Som chef är en av de viktigaste resurserna du har en verkställande eller administrativ assistent. Han eller hon kan hålla ditt kontor i ordning, ditt schema på rätt spår och ta några av de dagliga uppgifterna från din skylt.
Men hennes effektivitet har mycket att göra med dig - hur väl du tränar henne, delar dina förväntningar med henne och ger henne feedback. Det kräver tanke och planering för att skapa en miljö där en assistent kan göra sitt jobb bra (särskilt för oss som är vana att göra allt själva!).
Så oavsett om du är ny inom ledningen eller inte, här är några bra påminnelser om hur du kan utnyttja denna värdefulla resurs.
1. Beväpna honom eller henne för att lyckas
Din administrativa assistent är där för att göra ditt liv enklare - men hon kan inte göra det om hon inte vet hur, exakt, hon kan hjälpa. Se till att du ger henne tillräckligt med tid, utbildning och resurser för att hon ska utmärka sig från start. Ge instruktioner om vad du behöver och när du behöver det, tillsammans med konkreta exempel på vad du letar efter. Detta gäller särskilt om din assistent är ny - men inser att även om hon är en veteran, kanske du vill att saker ska göras annorlunda än hennes sista chef gjorde. Att vara tydlig och ge grunderna ger er båda er effektivitet och framgång.
2. Bygg ett förtroendeförhållande
Planera att träffas regelbundet med din assistent för att diskutera aktuella projekt och statusuppdateringar. Att låta henne veta vad som händer på andra nivåer i företaget hjälper henne att förstå hur hennes arbete passar in i den större bilden. Och när hon kan uppskatta mer om vad du gör, kommer hon att kunna identifiera ytterligare sätt att hjälpa dig att uppfylla dina mål.
3. Ge (och ta) feedback
Om din assistent gör något som inte uppfyller dina förväntningar, bliv inte bara frustrerad - pek på var du var missnöjd och ge förslag på hur det ska hanteras annorlunda i framtiden.
Vad som är lika viktigt är dock att vara öppen för hennes feedback. Företaget är en annan plats från hennes synvinkel, så att låta henne öppet dela sina tankar och förslag kan ge dig värdefull insikt. Dessutom kan du ha dåliga vanor som du inte inser - ge motsägelsefulla muntliga och skriftliga instruktioner, till exempel, eller inte lämna tillräckligt meddelanden när du vill ha ett stort konferensrum bokat - som du kan ändra för att göra båda dina liv mycket lättare.
4. Visa din tacksamhet
En bra assistent underlättar din arbetsbelastning och får dig att se bra ut, så var generös med beröm när det är på grund. Ett personalmöte eller ett kontorsevenemang är ett bra ställe att visa din uppskattning offentligt, men glömmer aldrig en möjlighet att visa din tacksamhet med ett enkelt, verbalt "bra jobb." Du kan också behandla honom eller henne till en och annan cappuccino eller par biobiljetter. En bra arbetsgivare vet att glada anställda gör sina chefer mycket enklare!
5. Håll det professionellt
Om du inte stavat det under arbetsintervju, borde allt du ber en administrativ assistent att göra vara direkt relevant för företagets uppdrag. Medan hennes erbjudande kaffe till en klient eller hämtning av kontorsmaterial på väg tillbaka från lunch inte är en atypisk begäran, är att göra saker som att boka din nästa tandvård eller beställa den kommande läsningen för din bokklubb, inte ditt ansvar, inte hennes . Hon har anställts för att hjälpa dig i det yrkesmässiga området - så håll det så.
Kom ihåg att ju mer du hjälper din assistent att göra sitt jobb bra, desto lättare blir det för henne att hjälpa dig med ditt. Var den bästa manager du kan vara, och du kommer att ställa in er båda för framgång.
