Du har hört samma "beprövade" råd från produktivitetsexperter i flera år. Och jag ska erkänna det - jag har gett och tagit detta råd själv.
Men sanningen är: Mycket av det är en lögn. De flesta av de "bästa" produktivitetsrådgivningarna fungerar inte. Här är varför - och vad man ska göra istället.
1. "Kontrollera inte e-post först på morgonen"
Jag förstår varför detta låter som ett bra tips: Att läsa och svara på e-post kan spåra hela morgonen och sätta dig tillbaka (du vet, när dina 15 minuters granskning av e-postmeddelanden blir 45 - och plötsligt är du sen på jobbet). Men i så många branscher kan det vara svårt att ignorera det som har pågått över natten - även i några timmar. Översättning: Detta tips är helt enkelt inte realistiskt i ditt snabba liv. I själva verket kan det faktiskt orsaka ytterligare ångest innan du ens kommer in på kontoret.
Fixa
Kontrollera e-posten först på morgonen, men svara inte om det tar dig mindre än en minut. Något som kräver ett snabbt "ja" eller "nej" eller som kan vidarebefordras till någon som kan ta hand om det för dig är bra. Men allt som kräver forskning eller ett längre svar är utanför gränserna. Markera det e-postmeddelandet "oläst" och gå tillbaka till det senare när du har mer tid. Bättre ännu, lägg till den i din to-do-lista så att du kommer att se till det senare.
Att bläddra igenom och skumma e-postmeddelanden först på morgonen är en bra användning av tiden även om du inte kan svara direkt. Att låta dem marinera innan de avfyrar ett svar kan vara ovärderligt.
2. "Gör den svåraste uppgiften först"
Visst, detta låter som en rimlig strategi. Men problemet är att ibland kan ditt svåraste att verkligen sätta dig tillbaka tidvis. Det kan vara lätt att komma ifrån om du inte planerar framåt och lägger åt all tid, resurser och energi du behöver för den här uppgiften. Denna strategi kan i slutändan faktiskt tömma dina hopp om en produktiv dag.
Fixa
Istället för att ta itu med din svåraste (dvs tömning) uppgift först, öka ditt förtroende och få ditt momentum igång genom att börja med mindre, enklare steg. De kommer att underlätta dig i ett produktivt läge och säkerställa att du fortsätter att koppla ihop.
Bonus: Överväg att skära det svåra projektet i mindre bit-storlek to-dos som du kan hantera individuellt. Till exempel är "skriva en bok" för skrämmande. Så dela upp den stora uppgiften i mindre som "forskningsidéer", "göra kapitelkonturer" och "kontaktagenter."
3. "Skapa en master-to-do-lista"
Det gör mitt huvud ont.
OK, jag tycker att det är en bra idé att få allt ur huvudet och ner på papper. Men att ha bara en go-to-lista för alla saker du behöver göra är ett stort misstag. Det slutar med att bli riktigt svårt att fokusera och välja uppgifter från en aldrig slutande lista.
Fixa
När du har gjort en mind dump och fått allt ur huvudet, skriv om listan till specifika, handlingsbara uppgifter. Gå sedan ett steg längre och dela listorna upp i en arbetslista, hemlistan, sidoprojektlistan och så vidare.
På så sätt kommer ditt sinne att vara klart när du tittar på den listan, och du behöver inte vada igenom annat ljud som "plocka upp födelsedagspresent till mormor" när du försöker slutföra ett pressmeddelande på jobbet. Du kommer till mormors gåva - när du är redo att ta itu med ditt hem och ditt liv. Att hålla listorna åtskilda hjälper dig att vara laserfokuserad på vad som verkligen behöver göras först.
4. “Stoppa multitasking”
Ja, jag är skyldig till att ge detta råd ganska ofta - men det är inte helt korrekt. Jag har träffat många människor som säger att de är mästare i multitaskare och kan jonglera många projekt på en gång. Jag får det: Jag är en av dem.
Faktum är att stress faktiskt kan få dig att bli mer produktiv. Har du till exempel någonsin lagt märke till hur, om du vet att du behöver göra en viss mängd saker på kort tid, kommer du att räkna ut ett sätt att göra det? Även om det betyder att göra två saker på en gång!
Fixa
Var selektiv. Till exempel är pendling en bra tid att komma ikapp med din favorit podcast. Jag gillar att gå och samtidigt lära mig hur man blir en bättre entreprenör, ta reda på vem som verkligen dödade Hae Min Lee (hej, seriell !) Eller hör hur man nätverkar som en superstjärna.
Visst, det här är tekniskt att göra två uppgifter på en gång, men jag behöver inte samma resurser för att göra båda. Betydelse, promenader och lyssnande är ett produktivt sätt att multitask eftersom dessa två uppgifter kompletterar varandra. Alternativt är något som att prata i telefon och skriva e-post inte ett bra multitasking-par eftersom det bara är för svårt att dela din hjärna mellan dessa två saker.
Kom ihåg, bara för att något utses som "det bästa rådet runt" betyder inte att det är det bästa rådet för dig. Så känn dig fri att flöda dessa bästa metoder för produktivitet och prova alternativen ovan.
