Är din Google Kalender överbokad med massor av mikroprojekt? Tar Trello upp timmar på din dag? Har du gjort så många listor att du inte ens kan hålla dem raka längre?
Jag tvivlar inte på att du ställer in ditt schema med de bästa avsikter, men om det känns som att dina försök att hålla sig organiserade inte lönar sig, är chansen stor att du använder fel typ av planeringsverktyg.
De flesta av dagens populära schemaläggningsverktyg tjänar ett av tre syften. Se till att du använder rätt för det jobb du försöker utföra.
1. Grundläggande att göra-lista
Du vet vad en att göra-lista är. Den här typen av schema är bra för enskilda teammedlemmar eller för icke-linjära projekt där ordningen med uppgifter som avslutas inte är så viktig.
Verktyg som Wunderlist och Any.do är fantastiska för dem som söker något mer grundläggande eftersom de har ett rent användargränssnitt och är tillgängliga på flera enheter. Skapa och spara dina listor i webbapplikationerna, eller hantera dem när du är på språng från din telefon.
Använd det när din prioritering slutför icke-relaterade mål
Att göra-listor är enkla och enkla, vilket innebär att du snabbt kan planera och ändra dem utan att kasta bort någon annan del av din dag. Om dina dagliga uppgifter inte är beroende av varandra hjälper det dig att komma ihåg vad du måste göra utan att ta för mycket tid för dig att organisera.
Så om du ser fram emot helgen och vill köpa mat, gå en tur, träffa vänner och skicka några e-postmeddelanden; ditt bästa alternativ är att spela in alla dessa relaterade objekt på din praktiska att-lista.
2. Kanban-schemat
Kanban-verktygen fokuserar på att hjälpa dig organisera uppgifter i hinkar. Helst när en uppgift flyttas från en hink till den nästa, närmar den sig att vara klar. Till exempel kan dessa hinkar vara steg i en process eller deluppgifter inom en större uppgift som du behöver avsluta.
Kanban-schemat är vad du ser används av verktyg som Trello och Google Keep. De låter dig enkelt flytta objekt, ställa tidsfrister och påminnelser och dela din tidslinje med andra.
Använd det när din prioritering går igenom många strukturerade steg
Skopan systemet hjälper dig att visualisera stadierna i en process och spåra enskilda projekt när de rör sig genom dessa steg. Detta kan inte bara hjälpa dig att hantera dina projekt, utan det kan också hjälpa dig att upptäcka ineffektivitet i din process.
Om du har ett avlägset team av anställda som arbetar med olika aspekter av samma projekt - och som följer framstegen med leveranser snarare än en tidtabell - är detta vägen att gå.
3. Gantt-schemat
Gantt-scheman betonar aktualitet och tidsfrister. Med denna typ kan du planera hur lång tid varje steg i en process ska ta och hur varje steg relaterar till stegen som kommer före och efter den.
Personer som arbetar baserat på tidsfrister föredrar ofta att använda Google Kalender eller Instagantt från Asana. Båda dessa verktyg tillåter dig att färgkoda dina projekt (vilket jag tycker är oerhört användbart). De innehåller också drag-and-drop-funktioner så att du enkelt kan ordna om dina uppgifter om något oväntat skulle komma upp.
Använd det när din prioritering är tidsfrister
Gantt-schemaläggningens fokus på aktualitet kommer att hjälpa dig att dela upp underverken för ditt större projekt och fördela rätt tid för var och en. Genom att dela upp den tid som krävs för att slutföra projektet, kommer du att kunna planera varje steg i processen mer effektivt och undvika den närmaste tidsfristen.
Om du vill se till att alla medlemmar i ditt team slutför delproverna i ett långt projekt i tid, vill du använda det.
Gör dig själv en tjänst och ta några minuter - idag - för att skriva ner några av de viktigaste aspekterna av ditt schema. Tänk inte på det uppgiftshanteringsverktyg som du för närvarande använder: Skriv bara ner vad som är viktigt i ditt dagliga arbete.
Ta sedan en titt på din lista och avgör vilken typ av schema som är bäst för dig. Behöver du ett system som riktar sig till dina tidsfrister, eller behöver du en enklare lista som inte tar en timme att planera varje vecka?
Glöm inte att schemalägga i tid för att tweeta mig och berätta hur ditt nya system fungerar.
