"Skriv ner det - det kommer att vara på slutprovet, " sa ingen chef någonsin.
Anteckningar är en osung utmaning att flytta från skolan till arbetsplatsen - vi är i en helt ny miljö, med helt olika skäl för anteckningar och olika behov för hur vi använder våra anteckningar senare, men de flesta av oss litar på de metoder vi använde i vår gymnasiet.
Och även om det är sällsynt att någon tappar ett jobb för att inte notera något, kan den lilla, pågående effekten av dåliga anteckningar (eller hoppa över anteckningar helt) skada din karriär. Hur många gånger har du varit tvungen att skicka e-post till din chef, en kollega eller en klient som ställer en fråga om något hon pratade om på ett möte häromdagen för att du glömde det? Det skadar det förhållandet - för att inte tala om allas produktivitet. (Sidnot: Här är några fler saker som chefer verkligen inte gillar.)
På baksidan är noteringar ett otroligt sätt att visa respekt för människor. Det visar att du lyssnar och att du tycker att det de säger är viktigt. Dina anteckningar fungerar som din guide till att göra ditt jobb också bättre; du kan enkelt hänvisa till den viktiga information du behöver för att lyckas när du behöver den, utan dröjsmål.
Och en hemlig bonus, att göra anteckningar gör dig faktiskt smartare. När du har en samling grundliga, tankeväckande anteckningar allt på ett ställe (som du faktiskt besöker då och då), börjar du se samband mellan saker som du annars inte skulle ha sett och har information som andra inte behåller. Så får du bra idéer, bildar nya anslutningar och blir den typen av innovatör och ledare som får saker att hända på ditt team.
Sammantaget är att ta anteckningar ett riktigt subtilt, men kraftfullt sätt att göra dig själv mer framgångsrik - men väldigt få av oss får någon vägledning om hur vi kan överföra vår anteckningsstil till arbete på jobbet. Det är därför jag idag vill dela med dig en snabbstartguide för att ta fantastiska anteckningar i ditt yrkesliv.
1. Vet när du ska ta anteckningar på jobbet
Inte varje situation på jobbet kräver anteckningar, men det finns säkert tillfällen då jag rekommenderar att du drar ut din penna och papper. Generellt sett är mitt råd alltid att göra fel på sidan att ta anteckningar och bara bestämma senare om du behöver behålla dem eller inte, men här är några av de viktigaste tiderna när du vill notera några saker:
En-mot-en-möten
Oavsett om du är chef eller anställd, visar anteckningar att du tar tiden på allvar. Det är också en bra tid att notera personliga detaljer som din chefs make-namn, vilket är bra saker att komma ihåg för att hjälpa dig att skapa ett mer meningsfullt förhållande med människor på jobbet.
Stora samtal
Det är lätt att bli så förpackad i vad som händer under en stor brainstorming eller problemlösningssession att du faktiskt inte behåller någonting när du går ut ur rummet. Tänk på att notera, även om du deltar mycket, för att säkerställa att du håller fast vid kritisk information.
Kundmöten
Att ta med en anteckningsbok är alltid en bra idé så att du kan spela in varje detalj som en klient eller kund behöver. Bättre att ha för mycket information och dela upp den senare än att missa något riktigt viktigt.
Möten med dina mentorer eller kontakter
Till och med ett enkelt kaffemöte bör spelas in. Visa den person du värdesätter sin tid och expertis genom att skriva ner den; plus, om detta är ett sällsynt möte, vill du se till att du kommer ihåg allt eftersom du kanske inte får tid med den här personen igen snart. Du kan också använda dina anteckningar för att följa upp på ett mer meningsfullt sätt - som att skicka en värdefull länk eller artikel relaterad till något du diskuterade i ditt möte.
2. Hitta en anteckningsstil som du älskar
Det finns inga regler när det gäller hur du tar dina anteckningar. Det finns inget bevis på att någon stil fungerar bättre än en annan stil - den bästa typen av anteckningar är de som kommer att vara vettiga för dig senare, hur de ser ut.
Här är några av de mest populära anteckningsstilarna som du kan prova för att hitta vad som passar dig.
listor
Detta är den mest traditionella typen av anteckningar. Du börjar överst på sidan med huvudmöteämnet och fortsätter sedan listan ner med underhuvud när andra ämnen kommer upp.
Lämna utrymme mellan underhuvudena när du går, eftersom mötet kan kretsa tillbaka till ett ämne (eller du kan ha frågor eller nya idéer du vill spela in), och du kommer att vilja ha utrymme för att lägga till information utan att göra din lista slarvig eller förvirrande.
