Vi har alla varit på den mottagande änden av de e-postmeddelanden som bokstavligen inspirerar rök att börja bölja ur våra öron.
En minut är du helt lugn, cool och samlad. Men när din inkorg slingrar? Det ett till synes oskyldiga budskapet skjuter dig rätt över kanten.
Innan du vet ordet av det har du skjutit upp ett brutalt och kurt svar som säger något som: ”Allvarligt, Janet, hur många gånger måste jag säga att du ska byta ut numret i det övre hörnet av kalkylbladet ?! Detta blir löjligt. ”
Cringe, eller hur? Vanligtvis är du klok nog att ta en paus och samla in dig innan du svarar. Men idag? Janet och hennes inkompetens för kalkylblad fick bäst av dig - och du svarade innan du hade en chans att töja din egen korta säkring.
Du vet att din e-postadress var oförskämd och kanske lite mer aggressiv än den konversation som krävdes. Så, hur kan du backpedal ur den här situationen - utan att skaffa dig ett rykte som den medarbetare som kommer att förlora sin coola vid ett ögonblick?
Tja, börja med att svara (så snart som möjligt!) På samma e-postmeddelande med ett meddelande som ser mycket ut som det här.
E-postmall Hur man följer upp efter att ha skickat en oförskämd e-post
I vårt exempel på den irriterande Janet och hennes uppfattade oförmåga att fylla i det rutinmässiga kalkylbladet på rätt sätt, här är hur en uppföljande e-postadress skulle se ut med de nödvändiga uppgifterna.
Ett prov
Här är en viktig sak att notera: Även om du kan och bör ge en kort förklaring till varför ditt svar var oförskämt, behåll det ganska allmänt och motstå lusten att skramla av en massa ursäkter.
Mottagaren av ditt alltför arga meddelande kommer förmodligen inte att bry sig om det faktum att du stubbade tån den morgonen, du har dålig matsmältningsbesvär och din bil skulle inte börja på väg till din klientlunch - han eller hon vill bara veta att du är medveten om din okänslighet och är villig att stå till ansvar för dina egna handlingar.
Tyvärr finns det inget sätt för dig att ta tillbaka det dåligt skickade e-postmeddelandet från dig (det skulle dock vara trevligt, eller hur?). Men omedelbart uppföljning med ett ursäktande e-postmeddelande bör hjälpa till att jämna ut saker och ångra en del av den skada du orsakade med din alltför snabba responstid.
