Framgångsrika delegatorer planerar sina uppgifter med ett öga på de saker de kan tilldela andra. Om avlastning känns onaturlig för dig, att ta några nya vanor gör det lättare att identifiera uppgifter du kan dela. Som ett resultat kommer du att bli en bättre chef för ditt team och en mer effektiv och fokuserad ledare.
Till att börja med, om du har människor i stödroller under dig, låt dem göra sina jobb! Om du har en assistent, låt honom hantera administrativa uppgifter genom att ge honom tillgång till din kalender - och ge honom hjälp att hantera den. Eller, om du inte har en människa som hjälper dig med administrativa uppgifter, kolla in alla appar som är specifikt utformade för att hantera din dag och hålla saker organiserade. Till och med processen för att lagra olika mål i olika appar hjälper dig att öva avdelning och låta någon (eller i detta fall något) hjälpa dig.
Avlastning av administrativa uppgifter hjälper dig att hålla fokus på de större målen framöver. Delegatorerna är framgångsrika eftersom de har en tydlig siktlinje och vet hur de bäst kan fördela sin tid.
Som en bra chef är det ditt jobb att leda förändringar och motivera människor på olika sätt. En del av att göra det effektivt är att erbjuda dina anställda nya möjligheter att lära sig och ta på sig större utmaningar. Ditt team kommer att vara nöjda på grund av de ytterligare möjligheterna att växa. Samtidigt har du frigjort mer av din tid för att fokusera på den större bilden av att leda ditt team till en högre produktivitetsnivå.
Så nej, delegation är inte bara förmågan att lossa arbete på någon annan. Det är en möjlighet att maximera produktiviteten för en hel grupp eller system. Det är förmågan att sprida viktiga uppgifter bland en uppsättning händer, plocka och välja de lämpligaste platserna.
