Så snart vi börjar uttala oss, lär vi oss att säga tack och tack - följs noggrant av jag är ledsen . Från en mycket tidig ålder lär vi oss att om vi gör något fel, bör vi be om ursäkt för det.
Och det är fortfarande sant - om du snedvrider reglerna för etikett, duker upp sent till en viktig funktion eller kränker en vän och säger att du är ledsen är ofta ett viktigt steg för att laga fel. Men det kommer en punkt, särskilt på arbetsplatsen, att det inte hjälper alls att vara för ursäktande eller be om ursäkt för fel saker. Och i själva verket kan det slå tillbaka.
Du vill hålla din chef och dina kunder lyckliga, så det kan vara frestande att säga att du är ledsen för allt som går fel - inklusive de saker som är helt utanför din kontroll. Men det är viktigt att inse att inte allt är din börda att bära. Att be om ursäkt i onödan kan faktiskt underskrida din professionalism genom att införa tvivel och minska andras förtroende för dig.
Så sluta tigga om förlåtelse för den wonky stolen i konferensrummet (såvida det inte är ditt jobb att fixa det) eller för att UPS-killen är sen. Följ dessa do's and don'ts, så kommer du att se till att du håller "Jag är ledsen" på sin plats.
Gör: Välj dina ursäkter noggrant
Att välja och välja vilka misstag som är värda en ursäkt visar ditt grepp (eller brist) på professionellt omdöme. Om du erbjuder samma svåra ursäkt för att inte ha tagit ett anteckningsblock till ett möte som du gör för att du missat en viktig tidsfrist, sätter du i princip de två gafforna på samma nivå, även om de inte ens är nära.
Ibland är de saker vi ber om ursäkt inte ens gaffes alls. Om ett icke-brådskande e-postmeddelande kommer in före lunch och du inte svarar förrän på eftermiddagen, ber om ursäkt för ett sent svar. Mottagaren skulle förmodligen inte ens ha tänkt på det så sent om du inte hade nämnt det. På samma sätt bör du inte starta ett e-postmeddelande eller ett telefonsamtal med "Jag är ledsen att du stör dig, men …" såvida det inte finns en mycket god anledning att du är ledsen för det.
Inte: Öppna tvivel
När du säger orden "Jag är ledsen" eller "min ursäkt för" tar du i huvudsak ansvaret för ett resultat, oavsett om det faktiskt var ditt fel eller inte. Så om det inte är det, varför låta andra tänka att du har fel?
Om talaren till ditt evenemang är sent för att han överlappade och missade sin flygning kan du försöka lösa problemet, men inte be om ursäkt för hans dåliga beteende - det är inte ditt fel, och du vill verkligen inte att din chef ska tänka det är. Gör dig själv en tjänst och plantera inte det onödiga tvivel.
Gör: Ändra vad du kan
Många av de saker som vi frestas att be om ursäkt för är saker som vi är osäkra på (en tidigare medarbetare i mina ursäktade rikligt och upprepade gånger för det ljud som hennes skor skapade på trottoaren), eller enkel absentmindedness.
Om du märker mönster i ditt beteende som stör dig så att du ber om ursäkt för dem, överväg vad du kan göra för att undvika dessa situationer. Om du är benägen att glömma saker bör du notera de saker du behöver för att komma till ett möte direkt i din kalender så att du enkelt kan ta dem på din väg ut. (Och gamla kollega, du kanske borde investera i några nya skor eller gummisulor.)
Inte: Skrik ansvar
Att undvika ursäkter betyder naturligtvis inte ansvar för lister. När du har fel för något, oavsett om det är ett intrång i etiketten eller ett professionellt misstag, bör du komma ren. Erbjud din uppriktiga ursäkt en gång - bara en gång - och gör en plan för att återhämta dig från ditt misstag. Det enda som är värre än en onödig ursäkt är en onödig ursäkt följt av en onödig förklaring.
Nästa gång du frestas att be om ursäkt för något, ta ett djupt andetag och fundera över det. Var det ditt fel? Har du faktiskt gjort något fel? Eller kommer denna ursäkt att växa tvivel om dina förmågor? Tänk på effekten du vill ha med dina ursäkter, och spara "Jag är ledsen" för ögonblick när du verkligen behöver det.
