På mitt företag har vi en speciell grupp av individer som kallas ”Upptrappnings- och åtgärdsteamet.” De är hängivna för att lösa vår organisations mest kritiska problem, och nyligen var jag tvungen att skicka ett brådskande till dem.
Vad var frågan, frågar du? I korthet är mitt jobb att ta ut resultatrapporter för våra kunder, vilket indikerar förekomsten av hälsorisker och beteenden i befolkningen (dvs. högt blodtryck, pre-diabetes, stillasittande beteende). En rapport jag drog utesluter mer än 75% av människor som borde ha varit med i den.
Som ni kan föreställa er var detta inte exakt perfekt. Jag menar, om du beställde en pizza och lådan bara hade två skivor när den levererades, skulle du bara rycka upp och säga "Åh, bättre än ingenting!"
Precis som det är restaurangens ansvar att förse dig med hela pizzaen du beställde, så är det mitt jobb att ge kunderna den mest detaljerade och exakta rapporteringen så att jag bäst kan informera framtiden för deras program och deras deltagares hälsa.
Upptrappningsteamet arbetade hårt för att hantera problemet och höll mig informerad hela vägen - jag är glad att rapportera att problemet är fixat. Och på vägen, på grund av teamets transparens, lärde jag mig lite mer om problemlösningstekniker.
Så nästa gång du stöter på ett hinder, snarare än att få panik, försök att ta följande steg för att ta itu med det.
1. Identifiera problemet
Jag vet. Du tittar på mig och rullar ögonen. Identifiera problemet? Jag vet redan vad det är, din dåre. Men - gör du verkligen?
När du definierar vad som är fel måste du dela upp det och vara så specifik som möjligt. Istället för att bara säga ”Denna rapport är fel”, behövde jag ge teamet följande information:
- Varför är rapporten fel? "Det har inte tillräckligt med människor i det."
- Hur vet du att rapporten är fel? "Jag vet att X-beloppet deltog, men resultatet av endast 25% av det visar."
- När behöver du en upplösning av? ”Jag måste kunna visa klienten korrekt information från.
Som Michael Cooper, en verkställande affärscoach säger, "Ett väldefinierat problem innehåller ofta en egen lösning inom sig, och den lösningen är vanligtvis ganska uppenbar och enkel." uppstår beror på att det kräver tålamod, upprepning och grundlig undersökning. Det är det viktigaste elementet i kritiskt tänkande. ”
2. Gå till botten av det
En stor del av att lösa en fråga är att hitta orsaken. Varför hände det här?
Låt oss gå tillbaka till pizzascenariot snabbt. Problemet har identifierats: Din pizza anländer och det saknas sex av åtta skivor. Men varför är lådan nästan tom?
Det finns en mycket stor skillnad mellan "Oj, jag tog av misstag fel rutan ur bilen" och "Tyvärr, jag åt det mesta av din pizza på enheten här borta."
I Scenario A kan problemet åtgärdas genom att leveranspersonen återvänder till sin bil och tar tag i rätt ruta. I Scenario B, väl, någon måste göra dig en helt ny pizza eller ge dig tillbaka alla dina pengar. Eller båda, faktiskt. (Dessutom kan din pizza kille behöva hans arbetsbeskrivning läs till honom igen.)
Den lösning du bestämmer dig beror starkt på orsaken. Och även om det kan vara lite (eller mycket) tråkigt att hitta den skyldige, kommer det att göra lösningen så mycket lättare. Tänk på att försöka ta bort en knut i hörlurarna - om du fortsätter att dra i mitten, blir det bara värre och värre. Men börjar du i slutet av raden, kan du lossa den mycket snabbare.
3. Ring en vän
Jag gillar verkligen att ta reda på saker på egen hand. Google är min bästa vän (jag vet, du är avundsjuk), och jag gillar att gräva igenom filer och system i ett försök att hitta svaret. Men även om jag tror att du bör försöka samla in så mycket information själv innan du tar in andra, finns det gränser. Det kommer en viss punkt där du bara slösar bort tid och springer i cirklar.
Eftersom jag kan gå vilse i ett svart hål med grävning, har jag utvecklat en regel: Sök i 30 minuter. Om det inte finns något svar då, ring in trupperna. Dina kollegor kan erbjuda dig olika perspektiv som du kanske inte ser eftersom du är så i ogräs med problemet. Dessutom kan de ha historisk kunskap som du inte har. Kanske har samma sak uppstått tidigare, och de vet redan lösningen. Slösa inte tid på att lösa något som redan har lösts.
Det finns bara så mycket jag vet om baksidan av vårt rapporteringssystem. Jag vet faktiskt väldigt lite. Jag hade inte ens insikt om var jag kunde leta efter det magiska svaret. Efter att jag försökte köra rapporten, drog jag in experterna. Utan dem skulle jag fortfarande sitta här med en dud.
Slutligen, även om du kan lösa problemet på egen hand, bör du fortfarande varna andra för det av några skäl:
- Du vill inte att någon, särskilt din chef, ska förblindas av de effekter den kan ha.
- Dina medarbetare kan lära av din berättelse.
- Andra kan ha goda idéer för att förhindra att det här problemet händer igen.
4. Lös problemet
När du har bestämt vilka steg som måste vidtas för att börja lösa problemet, be rätt personer om hjälp. Kanske bestämmer du att du kan göra allt själv. Men om du inte kan, ta inte det hela som en slags martyr på arbetsplatsen. Om lösningen till exempel kräver att någon gör kodning och det är helt främmande för dig, försök inte att göra det . (Du kan lära dig att koda en annan tid.)
Se till att när du delegerar tillhandahåller du all nödvändig information: alla bakgrundsinformation de inte har, önskat resultat och den specifika tidsramen. Alla måste vara på exakt samma sida.
Problem dyker upp. Det är livet. Att känna till några problemlösningsstrategier och hur man hanterar dem kommer inte bara att göra underverk för dina stressnivåer, utan också för din karriär. När allt kommer omkring, i en studie av Burning Glass Technologies listades denna färdighet i de 10 bästa färdigheter som arbetsgivare söker efter i de flesta karriärområden.
Har du en annan inställning när något går fel på jobbet? Låt mig veta på Twitter!
