Du är helt överbelastad - det finns inga ifs, ands eller buts om det. Och trots att du vet att din to-do-lista är full av saker som kräver din uppmärksamhet och handling, är du frusen. Du har så mycket att göra, du känner dig bara förlamad.
Vi har alla varit där. Att hantera en platta som är alldeles för full är inte kul. Men även om din första lutning kan vara att gå mot soffan och krulla upp för en lång tupplur, vet du att det inte nödvändigtvis är den mest effektiva strategin för att hantera din arbetsbelastning.
Istället måste du ta ett djupt andetag, tugga några muggar varmt, starkt kaffe och komma på jobbet. Så här bäst vänder du dig igenom den skrämmande uppgiftslistan - kategoriserad efter exakt vad du behöver göra.
1. När du är skrämd av ett stort projekt
Det finns det stora uppdraget som har hängt på listan i veckor - OK, en månad . Varje dag har du de bästa avsikterna att äntligen komma igång med det. Men gång på gång skjuter du upp den mot brännaren.
Du säger själv att det är för att du har mer tidskrävande saker du behöver hantera (hej, du försöker bara prioritera!). Men du lurar inte någon - du fortsätter att driva det projektet helt enkelt för att det verkar så skrämmande och överväldigande, du har ingen aning om var du ens kan komma igång. Och nu är denna tidsfrist snart på väg.
Ja, de enorma uppdragen räcker för att inspirera till mycket stress och panik - men det betyder inte att de är omöjliga. Istället, när ett enormt projekt tar större delen av utrymmet på din tallrik och din to-do-lista, är ditt bästa alternativ att ta itu med det med lite strategi.
Detta innebär att du ska dela upp det stora projektet i mindre, mer handlingsbara minimilstolpar - snarare än att bara skriva "fullständigt humongöst projekt" på din checklista. Med den här metoden kan du identifiera mer hanterbara åtgärdsobjekt inom det enorma uppdraget som behöver utföras, vilket ger dig en lättföljd färdplan du kan använda för att hålla dig på rätt spår.
Dessutom ger dessa bitar med små bitar dig möjligheter att fira dina mindre prestationer och framgångar - snarare än att bara ta en paus och en paus för din lyckliga dans när hela projektet är klart. Och som forskning förklarar i konceptet om framstegsprincipen är det tillräckligt med att ta steg framåt i meningsfullt arbete för att öka vårt humör, våra uppfattningar om vår karriär och - naturligtvis - vår produktivitet!
2. När du är överväldigad av små lösa ändar
Ibland är det inte ett skrämmande projekt som får dig att känna dig stressad och överbelastad. Istället är det ett gäng små saker som bara fortsätter att staplas upp. E-postmeddelanden som måste besvaras, telefonsamtal som måste göras, saker som måste följas upp - för varje sak du stänger av läggs 10 saker till.
Denna ständiga barrage av små uppgifter kan vara både distraherande och nedslående. Och även om det är ett drastiskt annorlunda scenario från det stora, överväldigande uppdraget, ger det ett liknande problem: Hur kan du veta var du ska börja? När alla dessa bränder måste släppas (och snart!), Var ska du först fokusera din uppmärksamhet?
När din dags sylt fylld med små lösa ändar som måste bindas upp, är det dags att ta en sida från Nikes bok och "bara göra det." Välj ett specifikt objekt, ta itu med det, korsa det från din lista och gå vidare till Nästa.
Det trevliga med de mindre to-doserna är att de inte är otroligt tidskrävande, så att du kan gå igenom dem ganska snabbt. Och tack vare lite något som heter Zeigarnik Effect, när du faktiskt får bollen att rulla på de lösa ändarna, känner du så mycket mer inspirerad att driva framåt och avsluta dem.
Så även om strategi och detaljerad planering vanligtvis är till hjälp, är det ibland bättre att bara hoppa in och hugga bort vad du kan - särskilt när allt på din lista är lika tidskrävande.
3. När du hanterar en blandning av båda
Låt oss säga att din lista består av båda dessa typer av saker. Sen då? Bör du försöka göra några framsteg med det stora projektet innan du tar hand om några mindre objekt? Eller bör du få de lösa ändarna ur vägen så att du kan kanalisera ditt fokus på det stora uppdraget en gång för alla - utan att bli distraherad? Vilken metod är bäst?
När du befinner dig i den här situationen måste du lita på det åldriga prioriteringsbegreppet. Det är enkelt: Du bör komma igång med vad som behövs för att få gjort så snart som möjligt.
Jag rekommenderar att du börjar med att beskriva dina "minimilstolpar" för det stora projektet, så att du har en uppfattning om vilka mindre actionobjekt som krävs av dig - och när de behöver göras av. Ta sedan dig en överstrykningspenna och dra ut de sakerna på din att-lista som du bör fokusera på först. Till exempel kanske du måste svara på några e-postmeddelanden och sedan ta hand om det första steget för det större uppdraget.
Jag vet, detta koncept verkar nästan smärtsamt rakt. Men om du faktiskt går igenom processen med att lyfta fram var du ska komma igång kommer det att göra det lättare för dig att se var du borde fokusera din tid och uppmärksamhet omedelbart - snarare än att vandra meningslöst genom en rörelse av överväldigande uppgifter.
Vi har alla upplevt dessa ögonblick med ren panik när vi känner att vi har staplat för mycket på våra tallrikar - och det är verkligen bara roligt vid en buffé eller Thanksgiving-middag.
Lyckligtvis finns det några handlingsbara tips och strategier du kan använda för att piska dig i form och börja göra några betydande framsteg på den till synes oändliga listan över din. Testa dessa och låt mig sedan veta på Twitter hur de fungerar för dig - naturligtvis när du har samlat in din uppgiftslista för dagen.
