Du vet att du måste komma tillbaka till någon så snart som möjligt när han eller hon skickar ett e-postmeddelande som är "brådskande." Du kan föreställa dig att den andra personen stirrar på hans skärm, avblinkar eller obsessivt uppdaterar sin inkorg, eftersom han väntar på dig för de sista siffrorna, godkännandet, klarsignalen, svaret eller nästa steg.
Men visste du att det inte är den enda gången du behöver prioritera att skriva tillbaka? Det är sant: Om du låter ett meddelande sitta några dagar i någon av följande scenarier riskerar du att vara ganska okänslig eller oprofessionell.
Det är en tuff balans för säker, för i alla fall vill du också säga rätt sak. Men det är viktigt att ta sig tid att svara.
1. När du har puttat tidigare
Känner du till att skicka ett e-postmeddelande för att hantera din inkorg? Som Muse grundare och COO Alex Cavoulacos förklarar:
Skicka ett kort "Tack för att du tänker på mig - jag är bokad den här månaden, men om du når ut, skulle jag gärna hjälpa mig dock." Många människor kommer aldrig att följa upp alls - varken för att de glömde eller för att de inte behöver din tid och råd längre - så du kan vara säker på att de människor som följer upp är de som mest behöver din hjälp.
Medan denna strategi kommer att rädda dig från att svara på alla människor som aldrig når tillbaka, är utbytet att om någon gör som du frågar - väntar så länge och sedan följer upp - är du verkligen skyldig henne att skicka ett svar. Hon respekterar henne genom att kontakta dig vid ett senare tillfälle, och så vill du visa henne samma artighet.
Naturligtvis kan du fortfarande vara för upptagen för att hjälpa till (och det är OK). Men du borde inte vara för upptagen för att skicka ett användbart svar - även om det ger ett kort svar, pekar henne mot någon annan eller ger en länk till en resurs - och inom 24 timmar om möjligt. Dessutom sparar du ett riktigt svar från att starta en oändlig e-postkedja "Jag kommer tillbaka till dig senare", som kommer att ses som ledande den andra personen.
2. När du berättar något personligt
Många har svårt att dela personlig information med sina medarbetare. Så om någon tar sig tid att dela upprörande nyheter med dig via e-post krävs det alltid att skriva tillbaka snabbt.
Det behöver inte vara ett långt svar, och det är OK om du inte är 100% säker på det rätta att säga. Du kan nästan alltid leda med "Jag är så ledsen att höra …" Då kan du tänka noga på vad som helst i e-postmeddelandet (förutsatt att det fanns en, som det vanligtvis finns) med något som "Vänligen ta dig tid …" eller "Känn dig fri när du kommer tillbaka."
Och om det finns en tidskänslig fråga som kräver att du ber om något påtagligt, ta några minuter för att ta reda på det mest minimala frågan innan du svarar.
Till exempel är det så du kan svara på en medarbetare som säger att han inte kommer att kunna avsluta styrelsens presentation på grund av en död i familjen:
Även om du inte har exakt rätt ord - och ingen gör det - svarar du snabbt att du bryr dig. Det gör att din oro känns mer äkta och gör det klart att du inte gick förbi denna nyhet eller lägg till den till en lista som du skulle göra med något annat meddelande.
Ja, vi kämpar alla mot den goda kampen för att nå inkorgen noll; och jag förstår fullständigt lusten att vilja skjuta upp svara på den hårda e-posten eftersom du kan svara på 10 grundläggande på samma tid. Men det är inte värt att få någon annan att känna sig obetydlig - eller riskera ditt rykte som en omtänksam person. Så ta dig tid att svara på ett meddelande i någon av dessa kategorier: Du är inte den enda som är glad att du gjorde.
