LinkedIn släppte en undersökning förra året som avslöjade att våra professionella att göra-listor är i stort behov av en makeover. Det visar sig att vi inte är så bra på att "göra" de saker vi säger till oss själva att vi behöver göra. Faktum är att nästan 90% av de yrkesverksamma medgav att de inte kan utföra alla uppgifter på sin to-do-lista i slutet av en genomsnittlig arbetsdag.
Så om du är trött på att hantera samma föråldrade dagligen varje dag är det dags att ändra det. Här är fem knep för att öka din produktivitet och hjälpa dig själv att göra det genom din lista.
1. Förvara en enda uppgiftslista för arbete
Låt oss vara ärliga: Om du ville få en fullständig bild av allt du måste göra för arbetet just nu, är chansen stor att du inte hittar allt på en enda lista. Istället har du några inlägg här, ett sparat utkast i din e-post där, klistermärken eller textfiler på din dator och kanske en app eller två på din telefon.
Och även om det i allmänhet är god praxis att skilja arbete och lek, är det ett måste att ha en enda plats för dina arbetsrelaterade uppgifter. Så välj din valbara metod och börja konsolidera. Det kan vara var som helst: en handskriven lista i din pålitliga planerare, ett dokument som du har på skrivbordet eller en app på din telefon .
Se dock till att du kan lägga till din lista var som helst - vilket innebär att om du använder en stationär app, vill du ställa in ett system för att fånga uppgifter som uppstått från din dator, till exempel uppdrag du får medan i ett möte. Jag gillar personligen att skriva ner dessa på klisterlappar och sedan ta bort eller kasta dem när jag har överfört dem till masterlistan.
2. Följ regeln 1-3-5
Nu när du har en omfattande lista över allt du behöver göra för arbete någonsin, bör du definiera en daglig uppgiftslista. På en given dag antar du att du bara kan åstadkomma en stor sak, tre medelstora saker och fem små saker. (Observera: om du tillbringar mycket av din dag i möten, kan du behöva revidera detta lite.) Innan du lämnar jobbet, ta några minuter för att definiera dina 1-3-5 för nästa dag, så att du är redo att träffa marken på morgonen. Om din position är en där varje dag ger massor av oväntade uppgifter, försök att lämna ett medium och två små uppgifter tomma, i förberedelserna för förfrågningar från sista minuten.
Ja, jag vet att det kan vara svårt att begränsa din lista med doser till 1-3-5 - men det är viktigt att prioritera. Gilla det eller inte, du har bara så många timmar på dagen och du kommer bara att få ett slutligt antal saker gjort. Att tvinga dig själv att välja en 1-3-5-lista betyder att de saker du får gjort kommer att vara de saker du valde att göra - snarare än vad som just hänt att få gjort.
Att planera i förväg som detta innebär också att du kan ha mer informerade samtal med din chef när han eller hon tappar något nytt på dig som måste göras direkt - såväl som verktygen för att omprioritera ditt andra arbete. Till exempel, när en överraskningspresentation faller på din knä, försök: "Visst, jag kan få det till dig klockan 15, men Q1-rapporterna kommer inte att vara färdiga förrän imorgon då jag hade planerat att arbeta med det idag ."
Kolla in vår 1-3-5 uppgiftslista!
3. Slutför en viktig uppgift innan lunch (din minst favorit, om möjligt)
Jag ska erkänna att den här är tuff för mig, men det fungerar. Ta en av dina stora eller medelstora uppgifter och ta itu med den första på morgonen, innan e-post även om du kan. Det finns ingen bättre känsla än att korsa en tuff uppgift före lunch. Författaren Brian Tracy kallar detta "äter din groda", anpassad från det berömda citatet från Mark Twain: "Ät en levande groda först på morgonen och inget värre kommer att hända dig resten av dagen."
Min grundare, Kathryn, definierar ofta sina "grodor" på kvällen för att förbereda sig för nästa dag; med det är hon beredd att ta itu med dem på morgonen, och det hindrar henne från att skjuta av mindre trevliga uppgifter under många dagar.
4. Använd din kalender som en uppgiftslista
Om du upptäcker att du alltid överskattar hur mycket du kan göra på en dag, är en effektiv metod att lägga till din dos på din kalender, precis som ett möte. Istället för att beskriva dina dagliga doser på en lista, schemalägg dem och lämna tillräckligt med tid varje. Att skicka in din W2-bekräftelsesinformation till HR kan ta 15 minuter, medan det kan kräva några timmar att förbereda Q1-strategin för ditt team. Det viktiga är att vara realistisk.
När du försöker det här tillvägagångssättet, se till att du blockerar tid i kalendern för att hämta dig via e-post, brainstorming eller andra viktiga-men-inte-levererbara orienterade uppgifter. Försök till exempel att blockera en timme på morgonen och en timme på eftermiddagen för att arbeta genom din inkorg - och använd sedan inte tid mellan att försöka hantera e-postmeddelanden den minut de kom in, när du verkligen planerat att arbeta på något annat.
5. Minska möten för att öka produktiv tid
Slutligen, om du upptäcker att du verkligen inte kan göra det du tror att du borde kunna göra på en dag, trots alla råd ovan - överväga om du kanske lider av möte-itis.
Som ekonom John Kenneth Galbraith en gång sa: "möten är nödvändiga när du inte vill göra någonting." Faktum är att flera undersökningar gjorda om detta ämne nådde liknande slutsatser att någonstans mellan en fjärdedel och hälften av tiden tillbringade i möten är ett slöseri, för att inte tala, du kan inte riktigt få dina andra uppgifter gjort medan du sitter ner att prata med någon annan.
Lösningen: Begränsa dina möten. Innan du planerar ett möte bör du tänka på om detta kan lösas med ett e-postmeddelande eller ett telefonsamtal först, eller genom att hoppa in på någons kontor i några minuter. Om ett möte krävs, listar de viktigaste dagordningspunkterna för att bestämma nödvändiga deltagare och den kortaste tid du kan schemalägga. Och ja, det är helt OK att schemalägga ett 20-minuters möte, ingen anledning att runda till 30! Om du måste ha möten, försök att gruppera dem tillsammans för att lämna stora oavbrutna perioder under dagen för det verkliga arbetet.
Ja, omorganisering och planering framöver är båda investeringarna i förväg - men tänk bara på hur lycklig du kommer att bli när du faktiskt får en hel dags uppdragslista korsad. Så ordna dig själv, få alla dina uppgifter på ett ställe, minimera dina distraktioner och börja erövra den (en-dagsstora) listan!
