Alla har den personen på kontoret. Du vet, den som alltid verkar få mycket mer gjort än alla andra, men som aldrig verkar stressad eller frustrerande försöker avsluta ett uppdrag. Hur får han eller hon det? Och kan du stjäla dessa hemligheter för att förbättra din egen produktivitet?
Ja. Jo det kan du.
Med hjälp av tidsspårning och produktivitets-appen DeskTime har vi kunnat studera vanorna hos de mest produktiva medarbetarna - och fastställa arbetsflödet som leder till den otroliga förmågan att göra saker.
Och tricket kan överraska dig. Det visar sig, vad de mest produktiva 10% av våra användare har gemensamt är deras förmåga att ta effektiva pauser. Specifikt arbetar de mest produktiva människorna i 52 minuter åt gången och bryter sedan i 17 minuter innan de återvänder till det (liknande Pomodoro-metoden - mer om det här).
De anställda med de högsta produktivitetsvärderingarna arbetar faktiskt inte ens åtta timmar. Det visar sig att hemligheten med att behålla den högsta produktivitetsnivån under en arbetsdag fungerar inte längre - utan arbetar smartare med ofta pauser.
Anledningen till att de mest produktiva 10% av våra användare kan göra det mesta under de relativt korta arbetstiderna är att deras arbetstid behandlas som sprint. De får ut det mesta av de 52 minuterna genom att arbeta med intensivt syfte, men vila sedan upp för att vara redo för nästa bristning. Med andra ord, de arbetar med syfte.
Att arbeta med syfte kan också kallas 100% dedikationsteori - föreställningen att vad du än gör gör du det fullständigt. Därför är du under de 52 minuterna av arbetet dedikerad till att utföra uppgifter, få saker gjorda och göra framsteg. Under 17-minuters pausen är du helt borttagen från det arbete du gör - du vilar helt och hållet, inte kikar på din e-post var femte minut eller bara "snabbt kolla Facebook."
Det finns många överraskande fördelar med denna vilotid. Först och främst för dina produktivitetsnivåer kan arbeta under långa perioder vara skadligt för din engagemang i en viss uppgift. Upprepa uppgifter leder till kognitiv tristess, vilket i sin tur stoppar din förmåga att trivas med allt du gör. Den mänskliga hjärnan var bara inte byggd för att fokusera i åtta timmar åt gången - det bästa sättet att uppdatera uppmärksamhetsspännen är att ta en paus.
Dessutom har människokroppen aldrig fått sitta i åtta timmar i rakt, och forskning har visat att bryta upp hela dagen sit-a-thon kan förbättra produktiviteten. (Åh, det gör dig också friskare.)
Denna mängd tid kan verka hög, men om du tittar på musiker i världsklass blir de fantastiska genom att öva i liknande tidsintervaller. Verkligen - vi når nivån på storheterna. Vi pratar helt och hållet om att inte fungera.
Så, hur kan du få ut mesta möjliga av dina pauser för att få ut mesta möjliga av dina arbetssprint? Steg först bort från datorn (och smarttelefonen). Gör lite övningar på ditt kontor, eller gå ut och ta en promenad runt för att rensa ditt sinne och få kroppen att röra sig. Chatta med några av dina medarbetare (inte om arbete) - undersökning visar att anställda som umgås är båda lyckligare på jobbet och har möjlighet att göra lika mycket som sina icke-socialiserande medarbetare, som därför lägger mer tid på att arbeta. Ta något hälsosamt att äta för att fylla på dina energinivåer. Eller, om du måste stanna på datorn av någon anledning, titta på några roliga djurvideor - det visas att tittar på söta bilder av katter och hundar faktiskt kan leda till ökad produktivitet.
En person kan inte vara 100% produktiv hela dagen. Så mycket som du vill få ut det mesta av varje minut, att få saker gjorda, att tränga, det är bara inte mänskligt möjligt. Koncentration är som en muskel: Den måste vila för att kunna fungera, och den bör inte vara överarbetad. Annars bränner det helt enkelt ut och tar längre tid att komma tillbaka i svängningen av saker.
Så gör ett åtagande att ta några allvarliga pauser den här veckan. Om 17 minuter varje timme känns som för mycket (för dig - eller din chef) överväga att bara ta fem eller 10 varje timme och se vilken effekt det har. Resultaten kan överraska dig.
