Om du jobbat på ett kontor någonsin, vet du att möten är svarta får av arbetsuppgifter. Vi älskar att hata dem och vi strävar efter att eliminera dem för alltid, och ändå fortsätter vi att ha dem - om och om igen tills vi befinner oss undrar varför vi tillbringar så mycket tid i dem.
Alla har sina hemligheter för att navigera i det svåra landskapet i möten (och vissa är bättre än andra.)
Så jag samlade strategier för att minska din mötesbelastning (och öka din produktivitet) från fyra framgångsrika företagsledare. Vem vet, du kanske kan prova en av dessa taktiker på ditt eget kontor!
1. Skapa tidslots för "Inget möte"
Detta är det äldsta och enklaste tricket i boken, för alla som kämpar för att schemalägga head-down-arbete.
Och det fungerade för Andrew Fingerman, VD på PhotoShelter:
”I drygt ett år har jag vägrat att hålla möten före middagstid. Påverkan på min produktivitet har varit häpnadsväckande. Som någon som också har ADHD har jag upptäckt att morgnar är avgörande för arbete som kräver min högsta nivå av kritiskt tänkande. Så om någon desperat behöver träffas med mig på morgonen, avslår jag nästan alltid och frågar i stället om vi kan välja en tid på eftermiddagen. Det enda villkor som jag ska grotta är om mötet passar perfekt med mina högsta prioriteringar. ”
På The Muse har vi omfamnat en liknande strategi genom att implementera "Vinnande onsdagar", där från klockan 9 till 13 på onsdagar, ingen i företaget får planera möten.
"De vanligaste klagomålen var att människor inte hade tillräckligt med konsekvent tanketid eftersom möten skulle avbryta så ofta, " säger vår VP of People and Talent, Toni Thompson. "Det finns ett par möten som folk har sagt till mig att de inte kan sluta, men om ansträngningen minskar till och med 70% av de oproduktiva mötena och ersätter de med massor av produktivitet, kreativitet och anställdes förnuft, är det värt det."
2. Att ha möten bara en dag i veckan
Mattan Griffel är en av grundarna och VD för en månad. För att lösa sina egna mötesfrågor bestämde han sig för att istället för att stänga av vissa tider skulle han stänga av varje dag utom en.
Till skillnad från The Musees eget system, håller Griffel möten enbart på onsdagar: ”Jag gör inte så mycket. Om någon ber om att ta kaffe på tisdag kommer jag att fråga om onsdagen fungerar istället. Om den onsdagen är helt bokad, frågar jag om nästa onsdag (ibland måste jag boka två eller tre onsdagar ute), säger han i en ny artikel i Forbes . Överraskande enkelt, eller hur?
Resultatet, han har funnit, är inte bara enorma block av tid att fokusera på andra uppgifter, utan att "att tvinga människor att vänta till onsdag ofta kommer att filtrera bort de obetydliga mötena. Det kommer att eliminera människor som vill ha lite av din tid men inte är villiga att vänta på det eller att arbeta inom ditt schema. Det är bra för mig, eftersom jag inte vill träffa dessa människor ändå. ”
3. Gå igenom kalendern regelbundet
"Vi har regelbundet utvärderat möten kvartalsvis för att omarbeta mötesplanerna där det behövs, " säger Dinah Alobeid, kommunikationsdirektör på Greenhouse. Detta betyder att varje företag tittar på sin kalender och beslutar om vissa diskussioner kan flyttas till en annan kanal.
Du kan enkelt göra detta med ditt eget schema. För att hjälpa till att minska vilka möten som inte inträffar, föreslår Alobeid att minska tidsramen: ”Börja med 30-minuters möten och skär dem ner till 20 minuter när det är möjligt; detsamma gäller i 60 minuter, varför inte prova 45? ”Du kanske upptäcker att du kan uppnå lika mycket på kortare tid, om inte via ett e-postmeddelande eller ett Google-dokument istället.
Dessutom säger hon, "Spendera tid på måndag för att kartlägga vad du vill åstadkomma den här veckan och vilka möten som måste hända för att få arbetet gjort och flytta vissa projekt framåt." Om de inte känner sig i linje med dina prioriteringar, ta bort dem.
4. Hålla en mötesrening
Alex Villa, Chief Operating Officer på Healthify, tar ovanstående ännu längre genom att organisera en "mötesrening" hos sitt företag:
"Detta är en specifik tidpunkt var sjätte till nio månad där vi tar bort 100% av återkommande möten och institutregler för vilka de kan läggas tillbaka."
Så vad exakt utgör att föra ett möte tillbaka till kalendern för Villa och hans team? ”För återkommande och klientmöten kan du behålla eller radera mötet efter eget gottfinnande. De raderade mötena kan inte läggas tillbaka på minst två veckor. Efter dessa två veckor kan du bara lägga till mötet tillbaka om en majoritet av deltagarna proaktivt ber om att det ska återföras (lobbying för dina egna möten är förbjudet!) ”
Svaret hos hans företag har varit oerhört positivt, trots att det var en så skrämmande begäran: ”Alla älskar det och kan inte vänta med att ta bort allt. Utan att erkänna problemet börjar du ha den besvärliga situationen att ingen vill vara den som säger: "Detta möte är inte användbart, kan vi bara avbryta det?" I slutändan går vi igenom cykler med optimal prestanda där människor har en bra balans mellan att kunna samarbeta medan de fortfarande har tid att göra sitt individuella arbete. ”
Det kan vara svårt att få alla i ditt team ombord med denna plan, men det är värt att testa för mindre möten. Prata med dina medarbetare om att ta bort eventuella icke-brådskande incheckningar under ett par veckor och se om det alls påverkar ditt arbete negativt.
Att lösa mötets överbelastning kommer verkligen till att prioritera din arbetsbelastning, varför ovanstående strategier är så effektiva.
