Även när du har bra medarbetare och en angenäm chef kommer det vid någon tidpunkt att vara nödvändigt att ha ett svårt samtal med någon på ditt kontor. Du kan komma att förbereda dig för en konfrontation av flera olika skäl - från att följa upp en kommentar som gnuggade dig fel sätt till att be om en höjning på grund av allt extra ansvar du nyligen har tagit på dig.
Tyvärr är knepiga konversationer just det: knepigt. För att se till att du kommer bort från diskussionen med de resultat du vill ha, har jag funnit att det är bäst att spendera lite fokuserad tid på att förbereda. Detta hjälper mig att tänka igenom olika scenarier och bli klar över exakt vad jag vill säga, oavsett hur situationen fortskrider - särskilt när jag tror att konversationen kan bli känslomässig, som när jag måste göra en prestationsgranskning eller när jag vill diskutera något som upprörde mig med min chef.
Här är den idiotsäkra, femstegsprocessen jag använder för att förbereda:
Steg 1: Förklara vad du vill få ut av konversationen
Det viktigaste att göra när du förbereder dig för en svår konversation är att se till att du kan formulera ditt önskade resultat. Om du inte är klar med det kommer det att bli mycket lättare för konversationen att gå av rälsen.
Ditt ideala resultat ska vara ganska specifikt och inkludera ett handlingsbart resultat. Till exempel, om någon lämnade en kommentar som förolämpade dig, kan ditt perfekta resultat bli att honom eller henne kommer överens om att sluta använda den typen av språk.
Steg 2: Planera det
När du vet var du vill att din konversation ska hamna, ta dig lite tid att planera hur du kommer dit. Alla saker du har lärt dig om att dela känslor är riktiga här: Använd "jag" -uttalanden ("Jag känner mig frustrerad när jag lämnas utanför projektmöten"), inkludera specifika exempel för att lyfta fram problemet och tydligt skilja mellan åsikter och fakta ("Denna process verkar ineffektiv" kontra "Denna process är ineffektiv").
Du kan använda kulor eller notera några anteckningar - vad som fungerar bäst för dig. Jag skriver ofta ut det, för jag gillar att veta exakt hur jag ska rama in konversationen.
Steg 3: Förutse svaret
Därefter spendera ett par minuter på att tänka igenom hur du tror att personen kan reagera, så att du kan rama in din egen reaktion.
Till exempel kanske du känner att du blir kvar från viktiga beslut om ett av dina projekt och du vill be din chef att inkludera dig. Som svar kan din chef fråga: "Hur stor kapacitet har du för att delta i ytterligare möten?" "Vilket perspektiv kommer du att ta med dig i beslutsprocessen?" Eller "Varför vill du ha en slinga i?"
Att förutse dessa frågor kan hjälpa dig att formulera formulerade och förnuftiga svar.
Steg 4: Öva
I likhet med att öva på svar på intervjufrågor bör du öva på att säga din del av konversationen högt minst en gång innan du går in i diskussionen. Detta hjälper dig att stryka ut alla kinks och göra finjusteringar i sista minuten - allt från att ändra sättet du vill inrama konversationen till att befria ditt talmönster av oönskade "ums."
Steg 5: Gå för det
Nu när du har förberett dig är det dags att prata. Jag rekommenderar att du ställer in ett möte på en privat plats - som ett konferensrum eller kontor - så att ingen av er känner förhastad eller självmedveten luftar dina känslor. Och om du är nervös i början av konversationen, säg det bara! Din ärlighet kommer att underlätta all spänning som kan vara i rummet och hjälpa till att få saker igång.
Håll dig fast vid den här förberedelseplanen, och nästa gång du diskuterar en klibbig situation med en medarbetare eller chef, kommer du vara säker på att komma ut på toppen.
