Det finns massor av tips om hur man blir mer produktiv - från regler att följa för en effektivitetshöjning till detaljer som vi bör ha i åtanke för att spara vår arbetstid och mer.
Men vilka av dessa tips är faktiskt beprövade och sanna - och vilka är bara buller?
På en månad testade jag fyra vanliga produktivitetstips (plus ett roligt bonustrick), med hjälp av tidspårningsprogramvaran DeskTime för att mäta hur de faktiskt påverkade min produktivitet. Enligt det här lilla experimentet kan några av de mest populära tipsen där ute vara lite överskattade - medan andra uppenbarligen har viss magisk kraft för att hjälpa dig göra saker och ting.
Här är vad jag lärde mig - och hur du kan tillämpa det i ditt eget arbetsliv.
Tips 1: Stoppa multitasking
Huvudtanken med denna metod är att fokusera på en uppgift i taget och undvika att göra flera saker samtidigt. Studier och experiment har visat att våra sinnen fungerar bäst när vi koncentrerar oss på en enda uppgift, som konstaterats av Daniel Patrick Forrester på Bloomberg Businessweek . Men han noterar också att denna enda uppgiftsinriktning inte är något som kommer naturligt, och vi måste ofta utbilda oss för att sluta multitasking.
Hur gick det?
Redan den första dagen upptäckte jag den största nackdelen med denna metod: Det leder till en benägenhet för perfektionism. Som ett resultat kan du slösa mycket tid på detaljer, vilket kan hindra din långsiktiga produktivitet.
Två andra nackdelar med den här metoden filtrerades ut senare samma vecka.
Först kan det låta enkelt att fokusera på en enda uppgift, men det är det inte. Du kan stänga alla flikar på din bärbara dator och bara lämna den relaterade uppgiften öppen, men du kan inte göra samma sak med ditt sinne - alla andra saker som måste göras fortsätter att flyta runt på baksidan av den.
För det andra betyder den här metoden i dess mest extrema mening en total uteslutning av alla andra uppgifter under en hel dag, vilket kan bli tråkigt. För mig är rimlig multitasking vad som tillför en dynamik till arbetsdagen och hjälper mig att hålla mig intresserad.
Effektivitet: 77%
Personlig tillfredsställelse: 2/5
Slutsats: Om du inte kan undgå multitasking ska du fortsätta göra olika uppgifter samtidigt. Försök bara inte göra för mycket på en gång - studier visar att det kan få hjärnan att krympa, och du vill förmodligen inte att det ska hända.
Tips # 2: Ta frekventa raster
Huvudtanken här är att ta pauser under dagen hjälper dig att komma tillbaka till arbetet avslappnat och energiskt, och därmed få fler saker gjort. Studier tyder på att det finns många olika optimala arbetsförhållanden, men i slutändan spelar det ingen roll om du följer 52:17-regeln eller tar en paus var 90: e minut, så länge du lämnar skrivbordet ett par gånger en dag.
Hur gick det?
Allt gick som planerat på måndag; genom att bryta ofta slutade jag en ganska anständig mängd uppgifter som fanns på min att-lista.
Men sedan kom den andra dagen, och jag kände att jag var tvungen att tvinga mig att lämna skrivbordet. Dessutom blev det mer och mer svårt att komma tillbaka på rätt spår efter dessa obligatoriska pauser. Efter att ha haft samma problem under följande dagar slutade jag också med att ändra hela tillvägagångssättet: I stället för att tvinga mig att bryta varje timme tog jag en paus varje gång jag slutade en uppgift eller helt enkelt kände mig fast. Som ett resultat fanns det tillfällen då jag tog tre pauser på en timme, och gånger genomförde jag en fem timmars ”arbetsmaraton” utan vila. Men det fungerade; Jag fick saker gjort en efter en utan att känna mig överansträngd, och det var det som verkligen betydde.
Effektivitet: 75%
Personlig tillfredsställelse: 4/5
Slutsats: Ta en paus när du behöver det, inte när du ska.
