Du har ett riktigt viktigt möte på jobbet - du ger en kvartalsrapport, försöker sälja en enorm kund eller prata med den stora chefen. Så börjar du prepping genom att läsa på offentligt talande tips. Då kommer du ihåg att det inte finns någon scen på jobbet. Ingen mikrofon. Ingen TED-logotyp. (Om inte OK, du arbetar på TED - vilket du kan göra genom att klicka här.)
Istället är det du, med SVP, i ett litet konferensrum utan fönster och lukten av ett gammalt äpple som fortfarande är i avfallsbehållaren.
Den stora majoriteten av offentligt talande råd är inriktade på hur man kan hålla ett formellt tal till en enorm publik. Men på jobbet ger du förmodligen projektstatusrapporter, budgetuppdateringar, marknadsföringsplaner, en ekonomisk analys, försäljningsplatser till små grupper och uppdateringar till din chefs chef.
Arbetspresentationer är främst utformade för att informera och övertyga - snarare än att underhålla och inspirera. De ges till små grupper, i en intim miljö, sittande (inte till folkmassor i ett auditorium, stående upp). De tenderar att vara detaljerade och datakrävande, med påståenden bevisade med fakta och mindre beroende av anekdoter. Och slutligen är de rotade i en tydlig, logisk struktur - i motsats till en föreställning.
Vad betyder allt detta? Det betyder att många av de traditionella offentligt talande presentationstips faktiskt styr dig från kursen. Det betyder inte att du ska släppa PowerPoint och ögonkontakten, men istället betyder det att du bör tillgodose dina (små) publikers behov. Så här gör du.
1. Led inte med ett skämt
"Hej chef, hörde du den om prästen och rabbinen?"
Kom ihåg att din diskussion med din handledare, kund eller kollegor inte är din öppningskväll på The Improv. Så istället för att skriva skämt, spendera din tid på att identifiera den fråga som den andra personen vill att du ska svara på. Skriv ut ditt svar i förväg i form av bilder.
Sedan, vinge det inte. Om det är tillräckligt viktigt att göra, är det viktigt nog att göra det bra. Skriv ett voice-script för att följa dina bilder. Det här skriptet bör inte vara en fullständig kopia av vad som finns i presentationen. istället borde det vara en översättning och en utarbetande.
Slutligen kartlägga i förväg vad du vill att din publik ska göra i slutet av mötet (när du har svarat på deras fråga).
2. Skapa inte alltför enkla bilder
Den här är kontroversiell. Du har troligtvis hört (om och om igen) att bilder bör vara enkla - ju enklare desto bättre.
Men din chef och dina kunder vill inte ha enkelhet: De vill ha tydlighet. Dina bilder bör vara tydliga, det är mycket mer användbart än enkelhet för enkelhetens skull. De flesta gånger kommer detta att kräva mer än åtta ord och ett foto. Kanske en graf och lite data. Kom ihåg att om det är för internt bruk kan du skicka presentationen efter faktumet - desto mer anledning att inkludera mer information.
Se till att bilderna innehåller ett enda kärnmeddelande i rubriken, med bevis som stöder huvudidén. Använd en minimalistisk designdesign för att fokusera publiken på ditt svar på deras fråga - inte på hur vackert ditt däck är. (Du kan få en mall från Graphic River eller SlideHeroes.)
Visa kvantitativa data och andra bevis i enkla och rena diagram. Läs upp kartan och hur du eliminerar det. Inkludera tillräckligt med text så att presentationen kan läsas i förväg och förstås.
3. Observera inte över leverans
"Projicera din röst." "Skapa ögonkontakt." "Leende! '" "Pausa i minst 10 sekunder för dramatisk effekt." "Tala ovanligt långsamt." "Dela en verkligt emotionell berättelse." "Var medveten om ditt kroppsspråk . "" Gurgla. ”
Det här är inte dåligt råd. Det missar bara märket när det gäller relevans.
Innan du anmäler dig till röstcoaching-lektioner för att förbättra din diktion och projicering, försök att följa den här fyra-stegslistan:
Identifiera vem din publik är
Profilera dem. Förstå vem som beslutsfattarna är, hur beslut fattas, hur publiken gillar att bli pratad med, hur de gillar att konsumera information.
Bestäm varför du pratar med dem
Identifiera frågan som du kommer att utveckla ett svar för. Ofta är detta presentationens ämne. Omrama ämnet igen som en fråga du kommer att besvara. Med andra ord kommer "marknadsföringsplan" att översätta till: Hur växer vi intäkter med 25% nästa år?
Bestäm vad ditt svar på deras fråga kommer att bli
Gör analys, tänkande och arbete som krävs för att utveckla ett komplett svar.
Bestäm hur du bäst ska kommunicera det svaret
Besatta över hur du strukturerar ditt tänkande. Använd begrepp som regel om tre; Ömsesidigt exklusivt, kollektivt uttömmande (MECE) och Pyramidprincipen för att skapa denna struktur och organisera dina idéer.
De stora presentationerna på jobbet - de är en viktig del av dina företags kommunikationskunskaper. Arbeta hårt för att bli bra på dem och din karriär tar fart. Och under tiden kommer du att veta vad du ska göra nästa gång du blir ombedd att prata vid ett möte.
