E-post, som alla former av kommunikation, är en personlig sak. Hur du kontrollerar, hanterar och skickar allt från enfoder till elektroniska uppdrag är ofta en blandning av preferenser och vanor.
Med det sagt finns det några klippta och torra regler som vi alla borde följa för att få ut mesta möjliga av vår e-postkommunikation, vår produktivitet och vår tid. Läs vidare för tre vanliga inkorgsfel, hur de skadar dig på jobbet och hur du gör förändringen till bättre e-posthantering.
Fel nr 1: Lämna e-post i din inkorg
Jag börjar med det mest kontroversiella: lämna alla dina e-postmeddelanden i din inkorg. Jag vet att du tror att det är lika oavsett om du lämnar e-postmeddelanden i din inkorg efter att du har behandlat dem eller inte, men din hjärna ber att skilja sig. En studie från 2011 från Princetons Neuroscience Institute fastställde att "när din miljö är rörig, begränsar kaoset din förmåga att fokusera." Detta gäller även din virtuella miljö; ju fler e-postmeddelanden du kan se - även de som inte spelar någon roll längre - desto mer tid kommer hjärnan att spendera medvetet om att tänka på dem.
Forskningen tyder på att minska röran i inkorgen gör att du blir mindre distraherad, mer produktiv och bättre kan bearbeta information. Om det inte är en bra anledning att stänga de 3 679 gamla e-postmeddelandena i din inkorg, vet jag inte vad det är.
Hur man gör förändringen
Börja använda din inkorg för ny e-post. Om du är klar med ett e-postmeddelande ska det arkiveras, arkiveras eller raderas (se nedan för vilka du ska använda när). Du kan alltid söka efter e-postmeddelanden du behöver senare.
Fel nr 2: Ta bort när du ska arkivera eller arkivera (och vice versa)
Så nu när du använder din inkorg endast för ny e-post (hurra!) Är frågan: Vad ska du göra med all e-post du har gjort med?
Alternativen är a) radera eller b) fil i relevant mapp (eller arkiv, för Gmail-användare). Många människor gör misstaget att vika för långt på ytterligheterna: antingen ta bort alla meddelanden eller behålla dem alla. Sanningen är att en sund balans är den bästa lösningen. Att spara e-postmeddelanden som du inte behöver bidrar till lagringskvoten på ditt e-postkonto och gör det svårare att hitta de e-postmeddelanden du ville behålla när du söker efter dem. Och att ta bort över? Du kan hamna som min vän som raderade ett e-postmeddelande om flyg och nästan missade sin flygning.
Hur man gör förändringen
När du är klar med ett e-postmeddelande, ta två sekunder att tänka på om du kanske vill ha åtkomst till det igen i framtiden. Om nej: Tid att ta bort. Om ja: arkivera eller arkivera bort!
Fel nr 3: Använd din inkorg som en uppgiftslista
För människor som inte älskar att göra-listor är en enkel lösning (eller så de tror) att använda sin inkorg som en. När det gäller standard e-postrelaterade uppgifter som "Svara på Jerry's e-post om mötetider", tror jag att dessa människor är döda på. Dessa uppgifter bör inte vara på en to-do-lista alls, de bör bara besvaras som en del av den normala verksamheten.
Men för riktiga uppgifter, som "Skapa förslag för ny kund" eller "Betala kontorshyra", rekommenderar jag starkt att du hittar ett to-do-listsystem som fungerar för dig och håller dig till det. Varför? För om du vill få de viktigaste uppgifterna gjort varje dag måste du kunna prioritera och fokusera din to-do-lista. Att använda din inkorg som en uppgiftslista ger din tid i andras händer. Med varje nytt e-postmeddelande kommer ett nytt att göra, oavsett om du gillar det eller inte. Men att medvetet lägga till en uppgift till din to-do-lista är en chans att avgöra om du verkligen ska göra det just nu, istället för annat arbete.
Fortfarande inte övertygad? Jill Duffy, Leo Babauta och Jesse Garner gör alla också utmärkta fall för detta.
Hur man gör förändringen
Gå igenom din inkorg och dra ut alla möjliga doser. Om det var det enda som gjorde den e-postinkorgen värdig, arkiverar, arkiverar eller raderar e-posten nu. Och OK, om du verkligen insisterar på att använda din inkorg som en uppgiftslista kan du prova Mailbox, en app som kan hjälpa till att förvandla e-postmeddelanden till to-dos och få dem ur din inkorg.
