Tyvärr kommer dina uppgiftslistor inte att vara noll till förrän dagen du dör. Så om du har tänkt att du bara når produktivitetsnirvana när dina listor är tomma och din kalender är en öppen duk, ja, det kommer sannolikt inte att hända - åtminstone så länge du har ett jobb, en familj, vänner och ett liv att hantera.
Om du är som de flesta har du ganska tjocka listor över saker att göra, tillsammans med en nästan konstant översvämning av nya doser och en överväldigande känsla av att allt behöver göras nu .
Många människor försöker ta itu med sitt berg med personliga uppgifter genom att sortera dem efter prioritering och börja på toppen. Verkar logiskt - men de har faktiskt fått det bakåt. I verkligheten, innan du funderar på prioriteringar, finns det tre faktorer du måste tänka på, eftersom de faktiskt begränsar dina val om vad du borde (och till och med kan) göra nästa.
Så om du känner dig överväldigad och inte är säker på var du ska börja - ställ dina "toppprioritetslistor" åt sidan, överväg dessa tre faktorer och använd dem för att hjälpa dig att sortera ditt överskott av alternativ i en mer hanterbar uppsättning val.
Begränsning nr 1: Kontext
Om du inte är på rätt plats, inte har rätt verktyg eller inte står framför rätt person som krävs för att vidta åtgärder, kan du inte vidta åtgärder. Tänk på det - någonsin varit på jobbet, i ett möte och plötsligt minns att du måste köpa schampo? Om du inte lämnar det mötet, "köp schampo" inte händer i det ögonblicket. Det hör till en lista som heter "Errands" för när du är ute och går. (Om du inte är som min man som tror att schampotiden kan förlängas evigt genom att skjuta vatten i det och späda ner det när det är nära tomt.)
Kontext kommer alltid att vara din första begränsning. Du kan verkligen ändra ditt sammanhang, för att komma till rätt plats, verktyg eller person för att vidta åtgärder som just kom till minnet. Men om du inte gör det, begränsas dina val först av den faktorn.
David Allens metod för att få saker gjord föreslår att du primärt sorterar din to-do-lista efter sammanhang, till exempel @Computer, @Home, @Errands. Detta sparar tid genom att förhindra dig från att slogga igenom val du inte ens kan göra - eftersom du inte är i rätt sammanhang.
Begränsning nr 2: Tillgänglig tid
Den andra faktorn som spelar in är hur mycket tid du har. Om du har ett stort projekt att arbeta med, men du måste studsa till ditt nästa möte eller hämta dina barn på tio minuter är det förmodligen inte någon bra användning av din ansträngning att starta det. Det kan ta dig så lång tid bara för att komma in i rytmen innan du måste lossa.
Så när tiden är en faktor, leta efter val som matchar din tillgängliga tid. Kanske på de tio minuterna är det bästa inte för dig att gå och kolla din inkorg och halvläsa ett gäng e-postmeddelanden som du måste läsa om ändå. Kanske i stället kommer du att ha mer nytta av att gå ut och andas lite frisk luft, eller ringa det snabba samtalet där du vet att du får någons röstbrevlåda.
Begränsning nr 3: Resurser
Den tredje faktorn att tänka på är hur din energi är. Jag vet inte om dig, men fredag eftermiddag efter en lång, upptagen arbetsvecka är inte tiden att dyka in i något som kommer att behöva mycket mental bandbredd. Istället gör jag val som matchar hur min mentala och fysiska energi är. För att inte säga att det inte finns tillfällen jag behöver bara "buck up" och komma in där ändå, men jag gillar att vara medveten om vad jag väljer och matcha det till när jag tror att jag ska ta med mitt bästa jag, när som helst Jag kan.
Att dra in prioriteringar
Vi sa i början att avsätta "prioritering" - men nu är det här det kommer tillbaka. Även om kontext, tidstillgänglighet och resurser begränsar dina val om vilken dos du ska ta itu med nästa, är de fortfarande inte tillräckligt för att hjälpa dig att avgöra vilket som ger dig mest värde. Det är här prioritet lyser - det blir din strategi.
Om du tänker att att besluta baserat på prioritering innebär att du måste ha ditt liv och ditt arbete "helt räknat", så gör jag det lättare för dig. Du behöver bara veta vad du har åtagit dig - helt. Först ska du fånga in listor över allt du har gjort ett avtal, skulle, skulle eller bör om, personligen och professionellt, så att du litar på att du fattar ett beslut mot hela inventeringen av det du har åtagit dig.
Ställ sedan dessa två enkla prioriterade frågor:
Ofta kommer du att inse att hälften av de projekt och uppgifter du tog på inte realistiskt kan bli klar under den tid du har, och det finns heller inget värde i att ta dem nu, eller liten risk att parkera dem i framtiden. Den här typen av saker går på en "Someday kanske" -lista för mig. Jag har inte gett upp idén - jag säger bara, "inte nu."
Försök att ställa dessa två frågor på nästa e-postmeddelande som du får som ber dig att göra något. Eller nästa bok som du berättar för dig själv att du bör läsa. Eller nästa möte du blir ombedd att delta. Det kan bara hjälpa dig att vattna igenom dina val med enklare sinnen, att veta att du bara kan göra så mycket och att du gör de bästa valen du kan.
