För några veckor sedan diskuterade min vän och jag vår delade förakt för möten och hon sa: ”Jag känner bara att vi har samma konversation om och om igen. När de inte har gjort rätt kan de vara sådana tidsbrännare. ”
Jag kunde inte hålla mer med. Vid tidigare jobb, när en kalenderinbjudan skulle dyka upp i min inkorg, sände jag ofta ett högt suck (vilket alltid är bra i en öppen kontorsmiljö). Sedan skulle jag spendera dyrbar tid på att försöka ta reda på hur man undviker att acceptera det.
Jag säger inte att alla möten är värdelösa. En del är absolut nödvändiga. Och ibland är de bara det enda sättet att få saker att göra. Men jag tror också att det finns utrymme för oss att bli otroligt effektivare genom att ställa oss själva dessa tre frågor före var och en.
1. Vem behöver vara här?
Tips: Förmodligen inte så många människor som du tror. Det är nyckeln att vara medveten om vem du ber om att vara där så att du kan garantera att det är så produktivt och meningsfullt som möjligt för alla parter. Ingen ska lämna tanken, "Det var ett kolossalt slöseri med min tid."
Eftersom den känslan inte är bra för individen, gruppen eller företaget. Föreställ dig allt arbete som skulle kunna göras om du bara hade fyra personer i rummet istället för 10. För en 60-minuters tidslucka är det sex timmar till som du kan spendera arbete.
Låt oss till exempel säga att du brainstormar om företagets nya logotyp. Grafikdesignern är där för att säkerställa att han förstår visionen. Varumärkesdirektören är där för att säkerställa att den följer företagets riktlinjer. Men behöver du HR-chefen där för att hon lägger logotypen på varje jobbjobb? Nej. När det är klart kan du be henne byta ut det gamla för det nya. För nu, lämna henne vara - hon har arbete att göra!
Om du inte är arrangören bör du bedöma om din närvaro är nödvändig eller inte. Ibland inbjuder kollegor dig helt enkelt för att de tror att du vill vara där. Men du kan avslå om du tycker att det är lämpligt (dvs. om du inte har någon aning om vad du skulle bidra med eller om du bara är överväldigt upptagen).
I situationer som detta säger jag något som: ”Hej där. Jag tror kommer att kunna hantera detta på egen hand. Om det finns ett specifikt skäl till att du vill att jag ska vara närvarande, låt mig veta! ”
Och sedan ta den fria timmen och komma tillbaka till malningen.
2. Vad är målen?
Vad exakt försöker du åstadkomma? Att identifiera målen i förväg är avgörande. Det kan hålla dig i uppdrag och hjälpa till att forma hela konversationen. Annars kan du sitta där och prata i 45 minuter om hur Leonard alltid surrar den Titanic temasången. (Hämtar mig varje gång också. Släpp aldrig, Jack!)
"En effektiv agenda agerar tydliga förväntningar på vad som måste hända före och under ett möte, " förklarar Roger Schwarz, författare till Smart Leaders, Smarter Team: How You and Your Team Get Unstuck to get Results.
”Det hjälper teammedlemmar att förbereda sig, fördelar tid klokt, snabbt får alla om samma ämne och identifierar när diskussionen är klar. Om problem fortfarande uppstår under mötet ökar en väl utformad dagordning lagets förmåga att effektivt och snabbt ta itu med dem, säger Schwarz.
Du kanske bara vill att alla ska tillhandahålla statusuppdateringar för högsta prioriterade projekt. Eller måste du fatta ett beslut - idag - om vilken kontohanterare som kommer att tilldelas en enorm ny kund.
Ta reda på din destination och komma dit. (Och det är också bra om du delar dina planer med resten av de deltagande så att de vet vad de kan förvänta sig och om det finns något de behöver göra i förväg.)
Och här är ett tips: Om du inte kan svara på en anledning att träffa, vänligen, av kärlek till alla saker choklad, avbryt den .
3. Vad behöver jag förbereda?
En tidigare kollega av mig brukade blockera tid för att göra sig redo för möten med andra människor, och jag skulle alltid undra varför. Och sedan deltog jag i ett gäng där jag antingen helt glömde vad vi diskuterade förra gången och var tvungen att göra en sammanfattning, eller så slutade jag (pinsamt) inte en åtgärd. I alla dessa fall slutade vi med att lägga mer tid på våra scheman.
För att se till att detta inte händer måste du dyka upp förberedd. Kanske granskar det anteckningarna från förra veckans session så det är färskt i ditt sinne. Eller kanske gör det en lista med samtalspunkter och svar du behöver. Vad det än är, gör dig tid att göra det. Det kommer att betala sig stor tid.
Som ett exempel övervakar jag min avdelnings gruppundervisningsprogram och jag arbetar hårt för att uppgradera det. Om två veckor ska jag ha min en-mot-en med min handledare för att diskutera mina förslag. Jag har samlat feedback från eleverna och sammanställt mina tankar, och nästa steg är att plotta strukturen och tidslinjen på papper.
Om jag närmar sig henne tomhänt, kommer vi förmodligen bara att spendera tiden på att studsa idéer av varandra, vilket inte nödvändigtvis är dåligt , i sig, men inte heller hjälper mig att gå framåt.
Jag lovar dig - jag tycker om att arbeta med människor. Men en av mina viktigaste husdjur är ineffektivitet, särskilt när det är lätt att förhindra. Om ditt schema ser lite för fullt ut, eller om du varje gång du träffar har flashbacks att vänta på att klockan ska ringa på gymnasiet, kan det vara dags att ta ett steg tillbaka och börja ställa dig själv dessa frågor.
Och hej - om du har fler frågor som detta som du ställer dig själv, låt mig veta vad de är på Twitter!