Du kan också skapa rubriker för saker som åtgärdsobjekt, uppgifter, beslut som fattas och alla viktiga resurser eller verktyg du behöver hålla fast vid, så att du kan ha en riktigt handlingsbar lista att hänvisa till senare.
Mind Maps
Om du är en visuell tänkare kan du prova en tankekarta. Börja med att skriva ämnet för mötet mitt på sidan. Därifrån drar du grenar till varje viktigt ämne som diskuteras.
Till exempel kan du skriva "Kickstarter-lansering" i mitten av din sida och sedan dra ut grenar för ämnen som "pressa uppsökande" och "starta tidslinjen för dag." Fortsätt att rita grenar för underutgåvor (blir allt mer detaljerade), och på i slutet får du en visuell representation av mötets viktigaste punkter.
En spår av brödsmulor
Detta är den mest intensiva formen för anteckningar, men det är otroligt effektivt. När du använder denna strategi, ta anteckningar som om du ska ge dem till någon som inte var där på mötet.
Skriv ner varje ämne när det kommer upp och registrera sedan alla poäng som tas upp relaterade till det ämnet. Du behöver inte skriva varje ord som sägs; använd korta fraser och var särskilt uppmärksam på saker som specifika verktyg eller resurser.
Detta är en bra strategi för människor som blir oroliga under möten, eftersom det håller händerna upptagna. Så länge du gör ögonkontakt då och då, kommer ingen att tänka dig att ta så grundliga anteckningar.
3. Ordna dina anteckningar så att du kan återkomma igen dem senare (och bli fantastisk)
En av de största striderna som människor har med anteckningar är att hålla sina anteckningar organiserade på ett sätt som de faktiskt kan se igen på ett värdefullt sätt senare. Antistagning på egen hand räcker inte för att förbättra behållningen eller förståelsen - du måste faktiskt se dina anteckningar igen och cementera informationen i ditt sinne för att göra den värdefull.
Detta innebär att om dina anteckningar är överallt eller helt oorganiserade kan du lika gärna inte ta dem alls. Här är några av de bästa sätten att hålla dina anteckningar organiserade och göra den tid du tillbringar med dem verkligen värdefull för att föra din karriär framåt.
Förvara alltid dina anteckningar på samma plats
Det enklaste sättet att hålla dina anteckningar organiserade är att hålla dem på ett ställe. Inte mer att skriva några saker i ett Google-dokument och hålla en slumpmässig hög med klisterlappar på skrivbordet. Det finns många alternativ för detta, men papper är idealiskt så att du inte håller en skärm mellan dig och personen du träffar. Dessutom hjälper det faktiskt att skriva saker med handen med att hålla kvar.
Så investera i en anteckningsbok - en som du älskar, som du tar med dig överallt och som har den mångsidigheten du behöver för de många situationer du behöver anteckna i.
Behåll samma format
Ovanför gick vi över tre av de bästa anteckningsstilarna som fungerar bra för professionella inställningar. Hitta den stil som fungerar för dig och håll dig fast i den; detta kommer att göra det lättare att skumma över dina anteckningar senare.
Oavsett vilken stil du väljer, skriv kritisk information högst upp på varje sida - datum, mötesdeltagare och mötesämne på varje sida med anteckningar som hänför sig till det mötet - så det är lätt att spåra.
Boka en vecka varje dag för att gå igenom dina anteckningar
Det är svårt att hitta tid att gå igenom dina anteckningar, även om du vill, med den ständiga strömmen av saker som kräver din uppmärksamhet och är högre prioriterade varje vecka. Så ställ in ett återkommande möte i kalendern för att gå över dina anteckningar en gång i veckan. Till och med 15 minuter är tillräckligt med tid att titta på vad du spelade in.
När du går igenom dina anteckningar, skriv ner alla frågor du har eller öppna problem som fortfarande måste lösas. Detta är också en bra tid att förbereda dig för alla kommande möten du har. Skriv ner frågor du vill se till att du får svar eller någon viktig information du tror att du måste ha till hands.
Hur mycket mer kan du åstadkomma om du alltid hade rätt svar till hands? Konsekvens är nyckeln till framgång; ju mer små, goda vanor (som bra notering) som du kan utveckla, desto mer kommer du att kunna växa varje dag. Den här veckan kan du prova att anteckna i varje möte och se om det gör det lättare att ha bra idéer snabbt eller få mer gjort.
