Excels valideringsval för data innefattar att skapa en rullgardinslista som begränsar data som kan matas in i en specifik cell till en förinställd lista med poster.
När en rullgardinslista läggs till i en cell visas en pil bredvid den. Genom att klicka på pilen öppnas listan och låter dig välja ett av listobjekten för att komma in i cellen.
De data som används i listan kan lokaliseras:
- på samma arbetsblad som listan
- på ett annat arbetsblad i samma arbetsbok
- i en annan arbetsbok
Handledning: Använda data lagrad i en annan arbetsbok
I den här handledningen skapar vi en rullgardinslista med en lista med poster som finns i en annan arbetsbok.
Fördelar med att använda en lista med poster som finns i en annan arbetsbok inkluderar att centralisera listdata om den används av flera användare och skydda data från oavsiktlig eller avsiktlig förändring.
Notera: När listdata lagras i en separat arbetsbok måste båda arbetsböckerna vara öppna för att listan ska fungera.
Genom att följa stegen i handledningsämnena nedan går du genom att skapa, använda och ändra rullgardinsmenyn som liknar den som ses i bilden ovan.
Dessa instruktionsinstruktioner innehåller emellertid inte formateringssteg för kalkylbladen.
Detta kommer inte att störa färdigställandet av handledningen. Ditt arbetsblad kommer att se annorlunda än exemplet på sidan 1, men listrutan ger dig samma resultat.
Handledning Ämnen
- Öppna filer och spara handledningdata
- Skapa två namngivna områden
- Öppnar dialogrutan Data Validation
- Ange datakällan och slutföra nedrullningslistan
- Ändra listobjekten
- Alternativ för att skydda nedrullningslistan
Ange inlärningsdata
Öppna två Excel-arbetsböcker
Som nämnts kommer uppgifterna i rullgardinsmenyn att placeras i en annan arbetsbok från rullgardinsmenyn.
För denna handledning följer du dessa steg:
- Öppna två tomma Excel-arbetsböcker
- Spara en arbetsbok med namnet data source.xlsx - Den här arbetsboken innehåller data för rullgardinsmenyn
- Spara den andra arbetsboken med namnet rullgardins-list.xlsx - Den här arbetsboken innehåller listrutan
- Lämna båda arbetsböckerna öppna efter att du har sparat.
Ange inlärningsdata
- Ange data nedan i cellerna A1 till A4 i data source.xlsx arbetsbok enligt bilden ovan.
-
A1 - pepparkaka A2 - Citron A3 - Havregryn Raisin A4 - Choklad Chip
- Spara arbetsboken och lämna den öppen
- Ange data nedan i cellerna B1 i rullgardins-list.xlsx arbetsbok.
-
B1 - Kakttyp:
- Spara arbetsboken och lämna den öppen
- Nedrullningslistan läggs till i cellen C1 i den här arbetsboken
Skapa två namngivna områden
Skapa två namngivna områden
Ett namngivna område ger dig möjlighet att hänvisa till ett specifikt cellområde i en Excel-arbetsbok.
Namngivna områden har många användningsområden i Excel, inklusive att använda dem i formler och när man skapar diagram.
I samtliga fall används ett namngivna område i stället för en rad cellreferenser som indikerar platsen för data i ett arbetsblad.
När den används i en rullgardinslista som finns i en annan arbetsbok, måste två namngivna områden användas.
- En är skapad för listobjekten i arbetsboken där data finns
- En sekund skapas i arbetsboken där nedrullningslistan finns. Det här namnet heter länk till det angivna intervallet i första arbetsboken
Handledning steg
Första namngivna sortimentet
- Välj cellerna A1 - A4 i data source.xlsx arbetsbok för att markera dem
- Klicka på namnlådan ovanför kolumn A
- Skriv "Cookies" (inga citat) i namnlådan
- tryck på STIGA PÅ tangent på tangentbordet
- Celler A1 till A4 av data source.xlsx Arbetsboken har nu sortimentets namn Småkakor
- Spara arbetsboken
Det andra namngivna området
Det här namngivna intervallet använder inte cellreferenser från rullgardins-list.xlsx arbetsbok.
Snarare kommer det, som nämnts, att länka till Småkakor intervallnamn i data source.xlsx arbetsbok.
Detta är nödvändigt eftersom Excel inte accepterar cellreferenser från en annan arbetsbok för ett namngivna område. Det kommer dock att förutom ett annat sortnamn.
Att skapa det andra namngivna intervallet görs därför inte med hjälp av Namnlåda men genom att använda Namnhanterare alternativet ligger på formler fliken av bandet.
