Föreställ dig att du har ett samtal med din chef och gör ditt mål för en höjning. Eller kanske du pratar med en stor klient och föreslår en ny programimplementering.
Föreställ dig nu att under samtalet kontrollerar personen du pratar med e-post, bläddrar igenom en anteckningsbok eller smsar bort sin mobiltelefon. Eller, tänk om han eller hon fortsätter att avbryta eller vara oeniga innan du kan göra din fullständiga poäng?
Det är oerhört frustrerande, men tyvärr händer det hela tiden. Det är ingen hemlighet att lyssna har blivit svårare än någonsin på dagens arbetsplats. Vi har så många prylar, enheter och meddelanden som skriker efter vår uppmärksamhet varje minut på dagen - och vi lurar oss ofta till att tro att de är viktigare än en konversation som utspelar sig framför oss.
Vi har också en biologisk utmaning: Vi kan lyssna på tre gånger snabbare än någon kan prata. Det betyder att vi har överkapacitet i hjärnan som kommer att vandra av och underhålla sig själv om vi inte vidtar åtgärder för att medvetet hantera den.
När du väl har lärt dig hur du gör det, kommer du dock att öka ditt värde på kontoret på allvar. I sin klassiska bok, How to Win Friends and Influence People , citerar Dale Carnegie att att vara en bra lyssnare är en av de mest potenta saker du kan göra för att öka ditt inflytande och likhet. Dessutom är lyssnande en av de bästa färdigheter som arbetsgivare söker hos potentiella och nuvarande anställda, och det är korrelerat med upplevd förmåga att leda (läs: bättre chans vid kampanjer).
Så i ditt nästa möte är det värt att uppmärksamma hur du närmar dig konversationer med andra. Hitta dig själv bli distraherad? Här är fyra tips som kan hjälpa dig att övervinna den frestelsen, finslipa dina lyssnarförmågor och visa människor att du verkligen bryr dig.
1. Bli mentalt och fysiskt närvarande
Mest uppenbart - och ändå, kanske viktigast - beslutet att vara en avsiktlig lyssnare för varje konversation. Tryck på andra aktiviteter, tidsfrister och huskelistor från ditt sinne och var närvarande i den aktuella diskussionen.
För att visa att du verkligen är engagerad, lägg ner din mobiltelefon, sluta skicka text och stäng din anteckningsbok. Om du sitter bakom ett skrivbord, där det kan vara frestande att flera uppgifter, stäng din bärbara dator och flytta papper åt sidan. Detta säger den andra personen att du är redo för konversationen.
2. Öva din neutrala lyssningsposition
En gång fick jag lära mig att lyssna utan att göra ansiktsuttryck, inklusive nickande eller leende. Jag talar inte om ett blankt ögonblick; Jag talar om ett neutralt ansiktsuttryck som helt enkelt säger: "Jag lyssnar."
Ofta, när du lyssnar på någon, finns det en naturlig tendens att fysiskt reagera på vad han eller hon säger, istället för att helt enkelt låta det sjunka in. Kanske gör du ett ansikte, får fram ögonbrynen eller ler här och där. Även om du kanske tror att det visar ditt intresse för konversationen, stör alla dessa aktiviteter faktiskt din förmåga att lyssna och den andra personens förmåga att bli hörd.
Lyssna istället i en neutral ställning som visar att du är förlovad, men inte ansträngande. Använd öppet kroppsspråk (dvs. korsa inte armarna), undvik extrema ansiktsuttryck (oavsett om de är gynnsamma eller avvisande), och nixa fotavtryckningen och andra svåra vanor som signalerar otålighet.
Jag har upptäckt att genom att anta en neutral kroppsställning förbereder jag mig mentalt för att lyssna. Det hjälper mig att avbryta bedömningen, fokusera på lyssnaren och hålla mig borta från frestelser med flera uppgifter.
3. Erbjud oavbruten taltid
Avbrott finns i många former. Du kan avbryta kommentarer för att komma överens eller uppmuntra talaren, muntligt utmana honom eller henne att uttrycka meningsskiljaktighet eller försöka visa empati genom att kasta ibland, "Åh, jag vet exakt hur du känner dig."
Väl avsedd eller inte, avbrott gör effektiv kommunikation omöjlig. Två personer kan omöjligt prata över varandra och båda hörs.
Istället föreslår jag att man använder en teknik som medlarna använder när de underlättar konflikt: Ge den andra personen oavbruten taltid.
Det låter enkelt, men här är fången: Ditt mål under denna tid är att lyssna med avsikt att upprepa det som sägs. När det är ditt mål, lyssnar du med en annan avsikt (förstår faktiskt vad som sägs), istället för att försöka avbryta dina egna tankar.
4. Upprepa tillbaka och ställa bekräftande frågor
När du har lyssnat och absorberat kan du använda valideringsfrågor för att se till att du hörde talaren korrekt.
Börja med att kortfattat upprepa det du hörde:
- Så det jag säger är _ _ ___. Är det rätt?
- Låt mig sammanfatta vad jag hörde dig säga: _ _ ___. Missade jag eller tolkade jag något?
Ställ sedan klargörande frågor om allt du inte 100% förstår:
- När du säger intäkter, vilka specifika intäkter hänvisar du till?
- Kan du upprepa det? Jag vill se till att jag hörde dig korrekt.
- Kommer du att berätta mer om din insamlingsplan för detta projekt?
Med dessa frågor besvarade kommer du inte bara att ha en kristallklar förståelse av konversationen, utan du kommer också att visa för talaren att du verkligen har investerat i det han eller hon har att säga.
Förbättrade lyssnarfärdigheter skiljer dig ut som kollega och ledare, eftersom andra börjar märka att du tar dem på allvar i dina samtal. Börja ta dessa steg för att öka ditt lyssnande spel, och du kommer också att öka ditt karriärspel.
