Oavsett om du försöker imponera på din nya chef eller skjuta för en kampanj, kan det vara svårt att säga nej till mer arbete. När allt kommer omkring, vill du att alla ska se din hårt arbetande, utmanande accepterande, upp-för-något attityd. Tyvärr kommer varje nytt projekt som du accepterar att ta på sig med en kommande tidsfrist - och innan du vet ordet av det kan du knappt hålla huvudet ovanför vattnet.
När du känner för att projekt börjar glida genom sprickorna eller om du bara inte kan ge ditt bästa eftersom du är spridd för tunn, ta dig lite tid att ta itu med situationen innan din to-do-lista blir bäst av dig. Här är några sätt att ta itu med en överväldigande arbetsbelastning och komma tillbaka på rätt spår.
1. Skapa ett schema
Håll ett huvudschema över alla dina slutliga tidsfrister genom att ställa in en kalender på iCal eller Google Kalender eller använda en trevlig planerare (jag älskar inställningen av Moleskines veckoböcker). Att se allt på ett ställe kan hjälpa dig att prioritera din tid eftersom du vet exakt vad som kommer upp, dagar och veckor i förväg.
Men stanna inte där - tricket för att organisera din tid är att dela upp dina projekt i minimål som blir lättare att uppnå. Små, uppnåeliga mål hjälper dig att byta genom tuffa projekt och hålla dig på rätt spår.
Till exempel, att planera ett stort arbetsevenemang kräver att du samordnar ett antal grupper, både inom och utanför kontoret. Istället för att ställa in en stor tidsfrist på händelsedatumet, schemalägg det ut till mindre uppgifter under veckorna fram till evenemanget, som att se till att din restaurang har din meny, slutföra rätt antal deltagare och korrektur och trycka utdelningar. Att uppfylla dessa minimål på vägen kommer att se till att ingenting lämnas till sista minuten.
2. Var försiktig
Att ställa in ditt masterschema är bara halva striden - den andra hälften använder det faktiskt. Om du inte har för vana att kontrollera din kalender dagligen, kanske du behöver ett litet tryck i rätt riktning, så när du har ställt in tidsfrister för dig själv, kan du också ställa in några varningar. En pop-up på din dator eller telefon kan vara en snabb påminnelse om vad som dyker upp (kolla in appar som 2Do, Wunderlist och Todoist), eller, om du använder en pappersplanerare, ställer in visuella varningar med Post-Its påminner dig av vad som händer under veckan framöver.
Dessa varningar kan innehålla kontrollpunkter för stora tidsfrister (t.ex. på halvvägs till projektets förfallodatum kan du ställa in ett larm för att se till att du ber din handledare om att granska ett utkast till din rapport) eller bara allmänna dagliga påminnelser (till exempel att ställa in varningar för måndagar och onsdagar, så att du kan se till att du är på rätt spår innan du går slut i slutet av arbetsveckan).
3. Organisera det
När du arbetar på flera projekt samtidigt kan din inkorg snabbt explodera till en överväldigande röra med information. Och även om du inte kan stoppa flödet av e-postmeddelanden som kommer in, kan du åtminstone hålla dina uppgifter organiserade och separerade.
Prova att lägga till mappar och färgkodning i din inkorg för att hjälpa dig hitta viktig information när du behöver den. Skapa till exempel en separat mapp för varje specifik uppgift du arbetar med, så att du enkelt kan söka efter konversationer eller filer du behöver.
För att gå ett steg längre kan du till och med ställa in en regel i Outlook för att skicka e-post från vissa adresser eller med vissa fraser i ämnesraden till de angivna mapparna du har skapat. Gmail gör samma sak om du ställer in ett filter. Endera metoden gör att du kan sortera din inkorg, så att du inte behöver spendera värdefull tid med att sila genom röran!
4. Få lite saker ur vägen
Har du ansvar för repetitiva rapporter eller kalkylblad som måste gå ut varje vecka eller månad? För att spara dig tid och energi (och frigöra värdefullt utrymme på din redan trånga to-do-lista), skapa en mall för varje rapport istället för att börja från början varje gång.
Få du ständigt e-postmeddelanden som ställer liknande frågor? Skapa konserverade svar i Gmail eller förvara ett Word-dokument på skrivbordet med svar på vanliga problem (t.ex. hur du använder din FTP-webbplats, vem du ska kontakta för kundservice eller datum för kommande mässor). Att ha något du enkelt kan klippa och klistra in från kommer att göra det svårt att besvara rutinmässig e-post.
Att göra små saker tidigt och göra det så strömlinjeformat som möjligt ger dig mer utrymme att arbeta med komplexa projekt.
5. Håll dig uppdaterad
Avsätt några minuter innan du åker på kvällen för att titta tillbaka på ditt schema och uppdatera det med dina dagliga framsteg (till och med att bara göra detta varje vecka är en stor hjälp!). Avslutade inte helt en uppgift? Flytta den till nästa dag eller nästa tidsblock du har planerat för det specifika projektet. Det hjälper också att ha lite ledig tid planerad in varje dag (eller till och med bara en gång i veckan), vilket gör att du kan vara mer flexibel om du inte uppfyller ett minimål och behöver ordna om ditt schema.
Att hålla koll på vad du får gjort varje dag kan inte bara hjälpa dig från att bli överväldigad, det kan också hjälpa dig att mäta hur mycket tid du verkligen behöver för ett visst projekt eller en uppgift. Och att veta det, kommer du att identifiera exakt hur mycket du kan ta på dig i framtiden!
6. Prata om delning
Om du börjar inse att några av dina minimål inte görs eftersom det inte finns tillräckligt med tid, eftersom andra projekt prioriterar eller för att nya ansvar fortsätter att landa på skrivbordet, kan det vara dags att prata med din handledare om omfördelning av ditt arbete.
Detta är en annan anledning till att ha ett detaljerat schema över dina projekt som planeras dag och vecka är avgörande: Om du har en klar uppfattning om vad som måste göras och inom vilken tidsram, kan din chef enkelt se vad som finns på din tallrik. Sedan kan du tillsammans bestämma vad som är viktigast att stanna på din omedelbara uppgiftslista och vad som kan skjutas tillbaka eller delegeras till någon annan.
Ja, det kan vara svårt att släppa taget, men det är alltid viktigare att dela arbetsbelastningen med resten av ditt team och göra dina tidsfrister än att försöka bevisa att du kan hantera allt och inte riktigt komma dit.
Slutligen, när du börjar känna att du tappar det, ta ett stort andetag. Kom ihåg att kontroll handlar om att hålla dig själv organiserad och vara ärlig om vad du kan hantera.