Tips 3: Skapa en uppgiftslista med hanterbara uppgifter
Det finns olika sätt att skapa din to-do-lista. Idén med den här listan är att dela upp varje uppgift i de åtgärder som du kan göra för att få dina projekt klar. Produktivitetsguru David Allen föreslår att du börjar varje objekt i din lista med ett verb för att göra dina avsikter mer konkreta. Till exempel, istället för att helt enkelt sätta "klientrapport" på din lista, specificera de åtgärdsposter som kommer att vara involverade: samla in data, analysera data, skriv rapporten och så vidare.
Då måste du fördela dessa uppgifter på ett sätt som faktiskt är genomförbart. "En daglig uppgiftslista bör vara sammansatt av små uppgifter som inte tar mer än ett par timmar som mest att slutföra, " skriver Cody Wheeler för Lifehack .
Hur gick det?
Det bra med den här metoden är att den får dig att känna dig produktiv. Längden på min uppgiftslista krymptade faktiskt och det kändes ganska motiverande. Dessutom låter denna metod mig också märka de mindre saker jag gjorde som en del av hela projektet, som söklitteratur efter ett blogginlägg, som vanligtvis tar mycket tid, men inte ger omedelbara resultat som alla kan se.
Men trots att de delar uppgifterna i genomförbara steg är förmodligen den mest effektiva metoden som jag har testat, bör du fortfarande skapa din lista klokt. du kan inte ta med allt litet du planerar att göra, även om det är nödvändigt för att slutföra projektet. Det kommer helt enkelt att göra din lista onödigt lång.
Effektivitet: 80%
Personlig tillfredsställelse: 5/5
Slutsats: Skär ned din lista till högst sex eller sju specifika genomförbara uppgifter per dag. Enstaka uppgifter som tar mindre än 10 minuter att slutföra kvalificerar sig inte för listan.
Tips 4: Börja med den viktigaste uppgiften
Idén med denna metod är att börja med den viktigaste uppgiften för dagen när du har full mental energi, och sedan få många enklare uppgifter gjort när dagen går och du blir mer sliten. I en artikel för Fast Company föreslår Rachel Gillett:
”Identifiera de uppgifter som är viktiga och kräver din fulla mentala kapacitet som du skjuter upp till slutet av dagen när dina mentalreserver är låga. När du har identifierat dessa uppgifter, organisera din rutin så att du kan arbeta med dem oavbruten under den första timmen på dagen. ''
Hur gick det?
För mig gick detta inte riktigt som beskrivet av Gillett. På morgnarna behöver jag helt enkelt lite tid för att komma in i arbetsflödet. Jag kunde göra några vardagliga uppgifter, men definitivt ingenting som "krävde min fulla mentala kapacitet." Så jag kämpade med den här metoden i en och en halv dag tills jag gav upp för att äntligen få saker och ting gjort.
Effektivitet: 66%
Personlig tillfredsställelse: 1/5
Slutsats: Hitta dina produktivitetstoppar (DeskTime har en "Produktivitetsskala" för detta ändamål), schemalägg sedan dina prioriterade uppgifter under denna tid. Det behöver inte vara det första på morgonen - bara när din prime time är.
Bonustips: 2 öl för kreativitet
I en studie som gjordes av University of Chicago fann forskare att att vara lite berusad kan öka din produktivitet för kreativa uppgifter. Medan kaffe har visat sig hjälpa dig att göra enkla uppgifter, visades en alkoholhalt i blod på 0, 07 (motsvarande två öl) som hjälper kreativa uppgifter.
Hur gick det?
I flera veckor var jag på väg att skriva en artikel - jag kunde bara inte komma in i flödet. Så en eftermiddag tog jag till det här sista experimentet. Jag drack det första ölet fullständigt, gick sedan tillbaka till min dator för att jobba och slumpvis dricka den andra.
Det första ölet gjorde underverk; Omedelbart flödade ord, idéer släpptes ut och sidorna fylldes snabbt. Det verkade som om ölet hade stängt av min självkritik och öppnat dörren för mitt kreativa skrivande.
Men den andra ölen var ett misstag; när jag smuttade på det, sönderdelades min koncentrationsförmåga snabbt.
Effektivitet: Tja, det fick jobbet gjort, eller hur?
Personlig tillfredsställelse: 5/5
Slutsats: Att ha en öl gjorde fantastiska saker för att få idéer på papper, men förvänta dig inte att kunna göra något verkligen produktivt efteråt. En öl skulle ha varit tillräckligt för min tolerans.
