Hur många gånger har du haft det här samtalet?
Uppenbarligen är det en extremt frustrerande situation. Hur skulle du kamma igenom de dussintals e-postmeddelanden som du har fått under de senaste timmarna ensam för att hitta det avgörande meddelandet som hade en uppgift som var skyldig pronto? Och om du använder e-post på det smarta sättet - bara kontrollera din inkorg ett par gånger om dagen - har du kanske inte ens sett meddelandet ännu!
Det är ett vanligt dilemma, som alla i arbetskraften antagligen har stött på någon eller annan punkt (om inte regelbundet). Det får också en viktig fråga: Vilken form är kommunikationen lämplig för realtidsförfrågningar kontra uppgifter som bara behöver fyllas i under de kommande dagarna?
För att lösa denna fråga om kontorsetikett har Cyrus Stoller, en programmerare, ett system som du bör överväga att implementera bland dina medarbetare. Fördelningen är ganska enkel:
- Om du behöver något gjort inom 30 minuter, ring personen.
- Om du behöver ha gjort något inom två timmar, skicka en person
- Om du behöver ha gjort något på arbetsdagen, IM IM personen.
- Skicka e-post till personen om du behöver göra något inom de närmaste dagarna.
Även om den faktiska uppdelningen kan variera beroende på hur ditt kontor fungerar (till exempel på ett litet kontor kan det vara meningsfullt att bara stanna vid någons skrivbord snarare än att ringa), men vad Stoller får på sig är nyckeln: E-post bör inte vara standard kommunikationsmedel för att komma över allt som behöver kännas eller hanteras i realtid.
Naturligtvis är det här systemet ganska enkelt för dig att implementera när du arbetar med nära kollegor och klienter, men hur får du andra på kontoret att spela med? Här är några saker att prova:
- Ställ in en autosvarare via e-post som berättar för människor hur man kommer i kontakt med dig om saken behöver hanteras inom nästa timme eller två.
- Om du stöter på e-postmeddelanden som ber om åtgärder i realtid, påminn dig artigt om dina medarbetare att du föredrar att det här meddelandet hade vidarebefordrats via telefonsamtal eller text, eftersom du kanske inte kommer till deras e-post i tid om en annan nödsituation slår till.
- Om du är i någon form av förvaltningsroll, ställ in standarder på kontoret. Låt dina anställda öppet prata om hur de vill att andra ska kommunicera med dem om något måste göras istället för att alla antar att e-post är okej.
Slutligen påminn alla om att ett system som detta verkligen är en win-win. Ingen är länkad till sina inkorgar, och en brådskande uppgift kommer aldrig att ångras igen.
