För de flesta arbetar man med tekniskt stöd i närheten av tandvård på en lista med roliga saker att göra. Tro det eller inte, ringa eller chatta med teknisk support för ett datorproblem behöver inte förstöra din dag.
Idéerna bakom dessa tips gäller utanför datorns värld, så gärna höra dem när din smartphone slutar kontrollera e-post eller din DVR sitter fast på en kanal.
Jag kan inte lova att upplevelsen blir roligt, men det finns flera saker du kan göra för att hjälpa dig att prata med teknisk support mindre smärtsamt för dig än det kan ha varit tidigare.
Förbered dig innan du ringer eller chattar
Innan du hämtar telefonen eller börjar skriva i den chattrutan, se till att du är beredd att förklara ditt problem. Ju bättre förberedd du är, ju mindre tid du spenderar att prata med teknisk support.
De exakta sakerna du bör ha redo varierar beroende på ditt problem men här är flera att tänka på:
- Om du har ett felmeddelande: Vad är det exakt felmeddelande på skärmen?
- Om du inte har ett felmeddelande: Vad exakt gör din dator ' Det fungerar inte bara ' kommer inte att skära den.
- tidslinje: När började problemet hända?
- Sammanhang: Hade något annat hänt samtidigt startade problemet? (t.ex. en blå skärm av död, rök som kommer från datorn, virusvarning etc.)
- Felsökning: Vad har du redan gjort för att felsöka problemet?
- utvecklingen: Har problemet förändrats sedan det började hända (t ex stängs datorn av vanligare, felmeddelandet visas vid en annan tid nu etc.)
Jag rekommenderar att du skriver ner allt detta innan begära tekniskt stöd.
Kommunicera klart
Att arbeta med tekniskt stöd handlar om kommunikation. Hela orsaken till ditt samtal är att kommunicera med supportpersonen vad problemet är och för att kommunicera tillbaka till dig vad du behöver göra (eller de behöver göra) för att åtgärda ditt problem.
Personen i den andra änden av telefonen kan vara 10 miles away eller 10 000 miles away. Han eller hon kan vara från samma del av ditt land eller från en del av ett land du inte ens visste existerat. Med det sagt kommer du att förhindra mycket obehaglig förvirring och frustration om du talar långsamt och formulerar ordentligt.
Se också till att du ringer från ett lugnt område. En skällande hund eller skrikande barn är osannolikt att förbättra sig på eventuella kommunikationsproblem som du kanske redan har.
Om du chattar, se till att du använder fullständiga meningar och undviker fångstfraser, textningsspråk och överdrivna uttryckssymboler.
Var noggrann och specifik
Jag berörde lite här i Förbered dig innan du ringer eller chattar tips ovan, men behovet av att vara noggrann och specifik kräver sitt eget avsnitt! Du kan vara väl medveten om de problem som datorn har haft men tekniken är inte stödjande. Du måste berätta hela historien så mycket som möjligt.
Till exempel säger "Min dator slutar fungera" säger ingenting alls. Det finns miljoner sätt att en dator kanske inte "fungerar" och sätten att åtgärda dessa problem varierar enormt. Jag rekommenderar alltid att gå igenom, i detalj, processen som producerar problemet.
Om datorn inte tänds, kan du till exempel beskriva problemet för teknisk support så här:
"Jag slår på strömbrytaren på min dator och ett grönt ljus kommer på framsidan av min dator och på min bildskärm. En del text visas på skärmen i bara en sekund och så stänger hela saken. Skärmen stannar men alla lamporna på framsidan av min datorhölje stängs av. Om jag slår på den igen, händer detsamma om och om igen. "
Upprepa detaljerna
Ett annat sätt att undvika förvirring när man kommunicerar är genom att upprepa vad den person du pratar med säger.
Till exempel, låt oss säga att teknisk support rekommenderar dig att "Klicka på x, klicka sedan på y och välj sedan z." Du bör upprepa "Okej, jag klickade på x, då klickade jag på y, då valde jag z." På detta sätt är tekniskt stöd säkert att du har genomfört stegen som du frågat och du är övertygad om att du helt förstod vad du frågade om.
Svara "Okej, det gjorde jag" bekräftar inte att du förstod varandra. Upprepa detaljerna hjälper till att undvika mycket förvirring, särskilt om det finns ett språkbarriär.
Bli inte emotionell
Ingen gillar dataproblem. De frustrer mig till och med. Att få känslomässigt löser emellertid absolut ingenting. Alla får emotionella gör förlänger den tid du behöver prata med tekniskt stöd som kommer att frustrera dig ännu mer.
Försök att komma ihåg att personen du pratar med i telefonen inte har utformat hårdvaran eller programmerar programvaran som ger dig problem. Han eller hon har anställts för att hjälpa dig att lösa ditt problem baserat på informationen som ges av företaget och från dig.
Du har bara kontroll över den information du tillhandahåller så att din bästa insats är att ta en titt på några tips ovan och försöka kommunicera så tydligt som möjligt.
Få ett "biljettnummer"
Det kan kallas ett problemnummer, referensnummer, incidentnummer etc. men varje modern teknisk supportgrupp, oavsett om det är över hallen eller över hela världen, använder någon form av biljetthanteringssystem för att spåra problemen som de får från deras kunder och kunder.
Teknisk supportrepresentant bör logga in detaljerna i ditt samtal i biljetten så att nästa person du pratar med kan hämta rätt där du slutade på det här samtalet, förutsatt att du behöver ringa igen.
Det enda värre än att ringa teknisk support …
… ringer tekniskt stöd två gånger.
Ett säkert sätt att behöva teknisk support för en andra gång är om problemet inte blev löst vid ditt första samtal. Med andra ord, läs ovanstående tips igen innan du hämtar telefonen!
Om du är beväpnad med denna information innan du gör det första samtalet för att stödja, går chansen att branschen kallar "första upplösning" gå upp. Det är bra för företagets bottom line och verkligen bra för din sanity!
