Du har en anställd som älskar att kliva upp på plattan. Han analyserar situationer och har alltid idéer till nästa steg.
Det låter ganska perfekt - och det är det - såvida inte din anställds tillvägagångssätt regelbundet kräver några (större) finjusteringar.
I en tidigare roll var jag ansvarig för att hantera volontärer - inklusive någon som, trots de bästa avsikterna, ofta föreslog svårvärdiga handlingsplaner. Julia (inte hennes riktiga namn) skulle hävda att vi borde fortsätta att misslyckas med strategier för att se om tidvattnet skulle vända; tillämpa samma idé i en varierad skiffer av situationer, eftersom den fungerade en gång; eller konfrontera någon som svarade bättre på diplomati för att vara enkel. Och eftersom hon brydde sig om arbetet, kände hon starkt av att följa sina instinkter.
Det unika med att vara en volontärchef är att du inte bara kan säga: "Det är inte så det görs här runt." Trots allt arbetar du med människor som donerar sin tid. Så du måste hitta ett sätt att vägleda dem mot ett framgångsrikt resultat, utan att vara en uppdragsgivare.
Baserat på den erfarenheten, här är en trestegsplan för alla som måste hantera en motiverad person som vill ta initiativ, men som kan använda någon (eller mycket) omdirigering:
Steg 1: Kontrollera dig själv
En av nycklarna till en framgångsrik delegation är att veta att ett annat sätt inte nödvändigtvis är ett sämre sätt. På samma sätt, när du svarar på dina anställdas förslag, kom ihåg att tänka, "Hmm, det är inte så jag skulle hantera det, " inte är detsamma som "Det kommer definitivt inte att fungera."
Managementexpert Jack Welch skrev en bra artikel om tider då det verkligen är användbart för en handledare att vara hyper involverad - som när han har en tidigare befintlig kundrelation eller är den enda personen som tidigare har stött på en liknande situation. Så om du har jobbat med Matthew i flera år och du vet att han är den typ av klient som inte tar väl för att ändra riktning, har du rätt att oroa dig för (och skjuta tillbaka) din anställds plan att växla växlar halvvägs genom ett projekt.
Men om hennes instinkt att pröva en ny plattform bygger på omfattande forskning, och din tvekan är att du inte är lika bekant med det, ta ett ögonblick för att verkligen höra henne. Om du motstår allt hon tar med sig till bordet, kommer din anställd att tro att du är hårddisk inte att stödja något av hennes förslag. Om du låter henne följa hennes instinkter en del av tiden, verkar det inte lika hårt när du stänger av idéer som du vet inte kommer att fungera.
Steg 2: Hjälp henne att skilja motivering från mål
När Julias planer var långt ifrån basen berodde det ofta på att hon var fokuserad på vad som driver henne, i motsats till vad hon ville uppnå. Till exempel kanske en strategi fungerade för någon annan, och hon var fokuserad på en önskan att känna sig lika framgångsrik (i motsats till de unika begränsningarna i projektet som finns).
Att låta henne uttala sina känslor (och ibland, frustrationer) om arbetet var en stor del av att ta bort dem från planen att gå vidare. När jag skulle säga: "Jag kan säga att du verkligen hällde mycket tid och ansträngning i", eller "jag kan höra att du är angelägen om att uppnå framgången för, " skulle hon använda det som en hopppunkt för att diskutera varför hon närmade sig ett projekt på ett visst sätt.
Om du hoppar över det här steget kan din anställd motstå omdirigering, eftersom du inte tar upp hans speciella problem när du adresserar resultat. Ge honom några minuter att berätta varför han kämpar för en strategi. På det sättet vet han att hans arbete hittills inte går obemärkt - och han kommer att vara mer villig att släppa om det behövs.
Därefter vrider du diskussionen genom att ställa en fråga som fungerar bakåt från dina mål. (Det låter så här: "Vårt mål lanseringsdatum är X, vilket innebär att vi behöver steg ett fullbordat av Y. Hur kan vi få det att hända?") Om du ber honom att påskynda steg ett kommer omdirigeringen helt från dig . Om du hjälper honom att fokusera på resultat och låter honom brainstorma med målen ovanpå hans sinne, kanske han kan se vad som behöver förändras för sig själv.
Steg 3: Förklara hur du väljer väg att gå framåt
Ibland ser du och din anställd fortfarande inte öga till öga. Hon är fortfarande övertygad om att hennes strategi är perfekt men du ser fortfarande röda flaggor och tycker att det är viktigt att hon gör det på ditt sätt istället.
Just nu är det bra att dela några konkreta skäl till varför du vill att hon ska ändra strategier. Visst, det kanske inte är vettigt att släppa in henne av alla anledningar till varför, men säkert kan du berätta för henne något. Varför tror du att din strategi kommer att fungera bättre? Varför tycker du att det är viktigt att hon tar dina förslag? Detta är en bra tid att inkludera siffror, statistik och anekdoter från tidigare erfarenheter (det är en klassisk "show, don 't tell" möjlighet).
När du svarar på hennes analys av situationen genom att låta henne gå in på ditt tänkande bygger du upp ömsesidigt förtroende. Du förstärker också idén att du förespråkar på ett annat sätt eftersom du vill se henne lyckas - och inte för att du är på en kraftresa. Att inte tala om att dela hur du kommit till din bedömning kan hjälpa till att informera framtida samtal, så ni två kommer (förhoppningsvis) att vara på en mer liknande sida nästa gång.
Det är bra att dina anställda har olika idéer och perspektiv: Det kommer att hålla din avdelning från att stagnera. Men om någon har en ledig vecka (eller kvartal) kan du prova ovanstående tips för att anpassa honom med organisatoriska mål och hjälpa honom att komma tillbaka på rätt spår.
