Tidigare i år bestämde jag mig för att lämna mina Inbox Zero-dagar bakom mig och beslutade att hålla mig lugn, cool och samlad som e-postmeddelanden. Jag strävade efter att vara den personen som kunde säga, ”Åh, bara 433 meddelanden att gå igenom på måndag morgon? Det förmodligen inte förstör min helg och får mig att tappa sömn. ”
Sex minuter efter upplösningen såg jag mig själv stirra intenst på den lilla "en" -meddelandet i min telefons inkorg och beslutade snabbt att det faktiskt skulle vara bättre för min övergripande wellness och stressnivå om jag blev den personen nästa år . Så naturligtvis är jag alltid i min inkorg och försöker hitta effektivare sätt att hantera det.
Jag har provat hacks, appar, filter, mappar, séances, konserverade svar - egentligen har ingen sten lämnats orolig. Men vad jag tyckte vara ett av de bästa tricksna av alla är det som alla enkelt kan göra: Skapa specifika ämnesrader för varje e-post du skickar.
(Du kan läsa den här nästa meningen med en infomercial röst.) Eftersom hur många gånger har du sökt i din inkorg efter ett e-postmeddelande som du vet finns men ändå verkar det inte vara någonstans? Och då, precis i det skedet när du frågar din dator, "Gör jag galen eller försöker du förstöra mig?" - Du hittar det! Och ämnesraden är något vagt som "Hej" eller "Kommande projekt" eller "För i morgon."
Nåväl, goda nyheter, du kan stoppa det från att någonsin hända igen bara genom att skapa ämnesrader som är fulla av detaljer. Till exempel blir "Kommande projekt" "Uppdatering av dataforskningsprojekt för augusti." Och "För i morgon" förvandlas till "Noter för säljmötet den 7/25." Och "Hej" blir "Long Time No Talk Former Co- arbetstagare! Pojke brukade vi inte skratta om vår gamla chef tillsammans - Hej kommer du att vara min referens för ett jobb? "(Eftersom" hej "e-postmeddelanden är bara för att" bara kolla in "e-postmeddelanden när det gäller människor som vill ha något från dig .)
Jag vet att vi alla är så upptagna och att dessa extra bokstäver kan känna sig mycket beskattande på våra fingrar och på våra packade scheman, men jag kan nästan garantera att det kommer att hindra dig från att någonsin behöva spela "inkorgens göm" innan en viktig kundmöte igen.
Åh, och det blir bättre! Du kan också göra detta för e-postmeddelanden som människor skickar till dig med meningslösa ämnesrader. Justera just det ämnet innan du svarar, och plötsligt blir meddelandet mycket lättare att hitta när du söker efter det.
Letar du efter fler bonusar? OK, hur går det här: Genom att komma med specifika rader eliminerar du snabbt att du måste sortera igenom 26 e-postmeddelanden som alla har samma ämne, men väldigt olika meddelanden. För att det visar sig att du inte är den enda personen som skickar ut "Uppdateringar."
Sist, men inte minst, det bästa med detta för mig är att nu när ett e-postmeddelande dyker upp på min telefon och jag inte är på kontoret, kan jag vanligtvis mycket snabbt se om det är brådskande eller om det kan vänta. Kontrollerar jag det fortfarande? Självklart! Men nu väntar jag några minuter först, för jag är lugn, cool och samlad så.
Ska du prova det här? Tweet mig och låt mig veta!
