Du är överbelastad med arbete när du anländer till kontoret på måndag morgon. Du skruvar ut projekt och svarar på oändliga e-postmeddelanden, och innan du vet ordet av det är det klockan 7 och du har knappt tagit en tand i din to-do-lista.
Men så kommer fredagen och du reser. Du tillbringade den tidigare delen av veckan på att stressa och rusa för att avsluta uppgifterna, bara för att tillbringa resten av veckan på att tumla tummen.
Så, vad kan du göra för att jämna ut din arbetsbelastning? Börja med att ställa dig själv dessa tre frågor:
1. Vem sätter trycket på dig för att få allt gjort i ögonblicket ?
Alla har tidsfrister - men hur många av dessa tidsfrister sätter du på dig själv och hur många påläggs du av någon annan?
Om du inser att du är anledningen, bör du hoppa till fråga två. Men…
Om det är din chef
Din chef kan förvänta sig vissa uppdrag från dig vid vissa tidpunkter och vara medveten om att dessa tidsfrister skapar ojämnheter i ditt arbetsflöde. Och även om du kanske rapporterar till någon som inte bryr sig om hur deras val påverkar dig, hoppas jag att det inte är fallet.
Hursomhelst, du vet inte förrän du tar upp det. Hitta tid att sitta ner med din chef - helst när de inte är överväldiga - och diskutera vilka tidsfrister som är viktigast att uppfylla och vilka de kan överväga att flytta runt eller förlänga. (Tips: dessa e-postmallar kan hjälpa dig att komma igång konversationen.)
Om det är din bransch
Men ibland är det bara den bransch du befinner dig i som är problemet. Vissa jobb körs på sprintplaner, andra arbetar runt obekväma tidsfrister. Om du är nöjd med den roll du är i, kanske du helt enkelt måste acceptera att det är så det fungerar.
Det finns emellertid små saker du kan göra som gör att det känns mindre överväldigande (men mer om det senare).
2. Behandlar du brådskande uppgifter med brådska?
Vi gör detta hela tiden - ett e-postmeddelande kommer in som vi känner oss skyldiga att reagera på omedelbart, eller så slår chefen ut ett annat projekt och vi antar att vi borde börja den dagen, eller så begär en klient ett möte just eftermiddagen.
Ibland är dessa situationer akuta. Men andra gånger behandlar du dem så långt ur vana. Så ta ett djupt andetag nästa gång du befinner dig i en av dessa situationer, skapa en lista över allt du behöver göra och prioritera det som nu eller senare . Om du är osäker, be antingen om en tidsfrist eller om det är OK att trycka tillbaka den. (Spoiler: Folk är mer benägna att säga "ja, naturligtvis" om du förklarar varför.)
Åh, och om du fortfarande kämpar för att prioritera uppgifter kan dessa to-do-liststrategier hjälpa.
3. Kan du spendera långsamma dagar på att komma framåt?
Bara för att alla dina tidsfrister delas in i ett par dagar betyder det inte att du måste slutföra dem samtidigt. Dra fördel av dina långsammare dagar genom att arbeta framåt. Det kan vara så enkelt som att beskriva en rapport så att allt du behöver göra är att fylla i ämnen senare. Eller spendera fredagen på att utarbeta e-postmeddelanden som du normalt skickar på en måndag och schemalägga dem (med hjälp av ett verktyg som Boomerang) för att gå ut vid rätt tidpunkt.
Kan du inte gå vidare på långsamma dagar eftersom det saknas bitar, du behöver logga ut från din chef, eller väntar du på en kollegas redigeringar? Överväg att använda den tiden istället för att bli organiserad och förberedd för de hektiska dagarna.
Rengör ditt skrivbord, ställa in din uppgiftslista för följande vecka (prova den här mallen), läs branschartiklar som du aldrig har tid att läsa, eller kanske till och med bara koppla av genom att äta lunch borta från skrivbordet eller ta kaffe med en kollega - vad som krävs för att se till att du blir ditt bästa jag när stressen slår igen.
Det känns inte alltid rättvist att vissa dagar håller dig på kontoret sent medan andra lämnar dig undrar varför du är alls, men ibland är det bara verkligheten. Men om du utnyttjar den mesta tiden du har, finns det ingen anledning till att allt inte blir gjort när det måste göras.
