Jag vet inte om dig, men det finns inget jag älskar mer än en bra, ren, organiserad att-lista. Några enkla saker att kolla in på morgonen, några svårare men tillfredsställande uppgifter för eftermiddagen, och en eller två bonuslådor för mina mest produktiva, vibing-med-universum dagar.
Tyvärr är det aldrig hur min uppgiftslista faktiskt ser ut. Mina handlingsartiklar börjar med "vad jag behöver göra idag" och slutar med "vad jag behöver göra med mitt liv" och inkluderar varje litet steg jag tror att jag bör ta mellan mig. Det finns cirklar, stjärnor, klotter och en mängd mer markerade färger. För att sammanfatta: Det är kaos.
Fast besluten att organisera bruset undersökte jag ett gäng verktyg och resurser för att ge min dosering lite förrengöring. Min favorit? Eisenhower-metoden.
Om du letar efter ett bättre sätt att hantera din uppgiftslista så fungerar det här enkla - men effektiva! - verktyget.
Vad är det?
Eisenhower-metoden är ett enkelt verktyg för tidshantering och prioritering som gör att du ställer två frågor för varje att göra: Är det brådskande? Det är viktigt? Döpt efter president Eisenhower, som sägs ha använt metoden, följer verktyget tanken på hans berömda citat, "Det som är viktigt är sällan brådskande och det som brådskande är sällan viktigt, " och organiserar din to-dos i fyra separata sektioner.
Hur använder jag det?
Ta först din galna to-do-lista.
Ta sedan ett tomt papper och rita följande kvadrant. (Men lämna ut texten i mitten! Det är för dig att fylla i.)
Källa
Ta sedan varje objekt som listas på det kaotiska papperet och placera det i en av de fyra rutorna. De ska märkas "brådskande och viktigt", "viktigt men inte brådskande", "brådskande men inte viktigt" och "inte viktigt eller brådskande."
Vad går vart?
Brådskande och viktigt: Har du en EOD-tidsfrist? Det går här. Kraschade din webbplats bara? Det skulle också gå här. Har du ett gråtande barn? Det skulle också gå i den här rutan (även om du vill skriva "ta itu med gråtande baby eller inte" är upp till dig). Den här rutan är full av de dagliga bränderna du släcker. Och om du inte är i kris-PR, vill du inte ha för mycket i den här rutan. Det betyder att du spenderar mer tid på att vara reaktiv och mindre tid på att vara proaktiv.
Viktigt men inte brådskande: I den här rutan bör du spendera större delen av din tid. Det bör innehålla korta och långsiktiga mål, som nätverk, affärsplanering och träning. Även om du märker dessa aktiviteter som inte brådskande, är det bäst att lägga en tidsram runt var och en så att du är säker på att få dem gjort.
Urgent men inte viktigt: Det här är ett telefonsamtal mitt i mötet, eller en full inkorg med e-postmeddelanden som väntar på svar (trots att det inte är så viktigt för ditt slutmål). Det är de irriterande saker som dyker upp mitt på dagen som inte leder dig fram så mycket men som kan ta upp massor av tid. Om du upptäcker att en hel del av dina uppgifter faller här är det dags att bygga in system för att bättre skydda dig själv. Till exempel, lägg ut en kontorstid på eftermiddagen så att folk vet att du kommer att svara senare och be din mamma att inte ringa medan du är på jobbet.
Inte viktigt eller brådskande: Vad gör de då på din to-do-lista? Seriöst, om det finns några uppgifter i den här rutan, hitta ett sätt att bli av med dem. Om du inte kan bli av med dem, delegera dem. Och om du inte kan delegera dem, samla dem i grupper på fyra eller fem (eller 10) för att kryssa av för under en långsam, snöig eftermiddag.
Och för alla er tech-junkies som har hamnat på att göra-listor på din iPhone-anteckningar och undrat hur detta kommer att översätta, fruktar inte. Det finns till och med en Eisenhower-app.
Känner du till andra användbara verktyg för tidsstyrning eller organisation som får dig igenom dagen? Berätta om dem!