- Klicka på cellen C1 i rullgardins-list.xlsx arbetsbok
- Klicka på Formler> Namnhanterare på bandet för att öppna Namnhanterare dialog ruta
- Klicka på Ny knappen för att öppna Nytt namn dialog ruta
- I namnlinjen: Data
- I hänvisar till linjetyp: = 'data source.xlsx'! Cookies
- Klicka på OK för att slutföra namnet och återgå till dialogrutan Namnhanteraren
- Klicka på Stäng för att stänga dialogrutan Namnhanteraren
- Spara arbetsboken
Öppnar dialogrutan Data Validation
Öppnar dialogrutan Data Validation
Alla datavalideringsalternativ i Excel, inklusive nedrullningslistor, ställs in med dialogrutan Validering av data.
Förutom att lägga till nedrullningslistor i ett kalkylblad kan datavalidering i Excel också användas för att styra eller begränsa typen av data som kan matas in i specifika celler i ett kalkylblad.
Handledning steg
- Klicka på cell C1 på rullgardins-list.xlsx arbetsbok för att göra den till den aktiva cellen - det här är nedrullningslistan
- Klicka på Data fliken på bandmenyn ovanför arbetsbladet
- Klicka på Datavalidering ikonen på bandet för att öppna rullgardinsmenyn
- Klicka på Datavalidering alternativet i menyn för att öppna dialogrutan Data Validation
- Lämna dialogrutan öppen för nästa steg i handledningen
Använda en lista för datavalidering
Välja en lista för datavalidering
Som nämnts finns det ett antal alternativ för datavalidering i Excel utöver en nedrullningslista.
I detta steg väljer vi Lista alternativet som typen av data validering som ska användas för cell D1 i arbetsbladet.
Handledning steg
- Klicka på inställningar fliken i dialogrutan
- Klicka på nedpilen i slutet av Tillåta linje för att öppna rullgardinsmenyn
- Klicka på Lista att välja en nedrullningslista för datavalidering i cell C1 och för att aktivera Källa rad i dialogrutan
Ange datakällan och slutföra nedrullningslistan
Eftersom datakällan för nedrullningslistan finns i en annan arbetsbok, kommer det andra namngivna intervallet som tidigare skapats att anges i Källa rad i dialogrutan.
Handledning steg
- Klicka på Källa linje
- Skriv "= Data" (inga citat) i källlinjen
- Klick ok för att slutföra rullgardinsmenyn och stäng Datavalidering dialog ruta
- En liten nedåtpil ikonen som finns på höger sida av cellen C1
- Om du klickar på nedpilen bör du öppna listrutan som innehåller de fyra kaknamnen som är inskrivna i cellerna A1 till A4 i data source.xlsx arbetsbok
- Om du klickar på ett av namnen ska du ange det namnet i cellen C1
Ändra rullgardinsmenyn
Ändra listobjekten
För att hålla nedrullningslistan uppdaterad med ändringar i våra data kan det vara nödvändigt att regelbundet ändra valen i listan.
Sedan vi använde a namngivna intervall som källa för våra listobjekt i stället för de faktiska listnamnen, ändra kaknamnen i det angivna intervallet i cellerna A1 till A4 i data source.xlsx Arbetsboken ändrar omedelbart namnen i rullgardinsmenyn.
Om uppgifterna matas in direkt i dialogrutan innebär det att gå tillbaka till dialogrutan genom att göra ändringar i listan och redigera källlinjen.
I detta steg kommer vi att förändras Citron till Mörbakelse i rullgardinsmenyn genom att ändra data i cell A2 i det angivna intervallet i data source.xlsx arbetsbok.
Handledning steg
- Klicka på cell A2 i data source.xlsx arbetsbok (citron) för att göra den aktiva cellen
- Typ Mörbakelse in i cell A2 och tryck på Enter-tangenten på tangentbordet
- Klicka på nedpilen för rullgardinsmenyn i cell C1 i rullgardins-list.xlsx arbetsbok för att öppna listan
- Objekt 2 i listan bör nu läsas Mörbakelse istället för Citron
Alternativ för att skydda nedrullningslistan
Alternativ för att skydda nedrullningslistan
Eftersom våra data finns på ett annat kalkylblad från listrutan finns tillgängliga alternativ för att skydda listdata:
- Skydda kalkylbladet som innebär att låsa cellerna A1 till A4 på ark 2
- Kräver ett lösenord för att ändra arbetsboken
- Har arbetsboken öppen som Skrivskyddad
