Nyligen skrev en av mina kollegor, Kat Boogaard, om hur framgångsrika människor avslutar allt sitt arbete senast torsdag och i grund och botten ställer sig in för en fyra dagar vecka. Så mycket av vad hon förklarar om att använda fredag för att få ett hoppstart nästa vecka är vettigt för mig, och även om jag inte är riktigt där, är jag tillräckligt fascinerad för att arbeta mot det.
Men även om jag fortfarande vittlar vid uppdrag måste de flesta fredagar, fick hennes råd mig att tänka på vikten av att arbeta framåt - om bara för att undvika att låta en medarbetare eller klient hålla dig uppe.
För när du är på ditt spel och arbetar effektivt finns det inget mer frustrerande än att vara immobiliserad eftersom någon inte kommer tillbaka till dig. Men här är saken: Du kan bli arg på det, du kan klaga och klaga, eller så kan du lösa problem. Och det är precis där man kommer framåt.
Gör det till en vana att titta på din kalender med tidsfrister och notera de saker du inte kan åstadkomma på egen hand. Det är de artiklar som kräver godkännande, feedback eller samarbete innan de är klar. Skapa en separat uppgiftslista för dessa artiklar eftersom det är de saker du behöver prioritera, eller åtminstone, som jag vill säga, få bollen att rulla på.
Att nå ut till de nödvändiga parterna i god tid före din tidsfrist är smart och respektfull. Det visar en förståelse för att alla är upptagna och att du inte förväntar dig att någon ska vända något för dig ASAP eftersom du mailade en förfrågan i sista minuten.
Men även om det inte är brådskande , var noga med att ge ett datum - veta det i meddelandet om du är orolig för att den informationen kommer att gå vilse. Det är här du har lite utrymme att hjälpa dig själv: Jag rekommenderar att du anger ett önskat datum några dagar innan din slutliga sista tidsfrist. På det sättet, om något är sent, har du tid att följa upp och förhoppningsvis få det du behöver i tid. När du har startat saker som detta kan du vända dig till andra projekt som du kan hantera på egen hand.
Naturligtvis, trots denna förhandsplanering, kan det fortfarande komma en tid då du sitter fast eftersom någon inte tog din tidsfrist på allvar eller svarade på uppföljningen.
Eller kanske de informerar dig om att de blev "smällda" och behöver "mer tid." Detta är när du skickar en artig men fast e-post som förklarar arbetets tidskänsliga karaktär och varför du behöver det. Att helt enkelt ansluta punkterna mellan denna tidsfrist och ett större team- eller företagsmål kan gå långt i att påskynda någon annans process.
Det ser ut så här:
Tack,
Stacey
Ett annat alternativ? Du kan säga, om jag inte hör från dig av planerar jag att göra / jag ska meddela att vi väntar på innan vi kan gå vidare. Med detta uttalande täcker du dina grunder. Du har försökt att få den information du behöver och om du inte får den är du beredd att antingen gå framåt själv eller låta berörda parter veta varför den hålls kvar.
Om du är orolig för att du inte får rätt meddelande eller ton i ditt e-postmeddelande kan du överväga att släppa e-post och besöka ett personligt besök på en kollegas skrivbord. Det kan ge dig ett snabbare svar.
I slutet av dagen, om du ständigt fastnar eftersom andra håller dig upp, kan det vara nödvändigt att ha en konversation med personen om hur detta påverkar lagets mål. Om du bara fastnar då och då, utvärdera ditt ansvar och se till att du prioriterar på ett sätt som gör att du alltid kan ha något att göra, så att du inte tvinnar tummarna på en onsdag eftermiddag eller siver i frustration på en fredag kl 16.
Och ställ ett exempel: Respektera andras tidsfrister och kommunicera om du förutser ett problem med att svara i tid. Det är bara bra karma.
